Кадровик
| Вид материала | Учебное пособие |
- Уважаемые пользователи босс-кадровик на платформе Microsoft, 34.05kb.
- Содержание Введение, 345.09kb.
- Оптимизация системы управления кадровой службы, 105.88kb.
- Журналы, используемые в кадровом делопроизводстве. Царенко Ю. В. Юрист-кадровик, 628.61kb.
- Закон № 3206-vі в Україні створено нове правове поле для протидії корупції*. Проте, 207.66kb.
- "Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2010, n 8 аттестация рабочих мест мина замедленного, 308.79kb.
3.Занятие № 2
3.1.УЧЕТ КАДРОВ
Модуль разработан для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу и предназначен для всей оперативной и учетной работы с персоналом организации. Модуль позволяет вести справочную работу, а также предусматривает подготовку различных статистических данных. Поддерживает ведение документооборота (приказы по персоналу, прочие приказы, служебные записки, инструкции и т.п. управления персоналм) с функцией полного автоматического формирования текста по персоналиям как результата конкретного действия с данными по работнику. Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по всем расформированным организациям, подразделениям, уволенному персоналу.
АРМ работника отдела кадров предназначено для решения следующих задач:
- ведение личных карточек на сотрудников с фотографиями; дополнительный ввод данных о персонале в форматах, принятых ПФР и ГНС РФ (на основе адресных данных ГНС, поставляемых вместе с системой).
- оформление сотрудников на работу;
- учет перемещений и замещений;
- оформление увольнения сотрудников;
- оформление отпусков, больничных и командировок;
- учет поощрений и взысканий. Учет социальной помощи и страховых услуг, предоставленных работникам.
- ведение архива приказов по различным кадровым операциям;
- учет получения и выдачи трудовых книжек;
- ввод произвольной информации по сотрудникам, а так же возможность осуществлять структурированный поиск по данной информации;
- учет информации по кандидатам к приему на работу;
- учет результатов проведения различных аттестаций. Возможность формирования аттестационных списков по различным критериям.
- формирование и работа с кадровым резервом
- формирование различных отчетных документов в вышестоящие организации в формате, утвержденном Госкомстатом ГНС и ПФР.
Помимо готовых отчетов, менеджер по персоналу может создавать произвольные списки, осуществлять выборки по запросу, задавать порядок представления подразделений, сотрудников и т.п.
БОСС-Кадровик предоставляет уникальные возможности по получению инспектором отдела кадров ответов практически на любой вопрос, который он может произвольно сформировать. Система автоматически оттранслирует его запрос к БД и выдаст ответ в табличном виде, который может быть дополнительно отфильтрован по любым критериям, отправлен в Microsoft Word, Microsoft Excel и распечатан.
3.1.1.Доступ к персоналу фирмы
Рассмотрим основные способы доступа к персоналу при работе с ПС БОСС – Кадровик. Возможен доступ к рабочей информации актуальной на текущую дату:
- Доступ по «структурному дереву».
- Доступ по вложенной структуре.
- Доступ к общему списку работающих на фирме.
- Доступ к консолидированной информации по персоналу компании, в целом.
Доступ к архивной информации:
- Доступ к общему списку уволенных сотрудников фирмы.
- Фактическое штатное расписание на указанную дату.
- Общий список работающих на указанную дату.
Доступ к консолидированной информации по персоналу компании в целом.
- Консолидированный доступ к персоналу по существующей структуре.
- Консолидированный доступ к персоналу по расформированной структуре.
- Доступ к общему списку ФИО.
3.1.2.Прием на работу (по ШР или без связи со ШР)
Вызов: Осуществить доступ к списку персонала любым способом (установить курсор в список сотрудников - <ins> или «Новая запись»)
В ходе приема на работу происходит заполнение двух диалогов редактирования.
- ФИО - В это поле необходимо внести фамилию человека принимаемого на работу путем выбора его фамилии из общего списка ФИО. Если необходимой фамилии нет, то ее надо добавить в список непосредственно в момент приема на работу
- Таб. № - табельный номер - уникальный для каждого факта приема сотрудника на работу.
- Дата приема - в поле дата приема укажите реальную дату приема сотрудника в организации, обычно в этом поле по умолчанию подставляется текущая дата. Во втором диалоге редактирования будет возможность указать дату назначения. В системе эти две даты различаются.
