Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан и Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан
| Вид материала | Документы |
- Стерлитамак Республики Башкортостан в новой редакции Всоответствии с ст. 41 Федерального, 126.9kb.
- Курултая Республики Башкортостан и депутатов Совета городского округа город Стерлитамак., 82.97kb.
- Тексту Нормативы разработаны в соответствии с нормативными правовыми актами Российской, 7447.61kb.
- Стерлитамак Республики Башкортостан, со ст. 20, 22, 35 регламент, 13.8kb.
- «Об оптимизации численности работников Администрации городского поселения город Белебей, 48.36kb.
- Положение о проведении конкурса литературно-творческого самовыражения «Башкортостан, 24.93kb.
- Массовых библиотек городского округа город Уфа Республики Башкортостан, 733.96kb.
- Карар решение, 33.47kb.
- 13 марта 2011 года Сведения о кандидатах в депутаты Совета сельского поселения Абзановский, 845.22kb.
- Итоги реализации программы развития системы образования городского округа город Салават, 1871.34kb.
Примерная номенклатура дел
Совета муниципального района,
городского округа Республики Башкортостан
Указания по применению
Примерной номенклатуры дел
Совета муниципального района,
городского округа Республики Башкортостан
Примерная номенклатура дел Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан разработана с целью упорядочения работы по формированию, отбору и передаче в архив документов, образующихся в деятельности Совета.
Примерная номенклатура дел служит нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел Совета муниципального района, городского округа республики.
Состав документов, включенных в номенклатуру дел, определен в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», где установлен круг вопросов, которые решают Совет муниципального района, городского округа.
Номенклатура дел содержит наименования документов, сгруппированных в разделы по логическому, функциональному признакам и не претендует на исчерпывающий охват документов.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов, образующихся в деятельности Совета муниципального района, городского округа, в дела; систематизации и учета дел; определения сроков их хранения. Заголовки дел в индивидуальной номенклатуре дел уточняются, сроки хранения дел переносятся из примерной; уменьшение сроков хранения не допускается. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по заключению экспертной комиссии или распоряжению главы администрации муниципального района, городского округа.
При установлении сроков хранения документов следует обратить внимание на примечания, в которых оговорены некоторые условия и особенности отбора дел на хранение и уничтожение.
Документы на электронных носителях не включены в примерную номенклатуру дел. При включении баз данных на электронных носителях в индивидуальную номенклатуру дел им устанавливаются сроки хранения, аналогичные документам на бумажных носителях.
Графы номенклатуры дел имеют следующее значение:
-графа 1 «Индекс дела» содержит индексы дел, представляющих собой порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;
-в графу 2 «Заголовок дела» включены заголовки дел (томов, частей), отражающие основное содержание и состав включаемых в дело документов;
-графа 3 «Количество дел» отражает количество томов (частей) дел фактически сформированных в течении года и заполняется по окончании календарного года;
-в графе 4 «Срок хранения дел и статей по перечню» указывается срок хранения дела, определяемый по Перечням документов.
Отметка «До минования надобности» («ДМН») обозначает, что документы имеют ограниченное практическое значение, срок их хранения определяется самостоятельно.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения некоторых дел, означает, что в них могут быть документы, имеющие научно-историческое и практическое значение. Эти дела подлежат тщательному просмотру экспертной комиссией Совета и администрации сельского поселения. Окончательное решение об их дальнейшем хранении или уничтожении принимается Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации муниципального района, городского округа.
Срок хранения, указанный в графе 4, исчисляется с 1 января года, следующего за годом заведения дела.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является формирование дел.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Обложка дела оформляется в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству Совета муниципального района, городского округа. На обложке каждого заводимого дела помещается наименование муниципального образования, а также номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части). Индекс дела по номенклатуре и заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку при заведении дела.
