Geum.ru

Програма навчального модуля 4 Робоча програма 5

Вид материалаКонспект

Содержание


11.1. Організація робочого простору
Декілька прикладів
Подобный материал:
1   ...   31   32   33   34   35   36   37   38   39

11.1. Організація робочого простору

11.1.1.Найефективніше використання наявного робочого простору


В багатьох організаціях службовці змушені працювати в умовах обмеженого робочого простору; при цьому вважається, що можна скоротити грошові витрати, заощаджуючи на приміщеннях, і підвищити ефективність роботи персоналу, розміщуючи службовців якомога ближче один до одного.

Інші приміщення можуть бути досить просторими, але занадто ізольованими, являючи собою ряд відгороджених дверима кабінетів, які роз'єднують людей і не сприяють роботі в команді.

Якщо у вас не вистачає засобів для того, щоб змінити структуру свого офісу, то

1) можна вже тепер запровадити деякі зміни, що не потребують фінансових витрат, щоб поліпшити умови праці службовців; крім того:

2) може статися, що в майбутньому ви матимете можливість упорядкувати офіс на власний розсуд, і тоді вам, можливо, стануть у пригоді наведені нижче поради.

Ми пропонуємо вам спробувати ще раз переглянути внутрішню структуру своєї установи з огляду на концепції, викладені вище в цій брошурі.

11.1.2. Вплив робочого оточення на самопочуття та продуктивність праці службовців


У відкритих приміщеннях слід розподілити робочий простір з урахуванням потреби персоналу у співпраці і потреби кожного службовця мати власний простір для роботи.

Простір між відкритими приміщеннями та окремими кабінетами необхідно спроектувати таким чином, щоб полегшити взаємодію і спілкування між службовцями, але не допускати безладдя.

Умеблювання окремих кабінетів має сприяти спілкуванню: робочий стіл, декілька стільців, бажано круглий стіл для робочих засідань за участю більше двох чоловік, можливо диван.

Приміщення установи повинні мати якомога привабливіший вигляд: добре, коли вони чисті та охайні, гарно освітлені, пофарбовані в м'які кольори (теплі на противагу гнітючим або агресивним кольорам), прикрашені картинами, кімнатними рослинами, декоративними предметами.

(Почувайте себе зручно, але не почувайте себе як удома!!! Слід завжди дотримуватися професіоналізму і доброго смаку: картинки з зображеннями грайливих панночок і страхітливих рембо можуть прикрашати стіни приватної оселі, але не установи!).

Якщо внутрішнє обладнання установи має привабливий вигляд, то установа викликає відповідне ставлення до себе: тут службовці з задоволенням проводять свій час і належністю до такої установи пишаються.

Декілька прикладів

Приймальня:

Відповідно до своєї назви, приймальня має бути місцем, призначеним для прийому відвідувачів, а не непроникними воротами.

Це повинно знайти своє відображення в організації робочого простору приймальні. Приміщення має бути максимально пристосоване для прийому відвідувачів: . оскільки саме тут у відвідувачів складається перше враження про вас/вашу установу, приміщення завжди повинно бути чистим і охайним;
  • робочий стіл відповідального за прийом відвідувачів слід розмістити таким чином, щоб до нього можна було відразу підійти;
  • місце для чекання, де можна посидіти і, можливо, щось почитати, має бути відведене трохи осторонь, щоб не перешкоджати щоденній діяльності;
  • якщо відповідальний за прийом відвідувачів виконує також обов'язки секретаря, то конфіденційну інформацію не слід тримати відкритою.

- Але найголовніше - це ставлення до відвідувачів з боку службовця, відповідального за прийом.

Цей працівник повинен бути розумним і кмітливим, організованим, добре поінформованим, а також приємним і тактовним.

