Програма навчального модуля 4 Робоча програма 5
| Вид материала | Конспект |
- Програма навчального модуля 3 Робоча програма, 2385.1kb.
- Програма навчального модуля 3 робоча програма, 7451.19kb.
- Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 138.81kb.
- Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 239.86kb.
- Робоча навчальна програма кредитного модуля з дисципліни "Цифрова обробка сигналів", 410.54kb.
- Робоча навчальна програма для студентів спеціальності видавнича справа та редагування, 600.72kb.
- Робоча програма ( за кредитно-модульною системою) з дисципліни, 353.69kb.
- Робоча навчальна програма з мікробіології, вірусології та імунології на 2008-2009 навчальний, 741.66kb.
- Навчально-методичний комплекс: Програма, Робоча навчальна програма та практикум з дисципліни, 1247.82kb.
- Навчальна програма Інтелектуальна власність програма та робоча програма, 397.58kb.
11.2.Адміністративні завдання та діловодна служба
11.2.1. Стратегічні напрямки і процедури роботи
Стратегічні напрямки роботи. Кожна організація мас потребу в розробці головних напрямків діяльності, які відображають позицію цієї установи стосовно багатьох аспектів.
Бажано, щоб вони були викладені одним або двома реченнями і займали загалом одну або дві сторінки.
Необхідно включити їх у довідник, в якому описуються процедури роботи, і надавати всім службовцям протягом періоду ознайомлення з діяльністю установи.
Основні напрямки роботи розробляє або змінює керівництво організації та ухвалює правління (або аналогічний орган).
Процедури відображають, яким чином необхідно втілювати в життя основні напрямки діяльності установи.
Процедура - це докладний поетапний опис того, як і яким персоналом виконується означена робота.
Розробляти процедуру повинні ті, хто виконує роботу, перевіряти слід тим, хто приймає завершену роботу, а нагляд за її застосуванням здійснюють ті, хто визначає основні напрямки діяльності установи.
За таких умов керівництво має гарантії, що основні напрямки діяльності установи будуть втілені в життя, а персонал - що їх реалізація є цілком можливою.
Адміністративний журнал. Це стратегічні напрямки і процедури роботи, нормативи, що стосуються загального керівництва і ведення справ у вашій установі/закладі.
Збірник основних документів. Письмовий договір, статут, пов'язані з ними інструкції та правила ведення справ в установі/закладі.
Довідник з комунікативних та стильових норм. Загальні норми щодо: складання та оформлення документів та редагування. Докладні інструкції про те, як складати листи, доповідні записки і таблиці. Норми стилістики, граматики, адресування. Корисний перелік скорочень, географічних назв та утворених від них прикметників, грошових одиниць, мір ваги, довжини тощо.
Журнал з оперативного управління. Стратегія і методи оперативного управління вашою установою/закладом.
11.2.2.Стан службової етики в установі
Давайте відкрито розглянемо це питання: ми не сумніваємося в тому, що всі ви ставитесь до своєї роботи як слід, чи то службовець, чи то керівник
- ми просто ще раз дещо нагадаємо. Проте ваш обов'язок полягає в тому, щоб чітко довести до відома всіх службовців вимоги щодо службової етики, які існують у вашому закладі/установі.
Що треба робити
Кожен керівник має власне розуміння професійного ставлення, але, можливо, вам буде цікаво ознайомитися з точкою зору Philip Crosby (див. "Making things happen"), який досить дотепно визначив це широке поняття словом, складеним з перших букв його характеристик-компонентів:
Акуратний. Всі ми визнаємо, що наш обов'язок - виконувати те, що ми обіцяємо виконати, і чітко доповісти про виконану роботу. Якщо нас просять надати якусь інформацію, ми повинні дати чітку відповідь або ж сказати, що не знаємо, але дізнаємося (а пізніше довести цю справу до кінця і обов'язково надати інформацію, про яку нас просили).
Стриманий. Ми не розпускаємо плітки один про одного (на це слід вказати кожному новому співробітнику у період ознайомлення з установою). Ми одягаємося згідно вимог; звичайно, мається на увазі, що люди одягаються відповідно до культури тієї країни, в якій вони живуть, але можна знайти загальне визначення стриманості, професійності, неупередженого ставлення до статі. Ми поводимося як і личить дорослим людям. Ми скромні, але не сором'язливі.