При формировании дел следует учитывать следующие правила:
- не следует объединять в одном деле документы, имеющие постоянный и временный сроки хранении;
- при объединении в одном деле документов с разными сроками временного хранения устанавливается максимальный срок хранения;
- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;
- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
- финансовые денежные документы группируются по номерам, аналогично располагаются квитанции, накладные и т.д.;
- в дела подшиваются только исполненные документы; неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
- до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.п.;
- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, в которых есть отметки, визы и т.д., дополняющие содержание первичных экземпляров;
- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;
- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Итоговая запись о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений, содержащихся в графе «Количество дел, томов».
Номенклатура дел на предстоящий год составляется не позднее 1 декабря текущего года, печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в архивный отдел администрации муниципального района, городского округа; после согласования утверждается главой администрации муниципального района, городского округа и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатываются с учетом изменений в составе документации.
Форма конкретной номенклатуры дел дана в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2005г.). и «Правилах работы архивов организаций» (М.,2002г.)
Отбор документов организации на хранение и уничтожение должен осуществляться на основе номенклатуры дел и при условии проведения экспертизы ценности всего комплекса документов, отложившегося в деятельности организации за год., путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатуре или на обложках дел без просмотра самих документов.
При отборе документов на хранение в архив следует составлять отдельные описи на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу.
Документы постоянного хранения по истечении 5 летнего срока хранения в архиве организации передаются на хранение в муниципальный архив.
При составлении Примерной номенклатуры дел Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан были использованы:
- Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
- Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006г. № 278-З " Об архивном деле в Республике Башкортостан "
- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.
При составлении примерной номенклатуры дел изучен опыт документирования деятельности Совета Благовещенского, Дюртюлинского, Хайбуллинского муниципальных районов и городского округа г. Уфа.
| Примерная номенклатура дел Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан | |||
| | Заголовок дела | Срок хранения дела и №№ статей по перечню | Примечание |
| | 2 | 3 | 4 |
| | 01. Организационно- правовая деятельность | | |
| 01-01 | Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных и республиканских органов представительной власти по вопросам деятельности местного самоуправления | До минования надобности, ст.1,2а, ст.6а | |
| 01-02 | Устав муниципального района, городского округа | Постоянно, ст.13а | |
| 01-03 | Документы о государственной регистрации Совета муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.) | Постоянно, ст.15 | |
| 01-04 | Документы по установлению официальных символов муниципального образования | Постоянно, ст.15 | |
| 01-05 | Протоколы сессий Совета муниципального района, городского округа, решения и документы к ним | Постоянно, ст.14 | |
| 01-06 | Протоколы заседаний, постановления Президиума Совета муниципального района, городского округа | Постоянно, ст.14 | |
| 01-07 | Постановления и распоряжения председателя Совета по организации деятельности Совета | Постоянно, ст.6а | |
| 01-08 | Соглашения о передаче органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий и документы по их реализации | Постоянно, ст. 218 | |
| 01-09 | Соглашения Совета муниципального района и Советов сельских поселений о передаче муниципальному району части полномочий сельского поселения и документы по их реализации | Постоянно, ст. 218 | |