Не просто красиве обличчя! Голлівудський стереотип привабливої секретарки, яка запрошує відвідувача почекати, пропонує йому каву й обдаровує чарівною посмішкою, а потім знову продовжує фарбувати нігті, більше не користується популярністю! Теперішні керівники часто надають перевагу ефективній роботі, а не приємній зовнішності. Якщо вам удасться підібрати службовця, який поєднує і те, й друге, - чудово!

Стережіться секретарки-дракона! Хоч усі керівники розраховують на те, що відповідальні за прийом не підпускатимуть до них настирливих відвідувачів, не слід дозволяти своїм занадто запопадливим секретарям, щоб вони вас контролювали й тримали в ізоляції. Адже відвідувачі - це колеги і/або співробітники, вони не заважають і не вторгаються, а намагаються виконувати свої обов'язки!

Добивайтеся найбільшої віддачі від цієї посади: якщо прийом відвідувачів та відповіді на телефонні дзвінки не забирають усього робочого дня, то в службові обов'язки відповідального за прийом можна включити й секретарську роботу, для виконання якої немає потреби залишати приймальню.

Наприклад, відповідальний за прийом працівник може також:
  • реєструвати і розподіляти вхідну кореспонденцію,
  • наглядати за апаратом факсимільного зв'язку,
  • частково обробляти документи,
  • виконувати невеликі друкарські роботи.

Розширюючи коло обов'язків свого відповідального за прийом, ви не лише домагаєтеся виконання більшого обсягу роботи в установі, але й заохочуєте працівника, урізноманітнюючи його щоденну діяльність і сприяючи його професійному розвитку.

Робочі столи секретарів:
  • їх часто розташовують у відкритих місцях, щоб полегшити до них доступ, але простір навколо них слід організувати таким чином, щоб службовці не перевтомлювалися від шуму та втручань і мали змогу зосередитися на виконанні завдань.
  • В країнах Заходу посадові інструкції для секретарів за останні 20 років значно змінилися завдяки впровадженню офісної техніки і внаслідок загальних змін у підході до керівництва установою.

В минулому секретар був тією людиною, яка відповідала на телефонні дзвінки, друкувала листи, домовлялася про зустрічі і взагалі сиділа на одному місці й виконувала все, що їй велено. Незважаючи на те, що вміння друкувати, реєструвати документи і стенографувати є дуже важливими, проте вони вже недостатні для того, щоб витримати конкуренцію на ринку праці.

Сучасні секретарі виконують також обов'язки референтів і помічників.

В цьому відношенні секретарі несуть відповідальність за різноманітні аспекти управління установою. Це дає змогу керівнику зосередитися на тій роботі, яку він зробить краще, ніж будь-хто, а секретар, у свою чергу, теж займається тими завданнями, які він виконує найкраще. При такому розподілі праці діяльність установи протікає безперебійно.

Подібний взаємозв'язок ґрунтується на взаємному довір'ї, порядності та ефективності.

Кабінет керівника:

Визначаючи розмір, планування та розташування свого кабінету, керівник повинен враховувати вимоги як ієрархії, так і роботи в команді.

Якщо немає проблем з приміщеннями, то чому б не вибрати собі просторий кабінет. Скористайтеся такою можливістю і поставте в кабінеті невеликий круглий стіл для робочих засідань з колегами.

І навпаки, якщо є труднощі з приміщеннями, влаштовуйтесь у більш скромному кабінеті, більш прагматично використовуйте весь наявний простір, тобто добивайтесь найвищої ефективності, стимулюйте спілкування і роботу в команді.

Пам'ятайте: керівника поважають за стиль керівництва, а не за престижний кабінет!

Кабінет керівника, діяльність якого відзначається високим рівнем ефективності праці, - це не башта з слонової кістки! Керівник має проводити політику „відкритих дверей”: в його кабінеті відбуваються робочі засідання або прийом окремих відвідувачів. Крім цього, керівник час від часу повинен залишати свій кабінет і обходити всю установу, щоб поспілкуватися з персоналом та бути в курсі роботи, якою вони займаються.

