Основы управления персоналом

Вид материала

Книга

Содержание Фигура системы управления Процесс выработки решения Конфликт в процессе 6. Управление карьерой 182 Этикет взаимоотношений Общие положения теории Закон единства и целостности системы управления Закон соотносительности управляющих и управляемых подсистем Принципы управления Принцип сочетания централизации и децентрализации Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности Принцип иерархичности и обратной связи Принцип научной обоснованности Принцип плановости Демократизация управления Управление организацией 1.2. Функции управления Г.Э. Слезингер Функция планирования. Функция организации. Организация ... Полное содержание

Подобный материал:

• Знает основы стратегического управления персоналом и умеет применять их на практике, 171.53kb.
• Способен вносить вклад в планирование, создание и реализацию проектов в области управления, 80.18kb.
• Реферат Дипломный проект 79 с., 3 разд., 6 рис., 17 табл., 18 источников, 7 Приложений, 565.68kb.
• Теоретические основы системы управления персоналом, 42.2kb.
• Программа изучения дисциплины «Управления персоналом» Тема, 39.54kb.
• Приложение а должностная инструкция начальника службы управления персоналом 57 Приложение, 295.91kb.
• Задачи и функции института Федеральной службы по труду и занятости Сущность и основы, 29.64kb.
• Темы дипломных работ для специальности «Управление персоналом» Основные принципы управления, 43.67kb.
• Задание основных параметров деятельности организации, оказывающих влияние на состав, 440.06kb.
• Вопросы к государственному экзамену по дисциплине «Управление персоналом» 080505, 36.15kb.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЛУЖБА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ:

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Под общей редакцией Иванова В. П.

Москва

Издательство «Известия»

2003

ББК 67.401 И20

Авторский коллектив:

Иванов В.П. (руководитель), Анненков В.И.,

Галумов Э.А., Карпенко (Гусева) А.С., Лаптев В.Б.,

Савченко С.Д., Хархалуп С.С.

И20 Государственная служба Российской Феде-

рации: основы управления персоналом / Под общей ред. В.П. Иванова - М.: Издательство «Известия», 2003. -410 с.

ISBN 5-206-00621-1

В книге рассмотрены теоретические основы управления персоналом государственной службы, проблемы и актуальные вопросы кадрового планирования, профессионального отбора и управления карьерой государственных служащих, вопросы, связанные с деятельностью руководителя как центральной фигуры системы управления государственных учреждений. В ней содержатся советы и практические рекомендации по использованию современных технологий управления персоналом.

Книга предназначена для работников федеральных органов государственной власти и органов государственного управления субъектами Российской Федерации, преподавателей, аспирантов и студентов высших учебных заведений.

ББК 67.401

ISBN 5-206-00621-1 © Издательство «Известия»

Управления делами Президента РФ, 2003

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 7

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТЕОРИИ

УПРАВЛЕНИЯ 8

1. Законы и принципы управления 9
   
2. Функции управления 15
   
3. Методы управления 20
   
4. Управленческие решения 27
   
5. Основные понятия теории управления персоналом 31
   
6. Законы, принципы и требования к управлению организациями (персоналом) 37
   

Приложения к главе 1 41

Глава 2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

РУКОВОДИТЕЛЯ 46

1. Сущность и содержание управленческой деятельности 47
   
2. Руководящий коллектив 51
   
3. Организация управленческой деятельности 55
   
4. Принципы управленческой деятельности.... 59
   
5. Обобщенные задачи и функции руководителя 65
   

Приложения к главе 2 70

Глава 3. РУКОВОДИТЕЛЬ - ЦЕНТРАЛЬНАЯ
ФИГУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ 74