| 01-10 | Соглашения Совета муниципального района и Советов сельских поселений о передаче сельскому поселению части полномочий муниципального района и документы по их реализации | Постоянно, ст. 218 | |
| 01-11 | Планы работы Совета муниципального района, городского округа | До минования надобности* | * Подлинник – постоянно в приложении к протоколам сессий Совета |
| 01-12 | Документы постоянных комиссий Совета муниципального района, городского округа (протоколы заседаний, планы, отчеты, справки, информации)* | Постоянно, ст.17 | *На каждую комиссию заводится отдельное дело |
| 01-13 | Документы публичных слушаний | Постоянно, ст.3 | |
| 01-14 | Документы опросов граждан | Постоянно, ст.3 | |
| 01-15 | Докладные записки, справки, информации о выполнении федеральных законов и законов Республики Башкортостан | Постоянно, ст. 67 | |
| 01-16 | Статистические отчеты о составе депутатов Совета ( ф.№1), организационной работе Совета и изменениях в составе депутатов (ф.№2) | Постоянно, ст.199б | |
| 01-17 | Документы постоянных и других комиссий Совета | Постоянно*, ст. | * На каждую комиссию формируется отдельное дело |
| 01-18 | Анализы и отчет об итогах рассмотрения обращения граждан | 5 лет, ст.55 | |
| 01-19 | Переписка с Государственным Собранием – Курултаем Республики Башкортостан | Постоянно | Решение ЭПК Управления по делам архивов от 28.01.1998г. №1 |
| 01-20 | Переписка с Советами и администрациями сельских поселений | 5 лет ЭПК, ст. 12 | |
| 01-21 | Журнал регистрации решений Совета муниципального района, городского округа | Постоянно, ст.72а | |
| 01-22 | Журнал регистрации постановлений Президиума Совета муниципального района, городского округа | Постоянно, ст.72а | |
| 01-23 | Журнал регистрации постановлений, распоряжений по организации деятельности Совета | Постоянно, ст.72а | |
| 01-24 | Журнал регистрации входящих документов | 3 года, ст.72б | |
| 01-25 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 года, ст.72б | |
| 01-26 | Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм | 3 года, ст. 72г | |
| 01-27 | Журнал регистрации обращений граждан | 5 лет, ст.72в | |
| 01-28 | Журнал учета приема посетителей | 3 года, ст.75в | |
| 01-29 | Номенклатура дел | Постоянно*, ст. 66а | *на хранение в муниципальный архив не передается |
| 01-30 | Описи дел постоянного хранения | Постоянно*, ст.74а | * Неутвержденные – до минования надобности |
| 01-31 | Описи дел временного срока хранения | 3 года*, ст.74б | *После уничтожения дел |
| 01-32 | Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) | Постоянно, ст.73 | На хранение в муниципальный архив передается при ликвидации организации |
| | 02.Кадровое обеспечение | | |
| 02-01 | Нормативные правовые акты, инструкции по кадровой работе | 3 года*, ст. 10б | * После замены новыми |
| 02-02 | Распоряжения по личному составу (о назначениях, переводах, увольнениях) | 75 лет ЭПК, ст.6б | |
| 02-03 | Распоряжения о предоставлении очередных и ученических отпусков, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках | 5 лет, ст.6в | |
| 02-04 | Должностные регламенты муниципальных служащих | 3г.*, ст. 35б | * После замены новыми |
| 02-05 | Карточки персонального учета депутатов | 75 лет ЭПК, ст. 358д | |
| 02-06 | Личные дела муниципальных служащих: а) председателя Совета б) служащих | Постоянно,ст.33а 75 лет ЭПК, ст.337 б | |
| 02-07 | Личные карточки работников ф.Т-2 ( в том числе временных работников) | 75 л. ЭПК, ст.339 | |
| 02-08 | Трудовые договора, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет ЭПК, ст.338 | |
| 02-09 | Годовой отчет по кадрам | Постоянно, ст.198б | |
| 02-10 | Статистические отчеты об изменениях в составе депутатов (Ф.№2) | Постоянно, ст. 16 | |
| 02-11 | Подлинные личные документы (трудовые книжки и др.) | До востребования, ст.342* | * Невостребованные – не менее 50 лет |
| 02-12 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет, ст.358 е | |
| 02-13 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, постановлений) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий | 75 лет ЭПК* , ст.384б | * Документы о представлении к званию "Ветеран труда" – 30 лет ЭПК |
| 02-14 | Переписка о приеме, распределении, перемещении и учете кадров | 5 лет ЭПК, ст.334 | |
| 02-15 | Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв) | 5 л ет, ст.350 ж | |
