Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу I.
| Вид материала | Инструкция |
- Об утверждении Положения о прохождении диспансеризации государственными гражданскими, 186.14kb.
- Паспорт: серия номер выдан, 22.72kb.
- Доклад руководителя Управления Федеральной налоговой службы по Ямало-Ненецкому автономному, 191.38kb.
- О. В. Полякова «25» октября 2011 год доклад, 253.61kb.
- Территориальные органы Федеральной службы судебных приставов, действующие в Уральском, 29.68kb.
- №327 Москва Вопросы Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации, 243.96kb.
- План мероприятий по подготовке к пандемии гриппа и предупреждению завоза и распространения, 136.05kb.
- Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение вакантной, 33.82kb.
- Межрайонная ифнс россии №5 по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре, 29.09kb.
- Правительства Российской Федерации от 16 марта 2009 г. N 228 "о федеральной службе, 680.62kb.
7.1. Документооборотом является движение документов в Управлении с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Вся документация Управления делится в отделе организационной, правовой работы и кадров на три документопотока: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным
постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (утв. Приказом от 05.05.2009 г. № 53), табелем унифицированных форм документов, положением об управлении, положениями об отделах, должностными регламентами.
Учет количества документов по Управлению в целом или по отдельным
структурным подразделениям ведется с помощью системы электронного документооборота.
7.2. Доставка документов
Доставка документов в Управление осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Управление доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты, документы через систему электронного документооборота.
7.3. Прием, обработка и распределение входящих документов
Документы, поступающие в Управление на бумажных носителях по каналам почтовой, курьерской, фельдъегерской связи, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, сканирование, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Документы, переданные по почте, поступают в 03 отделение связи ФГУП «Почта России» и один раз в день, до 12:00 передаются в отдел организационной, правовой работы и кадров.
Вся корреспонденция, адресованная в Управление, поступает в отдел организационной, правовой работы и кадров.
Документы, поступившие на имя руководителя Управления, его заместителей регистрируются отделом организационной, правовой работы и кадров.
Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела организационной, правовой работы и кадров.
Конверты с документами вскрываются после проверки правильности написания адресата и целостности почтового отправления.
Отделом организационной, правовой работы и кадров не вскрываются конверты с пометкой "Лично" и конверты, адресованные в Единую конкурсную комиссию Управления Роскомнадзора, в которой секретарем комиссии проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов.
Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Управления, возвращается в 03 отделение связи.
При обнаружении повреждений, а также отсутствия документов или приложений к ним, составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе организационной, правовой работы и кадров, другой экземпляр акта вместе с документом направляется адресату.
При отсутствии на документе адресата отправителя конверт прилагается к документу.
Документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи, телеграммы и факсограммы доставляются в отдел организационной, правовой работы и кадров.
Документы, полученные работниками отдела организационной, правовой работы и кадров от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в отделе организационной, правовой работы и кадров.
Регистрация входящих документов осуществляется путем создания работниками отдела организационной, правовой работы и кадров электронной РКК в системе электронного документооборота, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
Документ имеет следующие реквизиты:
вид документа;
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ;
номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;
дата документа - проставляется число, присвоенное организацией-автором документа;
подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;
содержание - включает в себя краткое содержание документа;
тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;
состав - указывается количество листов документа и, при наличии приложения, через знак "+" количество листов (брошюр) приложения.
К электронной РКК прикрепляется электронный образ (файл) документа. В случае получения документа на бумажном носителе производится сканирование документа (за исключением финансовых документов; документов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну; скрепленных или сброшюрованных типографским способом документов). В случае получения документа средствами электрической связи сканирование не производится.
Документы, поступившие в Управление, должны обрабатываться и отправляться на рассмотрение руководству в день их поступления, в структурное подразделение в день их поступления или не позднее следующего рабочего дня.
Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе. Текст копии на съемном носителе должен соответствовать тексту на бумажном носителе (оригинале).
Прием, первичную обработку нерегистрируемой корреспонденции осуществляют работники отдела организационной, правовой работы и кадров.
В Управлении не регистрируются следующие документы:
- Пригласительные билеты;
- Научные труды;
- Поздравительные телеграммы, соболезнования;
- Первичные документы бухгалтерского учета;
- Плакаты, рекламные извещения, проспекты;
- Печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи, бюллетени);
- Формы статистической отчетности;
- Прейскуранты (прайс-листы, расценки).
Нерегистрируемая корреспонденция передается работниками отдела организационной, правовой работы и кадров адресату.
Факсимильные сообщения, поступающие в Управление, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрацию в РКК факсимильных сообщений осуществляют работники отдела организационной, правовой работы и кадров.
Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Управления, устанавливаются в отделе организационной, правовой работы и кадров.
Поступающие факсимильные сообщения передаются адресатам в день их поступления, срочные - немедленно.
На полученный документ в СЭД Управления специалистами отдела организационной, правовой работы и кадров заводится регистрационно-контрольная карточка (далее – РКК).
Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее нижней правой части и содержит регистрационный номер.
Поступающий вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.
Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
После регистрации документа готовится указание руководителя Управления. Указание руководителя Управления по исполнению документа включает в себя следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях – срок исполнения, подпись, дата.
Указание по исполнению документа оформляется на отдельном листе формата А4 (210 х 297), А5 (148 х 210 мм), А6 (148 х 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится указание.
Указанием по исполнению документа также может быть написано руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.
При оформлении указания на отдельном листе указываются регистрационный номер и дата документа, к которому указание относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или помеченное словом «Созыв» или «Ответственный» («Отв.»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В случае если первым среди нескольких исполнителей и координация их работы. В случае если первым среди нескольких исполнителей указывается заместитель руководителя, ответственным исполнителем считается должностное лицо, помеченное словом «Созыв» или «Ответственный» («Отв.»).
Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя руководителя или его заместителей с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям незамедлительно.
На документах, не требующих поручений руководства Управления по исполнению и имеющие типовые сроки исполнения, в регистрационно-контрольной карточке документа как исполнитель указывается начальник соответствующего отдела Управления , в компетенцию которого входит рассмотрение данных вопросов.
Оформление указания по исполнению документа исполнителям Управления может проводиться средствами системы электронного документооборота.
Подлинник документа, который исполняется несколькими отделами Управления, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложений соисполнители знакомятся в СЭД.
В случае, если к документу прилагаются электронные носители информации (флеш-карта, компакт-диск) и другие приложения, имеющие нестандартный формат (брошюра, книга, журнал, газета, плакат и т.д.), сотрудниками отдела организационной, правовой работы и кадров они не тиражируются и передаются ответственному исполнителю по документу.
Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя начальников отделов осуществляют специалисты отдела организационной, правовой работы и кадров.
Документы, направляемые в отделы Управления, получают в отделе организационной, правовой работы и кадров сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в отделах Управления.
Начальники отделов по результатам рассмотрения документа оформляют указание по исполнению документа. В состав указания входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях – срок исполнения, подпись дата.
Указания по исполнению документа начальников отделов оформляются на соответствующем бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы исполнителей.
Сотрудники, ответственные за делопроизводство в отделах Управления, обеспечивают внесение в РКК документов содержание указаний по исполнению документа начальника отдела, заместителей начальников отделов, начальников отделов.
Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение нерегистрируемой корреспонденции осуществляют специалисты отдела организационной, правовой работы и кадров.
Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение телеграмм (телетайпрограмм) и факсимильных сообщений, поступающих в Управление, осуществляют сотрудники отдела организационной, правовой работы и кадров. Дальнейший порядок действий с данной корреспонденцией соответствует общим правилам настоящей Инструкции.
Факсимильные аппарат, имеющие официальный номер Управления, устанавливаются в отделе организационной, правовой работы и кадров.
Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.
Электронные сообщения, поступающие в Управление на официальный электронный адрес (rsockanc72@rsoc.ru), проходят прием, регистрацию и предварительное рассмотрение специалистами отдела организационной, правовой работы и кадров.
7.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые Управлением, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.
Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование, сканирование (
Исполнитель представляет подписанный документ для его регистрации вместе со вторым "визовым" и третьим экземплярами исходящего документа.
"Визовой" экземпляр с оригинальными визами сдается на архивное хранение и соответствует по количеству листов первому экземпляру.
Регистрация исходящих документов осуществляется путем создания работниками службы ДОУ электронной РКК в системе электронного документооборота, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
Документ имеет следующие реквизиты:
- подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;
- содержание - краткое содержание документа;
- исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;
- визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;
- адресаты - учреждения, куда направляется документ;
- ответ на № - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;
- прикрепляется электронная версия документа (файл);
- списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.
Отправку исходящих документов (оформленных, зарегистрированных, с указанием почтового адреса или с рассылкой) подписанных руководством Управления осуществляют работники отдела организационной, правовой работы и кадров
Документы на отправку в другие организации должны сдаваться в Службу ДОУ работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, которые перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.
Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверять его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовится.
Документы, подписанные руководителем Управления в высшие органы государственной власти, отправляются отделом организационной, правовой работы и кадров Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации.
Документы, подписанные руководителем Управления, заместителями руководителя Управления регистрируются в отделе организационной, правовой работы и кадров.
Документы, подписанные руководителем Управления и заместителями руководителя Управления, представляются в отдел организационной, правовой работы и кадров в трех экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй помещается в соответствующее дело в отделе организационной, правовой работы и кадров, третий - возвращается исполнителю.
Документы, подписанные начальниками отделов Управления, представляются в отдел организационной, правовой работы кадров в двух экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату специалистами отдела организационной, правовой работы и кадров, второй – помещается исполнителем в соответствующее дело.
В случае если документ передается адресату по системе МЭДО, его первый экземпляр хранится в соответствующем деле отдела организационной, правовой работы и кадров (совместно с визовым экземпляром).