3.1. Руководитель и его авторитет 75

3

2. Лидерство и стили руководства 80
   
3. Влияние и власть 90
   
4. Формы власти 93
   

Приложения к главе 3 98

Глава 4. ПРОЦЕСС ВЫРАБОТКИ РЕШЕНИЯ

РУКОВОДИТЕЛЕМ 114

1. Решение руководителя - основа управления 115
   
2. Объективная и субъективная стороны принятия решения 119
   
3. Порядок принятия решения 123
   
4. Содержание решения 127
   

4.5. Системы поддержки и принятия решений и

эффективность управления 131

Приложения к главе 4 137

Глава 5. КОНФЛИКТ В ПРОЦЕССЕ

УПРАВЛЕНИЯ 140

1. Руководитель и конфликт 141
   
2. Основные типы конфликтов 146
   
3. Причины и последствия конфликтов 152
   
4. Противодействие возникновению конфликта 156
   
5. Способы разрешения конфликта 160
   

Приложения к главе 5 165

Глава 6. УПРАВЛЕНИЕ КАРЬЕРОЙ 182

1. Карьера и карьерные процессы 183
   
2. Карьерная стратегия 186
   
3. Профессионально-должностное развитие персонала 189
   

4

4. Управление профессионально-должностным развитием персонала 193
   
5. Рекомендации по созданию эффективной системы управления карьерой на государственной службе 197
   

Приложения к главе 6 207

Глава 7. КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 230

1. Сущность кадрового планирования 231
   
2. Оценка персонала в системе государственной службы 234
   
3. Конкурсный набор персонала 242
   
4. Аттестация персонала 245
   

7.5. Формирование кадрового резерва 250

Приложения к главе 7 256

Глава 8. КОМАНДНАЯ РАБОТА В

ОРГАНИЗАЦИИ 260

1. Понятие команды 261
   
2. Типы команд 264
   
3. Потребность в командной работе 269
   
4. Создание команды 274
   
5. Эффективность групп и команд 280
   

Приложения к главе 8 289

Глава 9. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ КУЛЬТУРА И

ЭТИКЕТ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ 316

1. Определение культуры и ее характеристик 317
   
2. Организационная культура 324
   
3. Духовная культура государственного служащего 329
   

5

9.4. Этикет взаимоотношении руководителя и
подчиненного 334

9.5. Психологический климат в коллективе 344

Приложения к главе 9 349

Глава 10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ 366

1. Ключи к успеху руководителя 367
   
2. Мудрые мысли об управлении 388
   
3. Общие принципы служебного поведения государственных служащих 403
   

ЛИТЕРАТУРА 408

6

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время возрастает значимость деятельности государственных служащих, государственной службы России, которые решают сложные задачи государственного управления. Поэтому проблемы, связанные с управлением персоналом государственной службы, приобрели особую актуальность. Вопросы управления персоналом касаются каждого руководителя независимо от того, какие задачи и функции он выполняет в учреждениях и организациях России.

Управление персоналом должно все меньше основываться на административных методах и все в большей степени ориентироваться на осознанную кадровую политику, базирующуюся на системе интересов государственного служащего и органов государственного управления. Поэтому необходимы новейшие научные знания и эффективные технологии в области управления человеческими ресурсами, методы формирования и управления трудовым коллективом, освоение инновационных технологий работы с кадрами. Нужны новые подходы к таким проблемам, как: кадровое планирование; профотбор и оценка служащего; формирование резерва и планирование карьеры; руководство и обучение кадров в процессе трудовой деятельности; нормативно-правовая база управления персоналом; стиль управления персоналом и оптимизация труда руководителей; контроль в системе управления персоналом; этика и этикет деловых отношений; формирование здорового морально-психологического климата в коллективе и др.

Решение указанных проблем позволит повысить эффективность кадрового обеспечения государственной службы, пополнить органы государственного управления и организации высококвалифицированными специалистами, способными эффективно трудиться в условиях демократического, информационного общества, а также сформировать современную систему управления персоналом государственной службы.

7

Государственная служба: основы управления персоналом

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТЕОРИИ
УПРАВЛЕНИЯ _____

1. Законы и принципы управления
   
2. Функции управления
   
3. Методы управления
   
4. Управленческие решения
   
5. Основные понятия теории управления персоналом
   
6. Законы, принципы и требования к управлению организациями (персоналом)
   

Приложения к главе 1

8

Гл. 1. Общие положения теории управления

Глава 1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТЕОРИИ

УПРАВЛЕНИЯ

Управление - профессиональная деятельность, которой можно и нужно учиться.

И. Верещагин 1.1. Законы и принципы управления

Законы подобны паутине: слабого они запутывают, а сильный их порвет.

Соломон из Афин

Законы управления - это необходимые, существенные, устойчивые, повторяющиеся отношения между субъектами и объектами управления в природе и обществе. Они имеют объективный характер, то есть существуют независимо от сознания человека.

Законы являются высшей ступенью познания и имеют форму всеобщности, то есть выражают общие отношения, связи, присущие всем явлениям данного рода, класса. В объективном мире действуют всеобщие законы развития природы, общества и мышления.

