Geum.ru

Государственную Думу Российской Федерации и закон

Вид материалаЗакон

Содержание


Развитие материально-технической базы
Муниципальные архивы
Обеспечение сохранности и
Муниципальные архивы
Формирование архивного фонда рф.
Муниципальные архивы
Использование документов
Муниципальные архивы
Внедрение современных информационных технологий. создание информационно-поисковых систем
Подобный материал:
1   2   3

РАЗВИТИЕ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ БАЗЫ


ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ


ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ:

Текущие расходы государственного архива в 2011 году составили 13 724 706 руб., что на 499 тыс. руб. больше уровня 2010 года. В том числе расходы на оплату труда – 7 736 927 руб., расходы на оплату услуг, выполнение работ, приобретение материальных запасов – 5 987 779 руб.

В рамках адресной инвестиционной программы Ленинградской области финансирование реконструкции нового архивохранилища для государственного архива составило в 2011 году 40 млн. руб. Выполнение запланированных работ по реконструкции в здании по адресу г. Выборг, ул. Данилова, д. 1 А. в течение 2011 года велось с опережением графика. Сдача объекта запланирована на март-апрель 2012 года.

Кроме этого в 2011 году выполнены следующие проектные и ремонтно-реставрационные работы в здании государственного архива по адресу г. Выборг, ул. Штурма, д. 1, которые являются частью комплекса необходимых работ для обеспечения нормативных условий хранения документов Архивного фонда Российской Федерации:

1. Выполнены сметные работы на:

- ремонт фасадов, кровли, балконов здания государственного архива, кабинета директора, читального зала;

- замену охранной сигнализации и установку системы видеонаблюдения;

- косметический ремонт лестницы запасного выхода и укладку линолеумных полов в кабинете директора, кабинетах работников, в столе справок, в библиотеке научно-справочной литературы.

2. Проведена экспертиза проектно-сметной документации на монтаж порошковой автоматической установки пожаротушения и автоматической установки пожарной сигнализации в здании архива.

3. Выполнен ремонт 8 кв. м кровли здания (заменено бетонное покрытие, выполнена гидроизоляция трещин, отремонтированы 2 водослива).

4. В архивохранилище на 5-м этаже проведена замена 683,5 погонных метров деревянных стеллажей на металлические, в результате которой дополнительно появились 29 погонных метров свободной площади - резерв для комплектования.

5. Проведены текущие ремонтные работы (чистка борова котельной и водогрейных барабанов с дымогарными трубами, заменена сальниковая набивка в котлах и насосах, проведена ревизия запорной арматуры в котельной, профилактика электрооборудования).

6. Проведена замена старой мебели в рабочих кабинетах.

7. Проводился контроль за ходом работ по реконструкции архивохранилища по адресу: г. Выборг, ул. Данилова, 1«А».

МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ:

В муниципальных архивах проведены следующие мероприятия:

1. Выделены новые помещения для размещения архивов и проведены ремонтные работы по приспособлению их под архивохранилища (Кингисеппский, Тосненский муниципальные архивы):

- Кингисеппскому муниципальному архиву выделено помещение площадью 500 кв.м. на первом этаже пятиэтажного панельного дома. Разработана проектно-сметная документация и начата реконструкция по приспособлению выделенного помещения. Объём финансирования реконструкции из местного бюджета, а также за привлеченных внебюджетных средств составил 15 млн. руб.

- Тосненскому муниципальному архиву выделено помещение под архивохранилище площадью 135 кв. м., в котором произведён ремонт на сумму 1 004 645 руб. Приобретены и установлены в хранилище металлические передвижные стеллажи на сумму 490 990 руб. и стационарные стеллажи на сумму 57180 руб., общая протяженность которых составила – 402,6 погонных метра. Приобретены архивные короба в количестве 200 штук на сумму 16 656 руб. и термогигрометр Testo 625.

2. Установлена система видеонаблюдения – 6 видеокамер наружного и 2-х внутреннего наблюдения (Подпорожский муниципальный архив).