Сповнений ентузіазму. Ми намагаємося найняти на роботу людей, яким притаманний ентузіазм в роботі, і підтримувати їхній ентузіазм. Не можна зображувати ентузіазм протягом довгого часу - це почуття має бути щирим.
Продуктивний. Кожен з нас повинен виконувати свою роботу до повного завершення, а також при потребі надавати допомогу іншим.
Ощадливий. Ми на найвищому рівні виконуємо всі завдання, але не слід викидати гроші на вітер. Ми повинні дбайливо ставитися до коштів своєї організації і не плутати власну кишеню з службовою.
Що не треба робити:
Я тут керівник, ось чому!...
Часом важко зрозуміти, чому люди, які з огляду на свої службові обов'язки повинні проявляти мудрість, поводяться так брутально і бездушно по відношенню до інших. Якщо вони вважають себе мудрими, то їм слід зрозуміти, що вони можуть домогтися співпраці від інших людей лише засвоївши, що ці люди їм корисні, а тому їм слід підкреслювати, - власними словами або вчинками - що вони їх цінують. . Керівник, який цінує своїх підлеглих і сподівається на співпрацю з їхнього боку, повинен демонструвати своє ставлення до працівників: слід звертати особливу увагу на манеру спілкування з ними.
Постійні спізнення службовців
Це вияв неповаги.
Службовець, який щоранку вривається до офісу, спізнившись на п'ять хвилин, щоразу придумуючи нову історію про причину свого запізнення, поводиться неввічливо і заважає працювати.
Люди запізнюються, тому що вони не цінують того, як важливо бути точним.
Покласти край запізненням службовців можна не шляхом покарань, а заохоченням точності: наприклад, вітати людей, які вчасно приходили на роботу протягом усього року.
Невихід службовців на роботу
Якщо люди не приходять на роботу, вони відсутні. Деякі люди відсутні й тоді, коли вони приходять на роботу.
Це явище можна пояснити двома причинами:
1) у деяких людей просто немає звички постійно працювати,
2) робота, яку вони виконують, не ціниться, нецікава або ж і те, і друге.
Не можна ігнорувати той факт, що теперішня економічна криза в поєднанні з кризою влади в Україні надзвичайно згубно впливає на мотивацію службовців. Проте деякі заходи можуть пом'якшити гостроту проблеми.
Будь-який керівник, який допускає, щоб люди не приходили на роботу без поважних причин, матиме в майбутньому серйозні проблеми.
Люди потребують дозволу на відсутність: цей дозвіл вони отримують, виходячи з реакції керівника на прогули.
Керівник часто потурає прогулам, навіть і не усвідомлюючи цього... Дає відчути людям, що вони для нього не важливі.
Невихід працівників на роботу треба контролювати. Проте багато керівників не звертають уваги на відсутність службовців. - На відсутність слід реагувати. Але багато керівників не розмовляють з працівниками з цього приводу після кожного такого випадку.
Треба домагатися щоденної присутності. Проте багато керівників дозволяють своїм підлеглим певну кількість днів не виходити на роботу з приводу хвороби, таким чином створюючи враження, ніби вони очікують, що службовці скористаються цим.
- Щоб покласти край систематичним невиходам на роботу, ви як керівник повинні переглянути свої стосунки з працівниками і взаємовідносини серед самих працівників, завдання службовців і завантаженість роботою, а також загальну чисельність працівників у своїй установі.
- Найвищий рівень невиходів на роботу спостерігається в організаціях з великою кількістю службовців.
- Ретельніше відбираючи працівників та очікуючи від них повної віддачі в роботі, керівник демонструє своє ставлення до невиходів на роботу.
- Ті, хто любить свою роботу, приходять щодня в будь-якому випадку, тож зосередьте свої зусилля на мотивуванні інших працівників! Дайте зрозуміти своїми вчинками, що ви розраховуєте на щоденну присутність службовців на роботі.