- Система оплаты - при заполнении поля используется информация, введенная в справочник "Системы оплаты"
- Статус - при заполнении этого поля используется информация, содержащаяся в справочнике "Типы работы (статусы работников)" При выборе статуса приема Вы однозначно указываете, будет ли это назначение связанно с должностями ШР или не будет. Все лица, принимаемые на работу по ШР, принимаются на конкретную ставку ШР, уменьшая количество вакансий на величину ставки (ставка может быть и дробной).
- Режим работы - при заполнении поля используется информация справочника "Режимы работы". Указанный режим работы будет считаться основным для данного назначения сотрудника. В дальнейшем, по календарю для указанного режима работы возможно автоматическое формирование табеля, прямых начислений (в модулях "Табельный учет", "Расчет зарплаты").
- Подразделение - необходимо указать подразделение, в котором будет числиться принимаемый на работу сотрудник. Выбирается из структурного дерева фирмы.
- Должность - в зависимости от указанного статуса назначения
- Оклад / тариф, "разряд по оплате" - значение в это поле заносится автоматически в соответствии с информацией, внесенной по данной должности в ШР. Если, прием идет без связи со ШР, величину оклада / тарифа необходимо проставить вручную.
- Тема затрат - значение темы затрат, указанное по данной должности в модуле ШР.
- Количество ставок - количество ставок, которое будет занимать сотрудник по этому назначению.
- Дата назначения - заполняя поле “Дата назначения”, укажите реальную дату назначения на конкретную должность (по умолчанию подставляется текущая дата).
- Категория - при заполнении поля используется информация из справочника "Категории персонала". В дальнейшем эта информация будет использоваться для аналитического учета и подготовки различной отчетности.
- Признак участия в среднесписочной – указывает, учитывается ли при расчете среднесписочной численности, данное назначение сотрудника.
- Приказ - для отражения проводимой операции в приказе, из списка приказов со статусом "подготовка" необходимо выбрать тот, в который будет включено данное назначение. Если приказ с необходимым номером еще не сформирован, то его можно создать, не прерывая процедуру приема на работу
- Комментарий - в это поле может быть внесен произвольный текстовый комментарий к назначению. Текст комментария попадет в приказ.
При приеме сотрудника на должность, к которой в штатном расписании привязаны доплаты, эти доплаты автоматически привязываются к назначению сотрудника.
После заполнения всех необходимых полей диалоговых окон происходит автоматическое формирование текста приказа (если поле "приказ" было заполнено). В случае необходимости, текст сформированного пункта приказа, можно отредактировать.
По окончании операции приема на работу в списке сотрудников появляется новый, только что принятый сотрудник.
Поля "Табельный номер", “Статус”, “Категория”, “Система оплаты”, “Режим работы” для заполнения являются обязательными, т.к. используются для расчета зарплаты и для аналитического учета.
Если была совершена ошибка при указании какого-либо параметра приема на работу, то ее можно исправить, выполнив "откат" приема на работу по кнопке в статусной строке "Отменить прием на работу".
3.1.3.П
рактическое задание № 7. "Формирование общего списка работающих, внесение сведений о работающих сотрудниках (прием)"
- Выберите режим доступа к персоналу <КОНСОЛИДИРОВАННЫЙ ДОСТУП ПО КОМПАНИИ> <К ОБЩЕМУ СПИСКУ ФИО>
Введите список сотрудников фирмы «Пример». Это общий список для всех фирм. При оформлении назначений сотрудники выбираются из этого списка.
- Малышев Владимир Алексеевич
- Козлова Елена Николаевна
- Петров Петр Петрович
- Васильев Василий Васильевич
- Больничный Борис Борисович
- Отпускников Олег Витальевич
- Декретная Мария Михайловна
- Совместитель Игорь Петрович
- Договорник Андрей Андреевич
- Иванкина Ирина Сидоровна
- Кошкина Ангелина Петровна
- Антонова Анна Ивановна
- Боков Андрей Васильевич
- Бочкина Татьяна Сергеевна
- Командировкин Сергей Сергеевич
- Выберите режим доступа к персоналу <ПО СТРУКТУРНОМУ ДЕРЕВУ>.
Установите курсор в списке сотрудников (правая часть окна), добавьте новую запись (INS)
Осуществите прием следующих сотрудников (первоначально осуществляем прием уже работающих в организации к моменту внедрения системы сотрудников):
- Режим работы – для всех сотрудников кроме Кошкиной А.П. «5дн40час», для Кошкиной А.П. – «Сутки через трое»
- Статус – для всех кроме Договорника А.А. прием по штатному расписанию статус «Постоянно». Для Договорникова статус «По договору подряда».
