Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу I.

Вид материалаИнструкция

Содержание


6.2. Положение, правила, инструкция
Слушали - выступили - постановили (решили).
6.4. Служебные письма
6.5. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.5.3. Электронные сообщения
6.6. Договоры (соглашения), контракты
Vii. организация документооборота и исполнения документов
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6

6.2. Положение, правила, инструкция


Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В Положении излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Управления, или как акты, утверждаемые Руководителем Управления, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Управления.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Управления.

Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы/пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.


6.3. Протокол


Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

В Управлении протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовавшие (подчеркивается), т.е. список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Наименование каждого вопроса начинается с предлога "О" ("Об"). Вопросы нумеруются арабскими цифрами, которые печатаются от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:


Должность И.О. Фамилия


Должность И.О. Фамилия


Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

Протоколы согласительных совещаний готовятся структурными подразделениями на листах формата А4 и регистрации не подлежат.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, подготовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или перечня поручений.

Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты.

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и отделяются от него линейкой. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Отметка об исполнителе нормативных правовых актов (приказы, протоколы) проставляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа. Бланк протокола (Приложение № 9).


6.4. Служебные письма


Служебные письма Управления готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Роскомнадзора;

- сопроводительные письма в органы государственной власти;

- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц.

Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложись в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-уведомлениями, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции (Приложение № 10).

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Управления, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 1-го лица множественного числа.


Например:

Просим представить информацию…., Направляем на заключение проект.


От 3-го лица единственного числа


Например:


Управление не считает возможным…., Управление предлагает рассмотреть возможность…


Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Управления.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Управления, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается и выравнивается по центру.


Например:


Уважаемый Имя Отчество!


Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и т.д.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "направляем", (сопроводительное письмо), сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 или 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки на расстоянии 1,25 см от левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества и фамилия, при этом между ними ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Отметка об исполнителе - фамилия, инициалы исполнителя, номер его
служебного телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в
нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8. (Необходимо указывать код города территориальным отделам).


Например:


И.О. Фамилия

00 00 00


Письма за подписью руководителя и его заместителей печатаются не менее чем в 2-х экземплярах:

Первый экземпляр – печатается на типографическом бланке;

Второй экземпляр – копия письма (на оборотной стороне письма начальником отдела ставится отметка о согласовании).

Образец служебного письма (Приложение № 11).


6.5. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи


6.5.1. Телеграммы


Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации ограниченного распространения.

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом № 14 через 1,5 -2 интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

- отметка о категории телеграммы;

- адрес получателя;

- должность получателя;

- ФИО получателя;

- текст;

- регистрационный номер и дата регистрации;

- подпись.

В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Управления, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.

Категория телеграмм (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Телеграмма подписывается руководителем Управления и заверяется печатью.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс "визовой" экземпляр для отдела организационной, правовой работы и кадров и экземпляр для исполнителя, подготовившего документ.

В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.


6.5.2. Телефонограммы


Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова.

В телефонограмме должны быть указаны:

- наименование организации, передавшей телефонограмму;

- фамилия лица, которому адресована телефонограмма;

- номер телефона для передачи;

- номер телефонограммы;

- текст;

- подпись;

- время и дата передачи;

- фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму.

Телефонограммы печатаются специалистами отдела организационной, правовой работы и кадров, ответственными за делопроизводство.


6.5.3. Электронные сообщения


Электронным сообщением (письмом) называется информация, передаваемая электронной почтой.

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Службы так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронное письмо в адрес Управления направляется на официальный электронный адрес Управления, и далее пересылается адресатам в соответствующий электронный почтовый ящик.

Отдел организационной, правовой работы и кадров получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель, регистрирует в установленном порядке.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти электронные почтовые ящики.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.


6.5.4. Факсограммы


Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Управления по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах структурных подразделений, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства Управления.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.

Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.

Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.

Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и начальника управления, подписавшего данный документ.