В сфере управления, как и в любой другой сфере сознательной деятельности общества, действуют свои законы и закономерности. На современном этапе развития общества можно говорить только о тех законах управления, которые, во-первых, носят всеобщий характер, и во-вторых, вскрыты и достаточно исследованы.

Таковыми являются:

О закон единства и целостности системы управления;

9

Государственная служба: основы управления персоналом

О закон обеспечения необходимого числа степеней свободы системы управления;

Q закон обеспечения необходимого разнообразия систем управления;

Q закон соотносительности управляющих и управляемых подсистем.

Закон единства и целостности системы управления гласит, что система управления должна обладать организационным и функциональным единством. Она должна содержать все элементы, объективно необходимые для достижения целей и решения задач управления. Функциональная целостность означает, что система управления должна реализовывать все функции, необходимые для эффективного развития и функционирования социально-экономических систем и процессов.

Без обеспечения единства и целостности системы управления, без четких принципов ее построения и функционирования невозможна эффективная деятельность ни одной из организационных систем.

В соответствии с законом обеспечения необходимого числа степеней свободы системы управления она должна быть не только достаточно гибкой, обладать необходимыми внутренними ресурсами, но и определенной устойчивостью и жесткостью. Число степеней свободы управляющих подсистем ограничивается рамками принятых в стране законов, нормами исполнительной власти, национальными обычаями и традициями. Поэтому обеспечение необходимого числа степеней свободы достигается универсальностью законодательных актов, четкостью подзаконных актов, разъяснениями и комментариями исполнительной власти, что в совокупности характеризует гибкость системы управления.

Обязательное условие - число степеней свободы управляющей подсистемы всегда должно превосходить число степеней свободы управляемой подсистемы, иначе управляющая подсистема может стать тормозом в развитии как управляемой подсистемы, так и всей организационной системы в целом.

10

Гл. 1. Общие положения теории управления

Закон обеспечения необходимого разнообразия систем управления заключается в том, что системы управления должны обладать необходимым разнообразием в соответствии с потребностями организационной системы в целом, а также в соответствии с потребностями управляющей и управляемой подсистем. Несмотря на типологическую общность систем управления, возможны и необходимы существенные отличия их друг от друга, обусловленные разнообразием факторов различной природы -отраслевых, природно-климатических, этнических, демографических, профессионально-квалификационных, личностных качеств руководителя и т.п.

Закон соотносительности управляющих и управляемых подсистем означает, что они должны соответствовать друг другу по функциональным и структурным возможностям, целям, направлениям и задачам развития и функционирования организационной системы.

Он предполагает необходимость умелого использования единоначалия и коллегиальности в управлении.

Из законов управления вытекают основные принципы управления.

Принципы управления можно представить как основополагающие идеи и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.

Принципы управления имеют как объективный аспект (вытекают из законов управления), так и субъективный (продукт мыслительной деятельности человека). Чем больше отражение принципа в сознании человека приближается к закону, тем точнее знание, тем эффективнее деятельность руководителя в сфере управления.

Основные принципы управления:

D принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении;

Q принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности;

Q принцип иерархичности и обратной связи;

Q принцип научной обоснованности управления;

11

Государственная служба: основы управления персоналом

Q принцип демократизации управления;

Q принцип плановости.

Принцип сочетания централизации и децентрализации

в управлении состоит в оптимальном распределении (делегировании) полномочий при принятии управленческих решений. Сущность делегирования полномочий состоит в том, что руководитель конкретного уровня управления пользуется правом единоличного решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности предполагает, что каждый член организации должен выполнять возложенные на него задачи и периодически отчитываться за их выполнение. Каждый в организации наделяется конкретными правами и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач.

Принцип иерархичности и обратной связи заключается в создании многоступенчатой структуры системы управления организацией, при которой первичные звенья (нижнего уровня) управляются своими же органами, находящимися под контролем органов руководства следующего уровня. Те же в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня и т.д. до самого верхнего уровня управления. Соответственно цели перед низшими звеньями организационной системы ставятся управляющими органами более высокого по иерархии звена управления.

Постоянный контроль деятельности всех звеньев организации осуществляется на основе обратной связи. По сути это сигналы, выражающие реакцию управляемого объекта на управляющее воздействие. По каналам обратной связи информация о работе управляемой подсистемы непрерывно поступает в управляющую подсистему, которая имеет возможность корректировать ход управленческого процесса.