3. Проведены:

- ремонт помещений архива и замена окон (Тихвинский муниципальный архив);

- ремонт кровли здания (Киришский муниципальный архив);

- ремонт архивохранилищ и служебных помещений (Кировский муниципальный архив).

4. Установлена охранная сигнализация (Тихвинский муниципальный архив), охранно-пожарная (Бокситогорский муниципальный архив).

5. Установлены металлические двери в хранилищах (Сланцевский муниципальный архив – 2 двери).

6. Приобретены металлические стеллажи, шкафы (Волховский, Сланцевский муниципальный архивы).

7. Приобретены увлажнители воздуха для архивохранилищ (2) (Кировский муниципальный архив).

8. Приобретены жалюзи на окна (Киришский, Подпорожский, Сланцевский муниципальные архивы).

9. Приобретены автоматические переплетные станки «Еxpress-2» для подшивки документов (Волховский, Приозерский муниципальные архивы).

10. Приобретена копировальная техника (Кингисеппский, Киришский, Кировский, Подпорожский, Сосновоборский муниципальные архивы).

11. В рамках долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества Ленинградской области» на 2011 - 2013 годы закуплены комплекты оборудования в составе (системный блок RAMEK STORM; монитор SAMSUNG E 1920NR; многофункциональное устройство печати XEROX PHASER 3100 MFP\S; Модем) и обеспечено подключение высокоскоростного доступа в сеть Интернет в Всеволожском, Кингисеппском, Киришском, Кировском, Лужском, Подпорожском, Сланцевском муниципальном архивах).


ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЁТ ДОКУМЕНТОВ


ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ:

1. В целях обеспечения сохранности документов и учёта в государственном архиве проведены работы по картонированию дел в количестве 1557 ед. хр., нумерации листов (свыше 224 тыс. листов), проверке нумерации (свыше 140 тыс. листов).

2. Проведена проверка наличия дел в объёме более 27 тыс. ед. хр.

3. Проведена работа по выявлению особо ценных документов, просмотрены описи на 30000 заголовков, составлена опись особо ценных документов на 13 ед. хр.

4. Проведена необходимая работа по перемещению 2380 коробок и папок в связи с заменой деревянных стеллажей на металлические в хранилище 5-го этажа, а также выдаче и подкладке архивных описей и архивных дел для обеспечения работ по сканированию.


МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ:

1. Проведена плановая проверка наличия и состоянии документов в объёме 39 838 дел, а также усовершенствование и переработка описей дел постоянного хранения в объёме 5188 заголовков.

2. Продолжена работа по выверке учётных документов: были проанализированы учётные документы по 291 фонду: переименования организаций-фондообразователей, даты существования и местонахождения организаций, выверена комплектность, уточнены и дополнены исторические справки.

3. В связи с интенсивным использованием документов, по личному составу в муниципальных архивах была осуществлена подшивка дел, замена обложек, укрепление бумажной основы листов и другой мелкий ремонт дел в количестве 1 642 ед.хр.

4. Объём работ по нумерации составил 179 711 листов, по проверке нумерации – 196 485 тысяч листов.


ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА РФ.

ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО

РАБОТОЙ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ


АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ, ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ:

В отчётном году государственным и муниципальными архивами проводились запланированные мероприятия по приёму архивных документов, составлению списков источников комплектования, оказанию методической помощи по вопросам организации делопроизводства и временного хранения архивных документов в организациях.

1.На ЦЭПМК Архивного комитета и ЭПМК государственного архива утверждены и согласованы:

- описи дел постоянного хранения источников комплектования государственного архива на 6 516 заголовков;

- описи дел по личному составу источников комплектования государственного архива на 19 013 заголовков;

- описи дел постоянного хранения источников комплектования муниципальных архивов на 9 468 заголовков;

- 46 номенклатур дел на 8 870 заголовков дел;

- 28 положений об экспертных комиссиях и архивах;

2. Согласованы 18 списков источников комплектования муниципальных архивов и 18 списков источников комплектования муниципальных архивов документами, относящимися к собственности Ленинградской области.

