Еских исследований и анализ практического опыта создания и использования методов бизнес-инкубирования для поддержки малого предпринимательства в регионах России
Вид материала | Документы |
СодержаниеДолжностные инструкции Должностная инструкция офис-менеджера II. Должностные обязанности IV. Ответственность V. Взаимодействие Некоммерческое партнёрство |
- Роль бизнес-инкубирования в развитии малого предпринимательства в россии и ее регионах, 124.38kb.
- Бизнес-инкубирование с помощью Фондов поддержки малого предпринимательства как эффективное, 118.34kb.
- Современные аспекты развития малого предпринимательства в становлении конкурентоспособной, 80.83kb.
- Информация о возможностях государственной поддержки проектов субъектов малого и среднего, 11.61kb.
- Отчет о работе муниципального учреждения «Центр поддержки малого предпринимательства», 580.2kb.
- Инфраструктура поддержки субъектов малого предпринимательства в городе Липецке, 310.4kb.
- Федеральные программы поддержки малого предпринимательства глава Система государственной, 632.64kb.
- ru/analitics html, 10.07kb.
- Дисциплина «Правовые основы малого предпринимательства», 13.15kb.
- Создание бизнес-центра на базе бывшего военного городка – эффективное управление муниципальной, 82.02kb.
Должностные инструкции
Некоммерческое партнёрство
"Кинель - Черкасский бизнес-инкубатор"
Утверждаю
Директор НП "Кинель - Черкасский БИ"
Найденко В.М.
«__» ___________2006 года
Должностная инструкция офис-менеджера
I. Общие положения
- Офис-менеджер относится к категории исполнителей.
- На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее, незаконченное высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее года.
- Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от нее производится приказом директора НП "Кинель - Черкасский БИ"
- Офис-менеджер должен знать.
4.1.Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности НП "Кинель - Черкасский БИ"
4.2.Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
- Структуру и руководящий состав НП "Кинель - Черкасский БИ" и его подразделений.
- Направления предпринимательской деятельности, организационно-правовой статус предприятия перспективы его развития.
- Организацию делопроизводства.
- Методы оформления и обработки документов.
- Архивное дело.
- Машинопись с использованием ПК.
- Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
- Основы этики и эстетики.
- Правила делового общения.
- Правила телефонных переговоров.
- Порядок ведения деловой переписки и деловых переговоров.
- Правила эксплуатации вычислительной техники. Программы Word, Excel, Acsess.
- Основы административного права и законодательства о труде.
4.17.Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Правила внутреннего трудового распорядка НП "Кинель - Черкасский БИ"
- Соблюдать чистоту и порядок в офисе.
- Знать порядок и правила работы НП "Кинель - Черкасский БИ" с внутренними и внешними клиентами, общие обязанности сотрудников БИ.
- Состав информации, являющейся служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования.
- Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю БИ.
- В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
- а) Положением об офис-менеджере,
- б) настоящей должностной инструкцией,
- в) правилами внутреннего трудового распорядка.
7. На время отсутствия офис-менеджера (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Офис-менеджер.
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности «БИ».
- Принимает поступающую корреспонденцию, обрабатывает ее, передает в соответствии с принятым руководителем решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Подготовка собственной корреспонденции для отправки внешним клиентам. Выполняет аналогичную работу для клиентов БИ.
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя и экспертного совета.
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
- Организует проведение телефонных переговоров руководите ля, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения ин формацию, полученную по каналам связи.
- Выполняет аналогичную работу для клиентов «БИ».
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
- Осуществляет контроль над исполнением работниками «БИ» изданных приказов и распоряжений, а также над соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
- Организует прием посетителей, направляет их к специалистам БИ, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- Осуществляет учет услуг, оказываемых клиентам и сотрудникам БИ (связь, печать, копировальные услуги, набор текстов).
- Ведет учет договоров.
- Организует учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц.
- Принимает, регистрирует и передает обращения граждан и юридических лиц руководству и исполнителям.
- Контролирует исполнение обращений.
- Самостоятельно принимает меры по обращениям граждан и юридических лиц в пределах своей компетенции.
- Направляет обращения граждан и юридических лиц на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставит на контроль.
- Осуществляет контроль над прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан и юридических лиц со всеми документами по их исполнению.
- Формирует исполненные обращения граждан и юридических лиц в дела.
- Осуществляет подготовку обращений граждан и юридических лиц к последующему хранению и использованию, передает законченные производством дела в архив организации.
- Осуществляет справочную работу по обращениям граждан и юридических лиц.
- Организует пресс-конференции для представителей средств массовой информации, других заинтересованных лиц.
- Дает разъяснения заинтересованным лицам по вопросам деятельности предприятия.
- Принимает меры по защите информации, являющейся государственной, служебной или коммерческой тайной.
- Контролирует выполнение правил, инструкций по охране тру да, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Если покидает офис последним, то проверяет, все ли электроприборы отключены, чистоту рабочих мест, закрывает офис и сдает его на сигнализацию.
III. Права
Офис-менеджер имеет право.
- Знакомиться с проектами решений руководства «БИ», касающимися его деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы БИ, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению руководства «БИ» от подразделений «БИ» и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства «БИ» оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
- Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными подразделениями предприятия, ДХО и другими организация ми по вопросам установленным руководством.
7.Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы офиса.
- Запрашивать от секторов предприятия, ДХО необходимую ин формацию.
- Вносить предложения о поощрении отличившихся работников.
- Привлекать к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
- Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с деятельностью офис менеджера.
- Взаимодействовать со специалистами по вопросам деятельности предприятия.
IV. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность.
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
- На офис-менеджера также возлагается персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение документов по поручению директора предприятии, ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации работниками отдела в неслужебных целях.
5. За разглашение сведений, составляющих государственную, служебную и коммерческую тайну.
V. Взаимодействие
- Офис-менеджер взаимодействует с руководителем «БИ» Получает распоряжения и приказы на определенный вид работы. Пр доставляет готовый результат по распоряжению.
- Со всеми отделами, согласно организационной структуре предприятия «БИ» по вопросам организации консультаций для клиентов БИ и организации учета этой работы: Представляет им поступающую на предприятие корреспонденцию, копии распорядительных документов, бланки, формы согласно классификатору, разработанному в НП «БИ», методическую помощь в вопросах ведения делопроизводства. Получает от них проекты приказов и распоряжений на подпись руководителю, исходящую с предприятия корреспонденцию; от руководителя получает приказы и поручения по данной работе, поручения от подразделений предприятия по вопросам ксерокопирования материала и другого частичного выполнения разовой работы.
- Со сторонними организациями, заказчиками, клиентами по поручению руководителя БИ.
Должностная инструкция разработана
в соответствии с Приказом НП "Кинель - Черкасский БИ"
о разработке должностной инструкции ____________________
Должностную инструкцию разработал __________________
(подпись)
Руководитель НП "Кинель - Черкасский БИ" ______________Найденко В.М.
(подпись)
СОГЛАСОВАНО:
Юридический отдел ____________________
(подпись)
С инструкцией ознакомлен: _________________
(подпись)
Некоммерческое партнёрство
"Кинель - Черкасский бизнес-инкубатор"
Утверждаю
Директор НП "Кинель - Черкасский БИ"
Найденко В.М.
«__» ___________2006 года