Принцип научной обоснованности управления предполагает научное предвидение, планируемые во времени социально-экономические преобразования организации. Основное содержание этого принципа заключается в требовании, чтобы все управ-

12

Гл. 1. Общие положения теории управления

ленческие действия были научно обоснованными и осуществлялись с применением научных методов и подходов.

Принцип плановости состоит в установлении основных направлений и пропорций развития организации в перспективе. Планированием пронизаны (в виде текущих и перспективных планов) все звенья организации. План рассматривается как комплекс взаимосвязанных и соподчиненных экономических и социальных задач, которые предстоит решить в будущем.

Демократизация управления - важнейший принцип современного управления, который заключается в участии в управлении организацией всех ее сотрудников. Формы такого участия различны: долевая оплата труда; совместные денежные средства, вложенные в акции; единое административное управление; коллегиальное принятие управленческих решений и т.п.

Под целью в управлении можно понимать идеальный конечный результат, который хочет получить субъект управления. К цели предъявляются определенные требования, к числу которых можно отнести:

• всестороннюю научную и практическую обоснованность цели;
  
• четкую определенность цели, формулировку ее в понятиях и терминах реально достижимого состояния;
  
• четкую формулировку необходимых и достаточных условий реализации цели (ресурсы, сроки, исполнители).
  

Принятая и утвержденная авторитетом власти или собственным решением любая цель начинает, как закон, определять способ и характер действий не только отдельного человека, но и организаций, больших социальных групп и общества в целом.

От цели управления, как некоего заранее заданного идеального конечного результата, всегда необходимо отличать реальный результат (эффект). Здесь могут быть три варианта:

Прежде всего, конечный результат может быть не только предельно близким к поставленной цели, но и даже в чем-то превосходить ее отдельные составляющие.

Значительно чаще возможен второй вариант, когда полученный результат все же уступает поставленной цели. Для руко-

13

Государственная служба: основы управления персоналом

водителя очень важно в данном случае определить причины и возможные ошибки, приведшие к недостижению цели.

В управлении весьма часто наблюдается третий вариант исхода, когда полученные результаты приходят в явное противоречие с поставленными ранее целями. Обычно изначально такие цели имеют видимость позитивных, социально значимых, но достигнутые результаты часто оказываются прямо противоположными намеченным целям. Примером может служить ведущаяся во многих странах мира борьба с алкоголизмом, коррупцией, бандитизмом, терроризмом, наркоманией и т.п. - имеющиеся проблемы не только не разрешаются, но и усугубляются.

К целям применимы все положения теории систем. Общая цель, стоящая перед организационной системой или отдельной личностью, может быть подвергнута декомпозиции на составляющие ее подцели различного уровня. При этом образуется «дерево целей», которое составляет важную основу реализации современных подходов и способов управления организацией.

Управление организацией можно рассматривать как процесс последовательной постановки целей и решения задач. Поставив цели, человек или организация должны решить некоторое множество задач.

Задача - это некоторая совокупность вопросов, подлежащих решению к определенному моменту времени в пределах периода, на который рассчитано управленческое решение.

Руководителю, как правило, приходится иметь дело с решением самых различных задач, и не только в сфере управления.

Категорию задачи следует отличать от категории проблемы и проблемной ситуации. Проблема характеризуется таким различием между необходимым (желаемым) и существующим состоянием объекта управления, которое препятствует нормальному функционированию или развитию этого объекта.

Категория проблемы в целом значительно шире, чем категория задачи. Задача более связана с самой деятельностью руководителей, потребностями и интересами, а проблема - с соответствием ситуации и цели. Одна и та же проблема может породить множество задач. Например, проблема выхода из кризисного

14

Гл. 1. Общие положения теории управления

состояния экономики порождает задачи перед каждым субъектом хозяйствования, перед каждым производителем и потребителем.

Достижение поставленной цели требует предварительного решения комплекса определенных задач. Поскольку задача представляет собой единство вопросов и условий их разрешения, образуется логическая цепь «цель - задачи - результат». Полученный результат соизмеряется с ранее поставленной целью и служит основанием для постановки новой, уточненной цели, решения задач и получения нового результата и т.д.