- Система оплаты – для всех оплата по окладу,
- Количество ставок – всем одна ставка
Если была совершена ошибка при вводе какого-либо параметра ввода, то ее можно исправить, выполнив «откат» приема на работу кнопка в статусной строке «Отменить прием на работу»
Для сотрудников Петров, Иванкина установите аттестационный период 6 месяцев.
-
ФИО
Таб.№
Дата приема
Подразделение
Должность
Дата назначения
Приказ
Малышев
101
01.01.95
Администрация
Ген. Директор
01.01.95
№95
01.01.1995
Петров
102
01.01.95
Администрация
Зам. по произв.
01.01.98
№98
01.01.1995
Васильев
103
01.01.95
Администрация
Коммерч. Директор
01.01.95
№95
01.01.1995
Кошкина
104
01.01.95
Администрация
Вахтер
01.01.98
№98
01.01.98
Козлова
201
01.01.98
Бухгалтерия
Гл. бух.
01.01.98
№98
01.01.1998
Антонова
202
01.01.98
Бухгалтерия
Бухгалтер-кассир
01.01.98
№98
01.01.1998
Декретная
211
01.01.98
ОТиЗ
Бухгалтер-расчетчик
01.01.98
№98
01.01.1998
Иванкина
301
01.01.98
Отдел кадров
Нач. ОК
01.01.98
№98
01.01.1998
Отпускников
401
01.01.98
Произв. Отдел
Нач. отдела
01.01.98
№98
01.01.1998
Договорников
402
01.01.99
Склад Цеха 1
Грузчик
01.01.99
№99
01.01.99
Командировкин
414
01.01.99
Цех 1
Нач. цеха
01.01.99
№99
01.01.99
Больничный
413
01.01.98
Цех 1
Фрезеров.
01.01.98
№\98
01.01.1998
- Введите адреса для ГНС для сотрудников:
- Больничный
- Козлова
- Петров
- Просмотрите доплаты сотрудникам, принятым на должности, по которым по штатному расписанию положены доплаты (Меню <Работа><Назначения>
).
(Малышев, Козлова, Петров и др.)
- Введите истории предыдущих назначений (Меню <Работа><Назначения><Режим свободного пополнения истории>) для сотрудников
- Петров с 01.01.95 по 31.12.97 Начальник производственного отдела;
- Кошкина с 01.01.95 по 31.05.96 Кладовщик Склада Цеха 1
с 01.06.96 по31.12.97 Начальник Склада 1
3.1.4.Назначения сотрудников
Вызов: Установить курсор на фамилии сотрудника, назначения которого Вас интересуют, далее – Работа Назначения.
Назначение функции: Просмотр информации по назначениям. Корректировка параметров назначения.
При приеме на работу сотрудника, менеджер отдела кадров назначает вновь принимаемого на конкретную должность, в определенное подразделение с окладом согласно ШР (как правило), т.е. формируется назначение сотрудника.
Текущее назначение всегда помечено * и имеет заведомо далекую дату окончания. Записи, относящиеся к историческим назначениям, выделены другим цветом.
Система позволяет вносить любые изменения и корректировки в текущее назначение. Например, Вы ошиблись, делая назначение, в дате. Тогда, войдя в текущее назначение, Вы сможете ее исправить. То же относится ко всем редактируемым полям.
Но следует заметить, что гораздо удобнее исправлять ошибки, выполнив «откат» действия, при совершении которого была допущена ошибка, и провести это действие (прием на работу или новое назначение) еще раз. Отдельно необходимо сказать о формировании пункта приказа.
Когда формируется назначение сотрудника, пункт приказа формируется при условии заполнения поля «Приказ». Если Вы не сделали этого, то можно войти в назначение, заполнить поле Приказ и пункт приказа будет сформирован.
3.1.5.Перемещения
Вызов: – Работа Назначения INS (новая запись)
Назначение функции: предоставление нового назначения сотруднику.
Как видно из описанного порядка действий, перевод на другую должность (перемещение) - это предоставление нового назначения.
При предоставлении нового назначения, Вы можете перевести сотрудника в другое подразделение, на другую должность или просто изменить оклад по текущей должности.
В дальнейшем, при формировании начислений и расчете зарплаты сотрудника, у которого в течение месяца были перемещения (изменение оклада), можно либо точно учесть количество дней отработанных с различными окладами, либо сделать расчет по текущему, на последнее число месяца назначению.
3.1.6.Замещения
Вызов: Работа Назначения Замещения
Назначение функции: Оформление временного замещение одного сотрудника другим.