Кабінети керівників нижчої ланки:

Як і для кабінету керівника, визначаючи планування, розмір, розміщення, слід мати на увазі робочі стосунки між службовцями. Люди краще працюють і почувають себе краще, коли вони мають власний окремий робочий простір, але також змогу взаємодіяти з іншими людьми.

Традиційні ізольовані кабінети ховають і роз'єднують людей. Сучасна концепція напіввідкритих робочих приміщень, розділених перегородками з прозорого скла, має на меті об'єднати людей і стимулювати їхню діяльність.

В деяких організаціях від керівників нижчої ланки вимагають періодично (+- два роки) міняти свої кабінети з метою ослабити почуття власності по відношенню до свого робочого місця, внести різноманітність у взаємини між службовцями та пристосувати фізичну структуру установи до поточного складу робочих груп.

Зал засідань

Використайте/реорганізуйте для цієї мети наявну площу або підберіть спеціальну кімнату.

Планування та оформлення залу мають сприяти спілкуванню групи колег (круглі або овальні столи).

Якщо зал засідань використовується дуже часто і різними відділами, можна розглянути питання про призначення координатора у справах проведення конференцій. Цей службовець слідкуватиме за безперебійним функціонуванням цього приміщення та допоміжними службами. До обов'язків координатора входитиме:
  • підготовка приміщень і меблів;
  • отримання і встановлення аудіовізуальної апаратури; (слайдових та кінопроекторів, екранів, магнітофонів, підсилювачів);
  • замовлення послуг перекладачів;
  • нагляд за дотриманням графіку використання залу засідань;
  • координація роботи різноманітних допоміжних служб (приготування і подача кави, заходи, що стосуються охорони).

Бібліотека установи

Її мета: бібліотека - це не лише приміщення для зберігання вхідної інформації! Це те місце, де знаходиться доречна, сучасна і легкодоступна інформація.

Де? - Це має бути тихе загальнодоступне місце, де службовці можуть ефективно працювати.

Що? - Добре обдумайте, інформацію якого типу слід зберігати, щоб вона була доречною і корисною; беріть до уваги зауваження підлеглих. Заохочуйте службовців до участі в пошуку та оновленні даних.

Завдяки фотокопіям книг, статей, довідників ваші службовці будуть добре поінформовані без особливих фінансових витрат.

Як? - 3 самого початку вимагайте встановлення легкодоступної системи, орієнтованої на зручність для користувачів.

Ким? - Забезпечте бібліотеку необхідним персоналом (призначте одного службовця завідуючим, або ж цю роль могли б виконувати по черзі деякі працівники, хоча весь персонал повинен нести відповідальність за діяльність бібліотеки).

Кімната для відпочинку службовців

В установі слід виділити окреме місце, де службовці могли б кілька хвилин відпочити і неформально поспілкуватися. Місця для відпочинку мають бути окремі для курців і для тих, хто не палить.

В кімнаті для відпочинку можна вивісити дошку для оголошень, розміщувати на ній об'яви приватного характеру, а також різноманітні відомості, що не стосуються діяльності установи.

Керівникам краще користуватися цією ж кімнатою, а не влаштовувати собі окреме місце для відпочинку. Відвідування кімнати для відпочинку службовців - це незначний жест, але він може значною мірою поліпшити спілкування між керівником і службовцями.

Місця, виділені для паління

Слід виділити місце, де при бажанні працівники можуть палити, але це місце повинно бути поза межами службових приміщень.

Можна порекомендувати виділити окрему кімнату для тих, хто палить, і заборонити паління в інших приміщеннях (навіть в окремих кабінетах) та на засіданнях.

Приклад: зростає кількість приватних і державних установ, де службовці взагалі не палять! У багатьох з них службовцям надають можливість брати участь в спеціальних програмах для тих, хто кинув палити, а також забезпечують доступ до інформації для працівників, які бажають кинути палити.