Принято считать общую цель достигнутой, если достигнуты основные частные цели, решены основные задачи, а результат отклоняется от цели в допустимых пределах.

1.2. Функции управления

Каждая функция управления носит самостоятельный характер, оказывая определенное, присущее ей воздействие на выполнение задач в целом.

Г.Э. Слезингер

Функции управления - это особый вид специализированной управленческой деятельности, выделившийся в процессе разделения управленческого труда, который осуществляется специальными приемами и способами.

Под функциями управления следует понимать устойчивую группу однородных по характеру и связанных между собой мероприятий, выполнение которых позволяет достичь частной (промежуточной) цели на пути к общей (конечной) цели. В функциях, их взаимосвязи и совокупности проявляются вся технология, последовательность и динамика процесса управления.

Функции управления можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Принято считать, что в процессе управления выполняются следующие основные функции:

15

Государственная служба: основы управления персоналом

• планирование;
  
• организация;
  
• мотивация;
  
• контроль.
  

Каждая из четырех функций управления является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование, как функция управления, обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей из них. Функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Кроме названных функций существуют и другие функции управления:

• прогнозирование;
  
• регулирование;
  
• анализ;
  
• учет.
  

Функции управления взаимосвязаны и отображают циклический характер управления. Цикл управления - это промежуток времени, в течение которого выполняются все функции управления, замыкаясь обратной связью.

Функция планирования. Она предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей.

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Обычно организация формирует единый план для управления своей деятельностью.

Тип планирования и акцент, который делает руководитель в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии организации, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в

16

Гл. 1. Общие положения теории управления

ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение оппонентов.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Планирование, осуществляемое на нижнем уровне, называется оперативным. Это -основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации. Однако никто в одиночку не устанавливает свои цели, не выбирает собственные пути их достижения. Каждый руководитель на основе оперативного плана разрабатывает повседневную краткосрочную тактику для того, чтобы обеспечить правильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования организации.

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом функционирования организации.

Функция организации. Организация - это вторая функция управления. Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это - процесс объединения людей для достижения поставленных целей.

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения, исходя из размера учреждения, его целей, технологии и персонала. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

Q определение и детализация целей учреждения, которые были выявлены в ходе планирования;

D определение видов деятельности по достижению этих целей;

Q поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

17

Государственная служба: основы управления персоналом

О координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет); О единство цели - каждый член организации должен

работать на общую цель; Q каждый руководитель в группе должен отвечать за управляемое им число работников. Нелегко определить идеальное число сотрудников, которыми должен руководить один руководитель. В реальной жизни это число сильно варьируется от организации к организации, от одного управленческого уровня к другому. Функция мотивации. Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Традиционный подход к мотивации основывается на том, что сотрудники организации - всего лишь ресурсы, активы, которые необходимо заставить эффективно работать.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.

Ученые считают, что чувство выполненной работы ведет к удовлетворению и способствует повышению результативности труда. Практика управления подтверждает эту мысль: высокая результативность является причиной полного удовлетворения, а не следствием его.

Функция контроля. В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Из определения видно, что

18

Гл. 1. Общие положения теории управления

контроль имеет меньшее отношение к отданию приказов сотрудникам, а большее - к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.

Функцию контроля следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

Контроль хотя и важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Прогнозирование - определение системы вероятностных целей функционирования и развития социально-экономических систем, а также вероятностных путей и способов их достижения. Прогнозирование принципиально отличается от планирования введением вероятностного характера целей и путей их достижения; в отличие от других функций управления не имеет характера активного воздействия субъекта управления на объект.

Регулирование - процесс устранения отклонений функционирования социально-экономической системы от заданных плановых значений (норм) или от естественного хода процесса.

Учет - подведение и фиксация итогов деятельности социально-экономической системы за определенный отрезок времени.

Анализ - сбор, хранение, обработка и использование информации для обоснования и реализации других функций управления. Анализ также не имеет прямого активного воздействия субъекта на объект управления и, поскольку он как бы обслужи-

19

Государственная служба: основы управления персоналом

вает другие функции управления, нередко называется внутренней функцией управления.

Руководители высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого уровня - больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все функции управления.

Руководителей на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого результата) и эффективности (возможности достичь результата с наименьшими затратами).

1.3. Методы управления

Каждый руководитель осуществляет управленческую деятельность только ему присущими методами. У каждого руководителя просматривается свой «управленческий почерк».