Исходящие документы регистрируются в СЭД. РКК заводится специалистами отдела организационной, правовой работы и кадров.
Документы на отправку в другие организации должны сдаваться лично делопроизводителями отделов, ответственными за подготовку этих документов. Специалисты, ответственные за делопроизводство в отделах, перед сдачей корреспонденции на отправку должны проверить правильность ее оформления и адресования.
Отправка документов за подписью руководителя, заместителей руководителя осуществляется сотрудниками отдела организационной, правовой работы и кадров.
При самостоятельной доставке исполнителями документов руководителя или заместителей руководителя на визовом экземпляре документа, остающемся в отделе организационной, правовой работы и кадров, проставляется отметка:
«Подлинник получен на руки»
Должность работника,
Осуществляющего доставку документа Подпись И.О. Фамилия
дата
Передачу факсограмм осуществляют специалисты отделов Управления.
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит руководителю, его заместителям и в особых случаях (по поручению руководителя или лица, исполняющего его обязанности) – начальникам отделов, заместителям начальников отделов.
Телеграмма печатается в 3 экземпляров и передается в отдел организационной, правовой работы и кадров для регистрации РКК и отправки.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются аналогично другой исходящей корреспонденции.
Соглашения (с государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и федеральными органами исполнительной власти); планы, планы-графики, утвержденные руководителем Управления, регистрируются как исходящие документы в отделе организационной, правовой работы и кадров и рассылаются в соответствии с разнарядкой, подписанной начальником отдела Управления, которое готовило соглашение.
Соглашения должны иметь собственные номера по журналам регистрации (планов, отчетов, протоколов и т.д. – внутренняя регистрация), а отправляться сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем.
7.5. Регистрация и прохождение внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Внутренняя переписка (служебные и докладные записки) за подписью руководства управлений создается в отделах Управления и регистрируется работниками, ответственными за делопроизводство, в системе электронного документооборота Управления.
Докладная записка - документ, составляемый работником структурного подразделения, адресованный руководителю Управления или его заместителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, требующих принятия управленческих решений.
Служебная записка - документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями Управления.
Сканирование докладных записок после вынесения резолюций осуществляется отделом организационной, правовой работы и кадров.
Сканирование служебных записок и прикрепление к РКК в системе электронного документооборота осуществляется при необходимости отделом организационной, правовой работы и кадров по запросу структурного подразделения Управления.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через отдел организационной, правовой работы и кадров. В электронной РКК документа производится отметка о соответствующей передаче.
Указания по исполнению документа руководителя Управления, заместителей руководителя Управления на отклоненных проектах исходящих документов регистрируются в отделе организационной, правовой работы и кадров, а копия указания по исполнению документа и оригинал проекта исходящего документа передаются на исполнение.
7.6. Работа исполнителей с документами
Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
- сбор и обработка необходимой информации;
- подготовка проекта документа, его оформление;
- согласование (визирование) документа;
- представление на подпись (утверждение) руководителю Управления, его заместителям или начальникам структурных подразделений;
подготовка к пересылке адресату.
Выполнение большинства из основных этапов исполнения документа фиксируется в системе электронного документооборота.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки за подписью руководства структурного подразделения Управления.
7.7. Учет количества документов
Учет количества документов за определенный период времени (неделю, месяц, год) проводится по данным системы электронного документооборота Управления.
За единицу учета количества документов принимается сам документ.
Учет количества проводится по Управлению в целом, в разрешительной сфере деятельности и по структурным подразделениям Управления.
Входящие, внутренние и исходящие документы подсчитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Управление и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений, а также в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом организационной, правовой работы и кадров и представляются руководству Управления в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) производственного, статистического и аналитического характера.
Документы с пометкой «срочно» передаются исполнителям незамедлительно.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подписание Руководителю, заместителям руководителя или начальникам отделов, подготовке к пересылке адресату.
На документ, рассылаемый более чем четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о дате и результатах окончательного исполнения. Эти сведения отмечаются также в РКК документа При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.
На время отсутствия ответственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) передача всех исполняемых документов другому исполнителю, осуществляется по указанию начальника (заместителя начальника) отдела.
В случае увольнения специалиста или перехода на другой участок работы находящегося у него на исполнении документы передаются по акту приема - передачи начальнику отдела или по его указанию вновь назначенному сотруднику.
В случае если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, он готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя, давшего поручение. Руководитель Управления (или лицо, его замещающее) вправе принять решение о переносе срока исполнения. В случае положительного решения новый срок исполнения фиксируется специалистами отдела организационной, правовой работы и кадров.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.
Документы представляются на подпись руководителю Управления через специалистов отдела организационной, правовой работы и кадров, ответственных за ведение делопроизводства.
7.8. Поисковая система по документам
Основой построения поискового раздела системы электронного документооборота Управления является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются в Управлении один раз в системе электронного документооборота.