3. Рассмотрен список источников комплектования государственного архива.

4. Оказывалась методическая помощь территориальным органам федеральных органов государственной власти на территории Ленинградской области, органам государственной власти Ленинградской области и государственным учреждениям по вопросам организации делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов. Особое внимание уделялось вопросам составления номенклатур дел комитетом и управлений администрации Ленинградской области.

5. Организован приём в государственный архив документов от ликвидированных организаций:

- управленческой документации в количестве 150 дел;

- документов по личному составу в количестве 1 257 дел.


МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ:

Организационно-методическая работа муниципальных архивов была направлена на оказание помощи в организации делопроизводства органам местного самоуправления районов, городских, сельских поселений и муниципальным организациям. Всего в течение года муниципальными архивами проведено 40 семинара.

1. Приём документов на хранение в муниципальные архивы от организаций осуществлён в объёме 6 546 дел постоянного хранения и 12 119 дел по личному составу. Муниципальные архивы также продолжили работу по комплектованию аудиовизуальными документами (43 дела).

2. На ЭПК администраций муниципальных образований согласованы описи дел по личному составу на 16224 заголовка, 423 номенклатуры дел, 146 положений об архивах и экспертных комиссиях организаций.

3. Продолжена работа по комплектованию документами личного происхождения, аудиовизуальными документами.


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ


ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ:

Подготовлены:

1. 8 информационных сообщений по запросам организаций.

2. 3 выставки по архивным документам:

- «На страже законности. Из истории российских правоохранительных органов»;

- посвященной 70-летию начала Великой Отечественной войны 1941-1945 годов

- к 200-летию присоединения Выборгской губернии к Великому княжеству Финляндскому в 1811 году: «Из истории Выборгской губернии».

3. 25 статей для публикации в газете «Выборгские ведомости» по истории «Выборгской губернии, в том числе на темы: «Выборгская губерния в период I-ой мировой войны», «История выборгского туризма», «История выборгской таможни», «История выборгской прессы», «История создания выборгских музеев, первого архива» «Очерки о жизни незаурядных выборжан».

4. Проведены 24 экскурсии для 282 человек, в том числе для студентов медицинского и педагогического колледжей, инженерно-экономического университета, учащихся школ города. Совместно с Государственным историко-архитектурным и природным музеем-заповедником «Парк Монрепо» проведен урок краеведческого кружка школы № 11, посвященный герою Отечественной войны 1812 года А. Теслеву.

5. Исполнено:

- 949 запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, о трудовом стаже и зарплате на предприятиях Выборга и Ленинградской области, о проживании и эвакуации из пригородной зоны блокадного Ленинграда, о раскулачивании жителей области, об угоне в плен в период Великой Отечественной войны и т.д.);

- 1641 тематический запрос об отводе земельных участков предприятиям, организациям, гражданам, о предоставлении жилой площади, о домовладениях на территории области, о создании и реорганизации предприятий и учреждений и т.д..

6. Дано 5144 консультации о местах хранения документов, о порядке обращения в архив.

7. Подготовлен проект «Справочника по истории административно-территориального деления районов Ленинградской области, расположенных на территории Карельского перешейка. 1940-1991 гг.».

8. В читальном зале архива в 2011 году работали 109 исследователей, которым выдано 3890 дел.

Темы исследований: «История зданий г. Выборга», «Борьба с детской беспризорностью в РСФСР в 20-30-е годы», «Деятельность Н.К. Рериха в Карелии в 1917-1918 гг.», «Становление и развитие казначейской системы в России», «История семьи героя Отечественной войны 1812 г. А. Теслева», «Крестьянский протест в период НЭПа», «Сайменский канал как торгово-промышленное развитие региона», «Гражданская война в Финляндии. Выборг 1918 г.», «Научная и изобретательская деятельность в Петрограде-Ленинграде 1917-1934 гг.», «Жизнь поэта Яаако Ютейне в Выборге 1813-1855 гг.», «История Староладожского, Линтульского монастырей, Спасо-Преображенского собора», «История народного образования в Выборге» (Выборгская частная финская начальная школа Вилке), история мореходства (о судах с названием «Выборг»).