Н.Н. Трусевич

Реализация рассмотренных выше принципов и функций управления осуществляется путем применения различных методов. Метод управления - это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных целей.

Слово «метод» греческого происхождения (metodos), в переводе означает способ достижения какой-либо цели. Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности. В практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы управления и их сочетания (комбинации). В настоящее время существуют различные

20

Гл. 1. Общие положения теории управления

подходы к классификации методов управления. Принято выделять следующие методы управления:

О правовые;

D организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях;

Q экономические, обусловленные экономическими стимулами;

Q социально-психологические, применяемые с целью повышения социальной активности сотрудников (работников) организации.

Правовые методы управления могут использоваться как самостоятельно, так и входить составной частью во все другие методы управления. Неуклонное воплощение этих методов в работе руководителей обеспечивается контролем со стороны вышестоящих органов управления и прокурорским надзором за соблюдением законности при осуществлении тех или иных функций управления. Чтобы осуществлять правовые методы в управленческой практике, руководитель обязан постоянно совершенствовать свои знания в области государственных законов и права.

Объективной основой использования организационно-административных методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Поскольку через их посредство реализуется одна из важнейших функций управления - функция организации, задача организационно-административной деятельности состоит в координации действий подчиненных для достижения целей организации (коллектива). Организационно-административное воздействие, в отличие от экономических методов управления, обеспечивает четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива.

Организационно-административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право. Однако административные методы не следует отождествлять с волевыми и субъективными методами руководства, т.е. администрированием.

21

Государственная служба: основы управления персоналом

Организационные методы могут выступать в виде регламентирования, нормирования, инструктирования.

Регламентирование является формой воздействия на управляемую систему в целом и осуществляется с помощью таких документов управления, как наставления, руководства и т.д. Акты организационного регламентирования являются обязательными для всей управляющей системы любого учреждения.

Важнейшими элементами регламентирования являются:

• определение места данной управляющей системы в общей системе управления;
  
• определение функций и задач управления различным органам правления;
  
• определение обязанностей, прав и ответственности должностных лиц органов управления.
  

Это значит, что каждое должностное лицо должно иметь утвержденную вышестоящим начальником инструкцию (функциональные обязанности, положения), в которой должна быть оговорена сфера функций управления (либо обязанностей) данного лица.

Нормирование является формой управления численностью управляющего органа и управляемых подразделений, расходами материальных средств и объемом выполненных работ. Оно осуществляется с помощью единых норм или вырабатывается руководителем с учетом условий и особенностей функционирования организации.

Нормирование является более гибким типом организационного воздействия по сравнению с регламентированием.

Инструктирование предназначено для установления программы совместных и самостоятельных действий отдельных должностных лиц или каких-либо подразделений при выполнении служебных обязанностей и конкретных задач. Инструктирование представляет собой более гибкую форму организованного воздействия, а вместе с нормированием является наиболее активным типом организованного воздействия на методы управления, на информационную систему и процессы, происходящие в системе управления.

22

Гл. I. Общие положения теории управления

В рамках организации возможны три формы проявления организационно-административных методов:

• обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);
  

• согласительные (консультация, разрешение компромисса);
  
• рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.).
  

Организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и т.д. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.

Следует заметить, что в некоторых литературных источниках данную - административную - часть организационно-административных методов управления выделяют в совокупность распорядительных методов управления по ряду причин.

Во-первых, они являются наиболее оперативными и динамичными по сравнению с вышеперечисленными методами. Во-вторых, они обеспечивают оперативное перераспределение сил и средств, решение вновь возникающих задач, анализ обстановки и контроль выполнения решений. Распорядительные методы управления иначе можно определить как оперативное управление, имеющее целью решение единичных задач, стоящих перед организационной системой на том или ином этапе ее функционирования.

Очевидно, что чем менее качественными оказываются документы организационного управления, тем чаще руководителю приходится прибегать к распорядительным методам.

Распорядительные методы управления реализуются в виде приказов, директив, приказаний, а также различных контрольных мероприятий, указаний по результатам анализа докладов подчиненных органов управления. Важнейшим видом распорядительной деятельности является контроль исполнения. Именно по-

23

Государственная служба: основы управления персоналом

средством контроля реализуется оперативная обратная связь при управлении подразделениями.