Информация по замещениям отражается в таблице назначений, но работа с замещениями проводится только при вызове указанного списка.
Замещение в системе рассматривается, как временное предоставление нового назначения. Т.е. один сотрудник (замещающий) некоторое время выполняет обязанности другого (замещаемого) на его должности, не выполняя обязанностей по своему назначению.
Замещающий занимает ставку замещаемого и получает временный оклад, величина которого может быть любая (связи со ШР нет). Ставка замещающего на время замещения вакантна. Время замещения определяется указанным диапазоном дат. Информация о причине замещения берется из справочника «Причины и особенности кадровых операций»
3.1.7.П
рактическое задание № 8.
"Работа с назначениями сотрудников. Оформление приказов"
- Прием на работу по совместительству. Установите курсор в списке сотрудников, примите на работу по совместительству:
- Боков А.В. кладовщик в Склад Цеха 1 по штатному расписанию на пол ставки с 01 числа текущего месяца.
Сформируйте приказ по назначению, просмотрите приказ.
- Антонова А.И. Бухгалтер-расчетчик ОтиЗ по штатному расписанию на полную ставку с 10 числа текущего месяца.
Сформируйте приказ по назначению, просмотрите приказ.
- Перевод на другую должность (перемещение)
Установите курсор на фамилии перемещаемого сотрудника <Работа><Назначения> INS
Назначьте новую должность и сформируйте приказы сотрудникам:
- Козлова с 15 числа текущего месяца Зам. директора по финансам (Администрация)
- Командировкин с 15 числа текущего месяца мастер Цеха 1. По Командировкину осуществите отмену назначения.
Проанализируйте механизм действия доплат (как доплаты по позиции ШР связаны с доплатами по назначению, как изменяются доплаты при предоставлении нового назначения).
- Замещение. Установите курсор на фамилии перемещаемого сотрудника <Работа><Назначения><Замещения>. Оформите замещение, сформируйте приказ.
- Командировкин с 05 числа текущего месяца до конца месяца замещает начальника Производственного отдела с окладом 4000-00 руб.
- Установите курсор в левую часть окна (дерево подразделений). Просмотрите вакансии подразделений, люди на клетке штатного, история назначений на клетку.
3.1.8.Личные карточки сотрудников
Курсор в списке сотрудников, меню <Досье>.
Использование этой команды позволяет просмотреть (внести необходимые коррективы) всю информацию, содержащую сведения личного характера, которая хранится в отделе кадров по каждому конкретному сотруднику посредством диалога редактирования
Указания по заполнению некоторых полей диалога
- Семейное положение – информация справочника Семейное положение
- Номер карты – номер карты личного дела, БОСС – Кадровик требует уникальности данного номера, но только на уровне предупреждения; поле не обязательно для заполнения.
- Страховой номер – страховой номер в Пенсионном фонде. Если ведение карточек персонифицированного учета не является обязанностью сотрудника отдела кадров, то данную информацию можно ввести в БД в модуле «Учет для ПФР».
- Дата заполнения – дата заполнения личной карточки.
- Документы удостоверяющие личность – таким документом может быть не только паспорт, но и любой другой документ. Перечень таких документов хранится в справочнике .
Воспользовавшись пунктами меню можно внести остальную информацию в личную карточку.
Адрес, Родственники История работы, Образование, Стаж, Воин. учет, Информация, Доп. атрибуты, Фото, Замена фото - их действия эквивалентны действиям одноименных команд из подменю Досье.
Иногда бывает удобнее работать с отдельными составляющими “Личной карточки” сотрудника, например, добавить новые данные об учебе данного сотрудника, внести изменения в связи с переменой им адреса и т.д. Для этого следует воспользоваться командами из подменю Досье.
3.1.9.П
рактическое задание № 9.
"Работа с личными карточками сотрудников"
Курсор в списке сотрудников, меню <Досье>. При заполнении личных карточек сотрудников укажите для следующих сотрудников
- Больничный Б.Б. Стаж общий на текущую дату 20 лет. Стаж непрерывный на текущую дату – 18 лет
- Васильев В.В. В историю предыдущих мест работ заведите сведения об особых условиях – «Служба в СА в Афганистане»
- Иванкина И.С. В сведениях о родственниках заведите сведения на двоих несовершеннолетних детей.
- Боков А.В. - в историю предыдущих мест работ заведите сведения об особых условиях – «Инвалид с детства»
- Остальные сведения заполняйте произвольно
- Заполните не менее 3-х карточек полностью.
Получите документ «Форма Т2 (полная)» для произвольных сотрудников.