| 02-16 | Заявления на отпуска (ежегодные, учебные, без сохранения заработной платы), командировки | 5 лет, ст.343 | |
| 02-17 | Табель учета рабочего времени | 1 год, ст.281 | |
| 02-18 | Графики предоставления отпусков | 1 год, ст. 356 | |
| 02-19 | Журнал регистрации распоряжений по личному составу | 75 лет ЭПК, ст.358а | |
| 02-20 | Журнал регистрации трудовых договоров | 75 лет, ст.358д | |
| 02-21 | Инструкции и нормативно- методические документы по охране труда и технике безопасности | 3 года*, ст. 10б | * После замены новыми |
| 02-22 | Журнал регистрации проведения аттестации по технике безопасности | 5 лет, ст. 316в | |
| | 03. Бухгалтерский учет и отчетность. Административно-хозяйственная деятельность | | |
| 03-01 | Приказы, инструкции, указания вышестоящих организаций, финансовых и налоговых органов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, финансово-экономическим вопросам (копии) | 3 года, ст.10 б* | *До замены новыми |
| 03-02 | Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам, по командировкам и отпускам | 5 лет, ст.6 в | |
| 03-03 | Утвержденные штатные расписания и документы об их изменениях | Постоянно, ст.32а | |
| 03-04 | Бюджет муниципального района, городского округа (копия) | До минования надобности* | * Подлинники – постоянно в протоколах сессии и в финансовом управлении |
| 03-05 | Смета административно- хозяйственных и управленческих расходов ( годовая) | 5 лет, ст. 112а | |
| 03-06 | Отчет об исполнении бюджета муниципального района, городского округа (копия) | До минования надобности* | * Подлинники – постоянно в протоколах сессии и в финансовом управлении |
| 03-07 | Отчеты об исполнении бюджета (квартальные) | 5 лет, ст.140 в | |
| 03-08 | Отчет об исполнении сметы административно- хозяйственных и управленческих расходов ( годовой) | Постоянно, ст.140 б | |
| 03-09 | Отчеты об исполнении сметы административно- хозяйственных и управленческих расходов ( квартальные) | 5 лет, ст.140в | |
| 03-10 | Отчеты, представляемые в налоговые органы (квартальные, месячные) | 5 лет, ст. 170б,в | |
| 03-11 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности с органами государственной власти и другими организациями | 5 лет ЭПК, ст.12, 110, 117 | |
| 03-12 | Лицевые счета работников | 75 лет ЭПК, ст.153 | |
| 03-13 | Кассовая книга | 5 лет, ст.193* | *При условии завершения проверки. В случае возникновения споров - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
| 03-14 | Первичные бухгалтерские документы(кассовые ордеры, оборотные и накопительные ведомости и др.) | 5 лет, ст.150* | *При условии завершения проверки. В случае возникновения споров - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
| 03-15 | Акты ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет, ст.145* | *При условии завершения проверки. В случае возникновения споров - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
| 03-16 | Журналы и книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений | 5 лет, ст.193 *ТП | *При условии завершения проверки. В случае возникновения споров - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
| 03-17 | Договоры и переписка о заключении договоров (хозяйственные, операционные соглашения) | 5 лет ЭПК*, ст.186 | *После истечения срока действия договора, соглашения |
| 03-18 | Книги, журналы, карточки учета исполнительных листов | 5 лет, ст.193л | |
| 03-19 | Книги, журналы учета подотчетных лиц | 5 лет, ст. 193к | |
| 03-20 | Книга учета доверенностей | 5 лет, ст.193п | |
| 03-21 | Инвентарные описи, книги учета основных средств, протоколы инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости об инвентаризации имущества и материальных ценностей | 5 лет, ст. 192* | *При условии завершения проверки. В случае возникновения споров - сохраняются до вынесения окончательного решения. |
| 03-22 | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы | Постоянно, ст.136 | |
| 03-24 | Акты, справки о приеме выполненных работ | 5 лет*, ст.188 | * При отсутствии лицевых счетов – 75 лет |
| 03-25 | Информации, переписка о выполнении решений ( предписаний) проверок и ревизий | 5 лет, ЭПК, ст.53 | |
| 03-26 | Журналы, книга учета ревизий, проверок и контроля за выполнением предписаний | 5 лет, ЭПК, ст.52 | |
| | | | |