Распорядительные методы отличает от других четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания.

Директивные команды обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.

Следует понимать, что распорядительное воздействие не заменяет полностью организационного воздействия. Оно относится к той ступени организационных методов управления, на которой необходима высшая степень конкретизации регламентирования и нормирования процессов управления.

Экономические методы управления, применительно к управлению организацией, представляют собой совокупность экономических рычагов, с помощью которых достигается эффект, удовлетворяющий требованиям коллектива в целом и личности в частности. Другими словами, поставленная цель достигается воздействием на экономические интересы управляемого объекта.

Только в условиях обоснованной самостоятельности возможен реальный переход к экономическим методам руководства: коллектив распоряжается материальными фондами, полученным доходом (прибылью), зарплатой и реализует свои экономические интересы. Экономические методы способствуют выявлению новых возможностей, резервов, что особенно важно в переходный период к рыночным отношениям. Речь идет об изменении системы материального стимулирования с учетом экономических интересов всех участников производственного процесса. Проблема здесь в том, чтобы создать условия, при которых бы экономические методы были действенны и целенаправленны.

Используя личную экономическую заинтересованность отдельных работников, можно добиться целей, поставленных перед той или иной организацией.

24

Гл. I. Общие положения теории управления

Конкретный набор и содержание рычагов экономического воздействия определяется спецификой управляемой системы. В соответствии с этим в управленческой практике экономические методы руководства чаще всего выступают в следующих формах: планирование, анализ, хозрасчет, ценообразование, финансирование.

Для решения экономических задач в управлении организацией широко применяются и экономико-математические методы. Экономическая практика обусловила появление ряда математических дисциплин: математическое программирование, теория игр, теория массового обслуживания, управление запасами, исследование операций и др.

Социально-психологические методы управления иногда называют воспитательными. Эти методы актуальны всегда и, как правило, реализуются путем:

• разъяснения целей и задач;
  
• подчеркивания идейной стороны дела (выполняемой задачи);
  
• активизации духа взаимопомощи, коллективизма, состязательности;
  
• морального стимулирования наиболее отличившихся подчиненных;
  
• проведения воспитательных, культурно-массовых мероприятий, формирующих у подчиненных чувство гордости за свой коллектив, желание успешно выполнить поставленные задачи, подражать передовым членам коллектива, перенимать их опыт работы.
  

Установлено, что результаты труда во многом зависят от целого ряда психологических факторов. Умение учитывать эти факторы и с их помощью целенаправленно воздействовать на отдельных работников поможет руководителю сформировать коллектив с едиными целями и задачами. Социологические исследования свидетельствуют о том, что если успех деятельности хозяйственного руководителя на 15% зависит от его профессиональных знаний, то на 85% - от умения работать с людьми.

25

Государственная служба: основы управления персоналом

Зная особенности поведения, характера каждого отдельного человека, можно прогнозировать его поведение в нужном для коллектива направлении. Это связано с тем, что каждой группе свойствен свой психологический климат. Поэтому существенным условием образования и развития трудовых коллективов является соблюдение принципа психофизиологической совместимости. Японские социологи утверждают, что в зависимости от настроения, желания человека работать и от того, какая морально-психологическая обстановка в коллективе, производительность труда может увеличиться примерно в 1,5 раза или в несколько раз уменьшиться.

Таким образом, чтобы воздействие на коллектив было наиболее результативным, необходимо не только знать моральные и психологические характеристики отдельных групп и коллективов, но и осуществлять управляющее воздействие. Для этих целей применяются социально-психологические методы, которые представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приемов в целях превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Это достигается посредством приемов, которые носят личностный характер (личный пример, авторитет и т.д.).

Главная цель применения этих методов - формирование в коллективе положительного социально-психологического климата, благодаря чему в значительной мере будут решаться воспитательные, организационные и экономические задачи. Другими словами, поставленные перед коллективом цели могут быть достигнуты с помощью одного из важнейших критериев эффективности и качества работы - человеческого фактора. Умение учитывать это обстоятельство позволит руководителю целенаправленно воздействовать на коллектив, создавать благоприятные условия для труда и, в конечном счете, формировать коллектив с едиными целями и задачами.