При передаче документа посредством факсимильной связи на реестре факсовых отправлений указывается номер и заголовок письма, должность, ФИО принявшего документ, ФИО, должность лица, отправившего документ, личная подпись, расшифровка. Номер факса и дата отправки указываются автоматически на реестре факсовых отправлений.


6.6. Договоры (соглашения), контракты


Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры) оформляются отделом финансового обеспечения и бухгалтерского учета Управления в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, начальником отдела организационной, правовой работы и кадров, начальниками отделов, заместителями руководителя Управления в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись руководителю Управления или заместителю руководителя Управления в соответствии с распределением обязанностей.

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в отделы Управления по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются компетентными отделами Управления в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, начальником отдела организационной, правовой работы и кадров, начальником отдела - главным бухгалтером отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учета и представляются на подпись руководителю Управления или заместителю руководителя Управления в соответствии с распределением обязанностей.

Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются отделом организационной, правовой работы и кадров в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1 (ч. 1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя: руководителем Управления или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей, и заверяются оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Управления.

Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись руководителя Управления (заместителя руководителя Управления) на договоре заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учета, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Другой экземпляр договора (соглашения) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются в отделе финансового обеспечения и бухгалтерского учета и заверяются оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело отдела бухгалтерского учета и финансового обеспечения.

Внутреннее согласование проектов государственных контрактов, договоров и соглашений к ним в Управлении Роскомнадзора по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре и Ямало – Ненецкому автономному округу проводится для оценки обоснованности их заключения и соответствия действующему законодательству Российской Федерации.

Ответственное лицо за разработку, подготовку и обеспечение внутреннего согласования государственных контрактов, договоров и соглашений к ним на стадии подготовки проекта обязано получить от контрагентов копии документов: свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя), свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, учредительные документы (при необходимости), доверенности, лицензии (иные разрешительные документы).

Размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 года № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Решение о размещении заказа принимается руководителем Управления, о чем издается приказ. Согласование документации для размещения заказа производится членами Единой комиссии на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления. При необходимости специальных знаний при разработке документации к процедуре согласования могут привлекаться начальники отделов Управления.

Предоставление на подпись руководителю Управления (иному уполномоченному им лицу) проектов государственных контрактов, договоров и соглашений к ним производится после процедуры внутреннего согласования ответственными лицами Управления, назначаемыми приказом.

Согласование проектов государственных контрактов, договоров и соглашений к ним (далее - документы) оформляется визой ответственных лиц. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника проекта документа. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Представляемые на подпись документы в обязательном порядке визируются исполнителем.

Проекты документов подготавливаются ответственным лицом в количестве экземпляров равном количеству сторон. На экземпляре Управления в правом верхнем углу первого листа документа (на лицевой стороне) проставляется отметка «Экземпляр Управления Роскомнадзора по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу».

Виза о согласовании проекта документа включает название должности, личную подпись, ФИО и дату согласования. Согласование документов в обязательном порядке осуществляется лицами, ответственными за юридическое и финансовое обеспечение деятельности Управления, назначаемыми приказом. Юридическая экспертиза проекта документа включает в себя проверку текста документа на соответствие действующему законодательству (сверяются номера статей нормативно-правовых актов в случае наличия ссылки на них в тексте, проверяется правильность установления размера штрафных санкций, полномочия должностного лица контрагента на подписание государственного контракта, договора, соглашения к ним, юридическая сила выданных доверенностей, лицензий (иных разрешительных документов). Финансовая экспертиза проекта документа включает в себя проверку порядка и сроков оплаты, проверку суммы договора (государственного контракта), статью финансирования, предмет договора (государственного контракта), банковские реквизиты, состав бухгалтерских документов, включая сметы, акты выполненных работ/оказанных услуг, сдачи-приемки на основании которых производится оплата.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе в порядке предусмотренном подпунктом 2.6.17 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденной приказом Роскомнадзора от 01 февраля 2012 года № 61. Замечания докладываются руководителю (иному уполномоченному лицу), подписывающему документ. При наличии разногласий по согласованию проекта документа оформляется соответствующий протокол.


VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