26

Гл. 1. Общие положения теории управления

В качестве основных форм такого воздействия можно рекомендовать:

• планирование социального развития трудовых коллективов;
  
• убеждение как метод воспитания и формирования личности;
  
• экономическое соревнование;
  
• критику и самокритику;
  
• постоянно действующие производственные совещания, которые выступают как метод управления и как форма участия трудящихся в управлении;
  
• различного рода ритуалы и обряды.
  

В грамотном выборе наиболее подходящей совокупности методов для конкретного управленческого воздействия проявляются профессиональная квалификация руководителя, его опыт.

1.4. Управленческие решения

Кто принимает решение, не выслушав обе стороны, поступает несправедливо, хотя бы решение это и было справедливое.

Сенека Младший

Решение задач связано с необходимостью выполнения сложной сети процедур (мероприятий), в процессе которых в движение приводятся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Эта последовательность реализуется в процессе принятия и реализации управленческих решений.

Понятие «решение» в современной жизни весьма многозначно. Чаще всего под решением подразумевают процесс или результат выбора одного варианта из множества рассматриваемых вариантов решения задачи (проблемы), осуществляемый по некоторым критериям выбора. Результат выбора обычно фиксируется в письменной или устной форме и включает в себя план (программу) действий по достижению поставленной цели.

27

Государственная служба: основы управления персоналом

К управленческому решению предъявляется ряд общих требований, к числу которых можно отнести:

• всестороннюю обоснованность решения; >• своевременность;
  
• необходимую полноту содержания;
  
• полномочность;
  

>• согласованность с принятыми ранее решениями.

Всесторонняя обоснованность решения означает прежде всего необходимость принятия его на основе максимально полной и достоверной информации. Оно должно охватывать весь спектр вопросов, всю полноту потребностей управляемой подсистемы. Для этого необходимо знание особенностей функционирования и путей развития управляемой и управляющей подсистем, влияния окружающей среды.

Своевременность управленческого решения означает, что принятие решения не должно ни отставать, ни опережать потребности и задачи организационной системы. Преждевременно принятое решение не находит подготовленной почвы для его реализации и развития и может дать импульсы для развития негативных тенденций. Запоздалые управленческие решения для уже «перезревших» задач просто не являются актуальными. Задачи, которые должны быть решены «вчера» и тем более «завтра», воспринимаются подчиненными неадекватно и еще более усугубляют и без того болезненные процессы управления организацией.

Необходимая полнота содержания решения означает, что оно должно охватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, все направления развития. В наиболее общей форме управленческое решение должно содержать:

• цель или совокупность целей функционирования и развития организационной системы;
  
• средства и ресурсы, используемые для достижения этих целей;
  
• основные пути и способы достижения целей;
  
• сроки достижения целей;
  
• порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями;
  

28

Гл. 1. Общие положения теории управления

У организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения.

Важным требованием управленческого решения является его полномочность (властность) - строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые предоставлены (делегированы) ему вышестоящим органом управления.

Согласованность с принятыми ранее решениями означает, прежде всего, преемственность, непротиворечивость управленческих решений друг другу. Она необходима для соблюдения традиций уважения к законам, постановлениям, распоряжениям.

Согласованность означает также необходимость соблюдения четкой причинно-следственной связи развития и функционирования организационной системы. Если необходимо, должны отменяться принятые ранее решения, вступившие в противоречие с новыми условиями существования и функционирования организационной системы. Появление противоречащих друг другу решений есть прежде всего следствие плохого познания и понимания законов и принципов управления, проявление низкого уровня управленческой культуры.

Управленческое решение будет эффективным в том случае, когда соблюдается технология его принятия и реализации. Процесс принятия и организации выполнения управленческих решений, как показывает практический опыт, осуществляется в определенной последовательности. В практике управления в этой последовательности принято выделять две основных фазы (блока): фаза подготовки и принятия решения и фаза организации реализации (выполнения) принятого решения.

Подготовка и принятие решения - выбор одного из вариантов решения задачи (проблемы) из множества рассматриваемых (возможных) вариантов. В широком смысле принятие решения - это особый вид человеческой деятельности, связанный с творческим процессом выбора наилучших действий, ведущих к поставленной цели (целям).

Фаза подготовки и принятия управленческих решений включает следующие последовательные этапы:

29

Государственная служба: основы управления персоналом

1. предварительная формулировка (или получение) и уяснение задачи;
   
2. анализ и сбор информации о задаче, подлежащей решению;
   

3) выбор критериев оценки эффективности решения.