МУНИЦИПАЛЬНЫЕ АРХИВЫ:

1. Организовано 23 выставки, посвящённые юбилейным и памятным датам.

1.1. К дню Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. – Бокситогорский, Кингисеппский, Волосовский муниципальные архивы

1.2. К 70-летию начала Великой Отечественной войны: «Отголоски прошедшей войны» по письмам граждан - Приозерский муниципальный архив.

1.3. Совместные выставки архивного отдела администрации Тихвинского муниципального района с Тихвинским историко-мемориальным и архитектурно-художественным музеем в городской библиотеке имени Я.И. Бередникова:

- «Снова к прошлому взглядом приблизиться», посвящённая 70-летию освобождения г. Тихвина от немецко-фашистских захватчиков;

- выставка, посвящённая присвоению городу Тихвин звания «Город воинской славы».

1.4. Выставки по архивным документам Приозерского муниципального архива:

- к 66-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне «Возрожденный край: из истории восстановления Приозерья в 1944-1945 годах»;

- к Дню города Приозерска: «Мирный труд на освобожденной земле» - из истории возрождения Кексгольмского района в 1944-1945 годах, «Из истории переселения колхозников в Кексгольмский район в 1945 году».

1.5. Выставки по архивным документам Лужского муниципального архива:

- «Лужские партизаны в борьбе за свободу родного края» (посвящена освобождению Луги и Победе в Великой Отечественной войны);

- «История земли Лужской» (посвящена Дню города).

1.6. Выставки по документам архивного отдела Гатчинского муниципального архива:

- Гатчина – колыбель русской авиации» по документам фонда личного происхождения А.Х.Буша;

- «Восстановление г.Гатчины после освобождения 1944-1945 гг.» (совместная с МУ «Музей истории г. Гатчины»);

- в д. Пудость состоялись первые Краеведческие чтения, в котором принимал участие архивный отдел. Подобранные в архиве документы были использованы в сборнике составленном по итогам данного мероприятия.

1.7. Выставки по документам других муниципальных архивов:

- «Сланцевскому району – 70 лет!» в Сланцевском муниципальном архиве.

- «Всеволожск – вчера, сегодня», подготовленная Всеволожским муниципальным архивом.

- «Любимый сердцу уголок» выставка фотодокументов в Подпорожском муниципальном архиве.

2. Подготовлено 23 статьи для публикации в средствах массовой информации, в том числе:

- «Окно в прошлое»: к 70-летию начала Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. по документам Ломоносовского муниципального архива (газета «Районный вестник»);

- «Защищали небо над Волховом», о деятельности противовоздушной обороны г. Волхова в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., по документам Волховского муниципального архива (газета «Волховские огни»);

- «Восстановление хозяйства г. Гатчины и Гатчинского района после освобождения 1944-1945 гг.» по документам архивного отдела администрации Гатчинского муниципального района;

- к Дню архивов России: «Хранители истории» (о деятельности Гатчинского архивного отдела в 2010 году);

- к 66-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне «…Хотелось, чтобы люди жили в мире…» (по воспоминаниям старожила Приозерского района, члена Приозерской районной организации бывших малолетних узников фашистских лагерей Гоголева А.И.);

- «У минеров было много работы» - из истории деятельности команды минеров Раутовского ОСОАВИАХИМа по разминированию освобожденной территории района в послевоенный период по архивным документам Приозерского архивного отдела;

- «Переселение колхозников в 1945 году» - из истории деятельности переселенческого пункта на ст. Саккола в 1945 году по архивным документам Приозерского архивного отдела;

- о работе архивного отдела по сохранению документальной истории Приозерского района (публикация в литературно-художественном альманахе Приозерского района «В краю озер», подготовленного творческим центром «Наше наследие»);

- «Всеобуч сорок третьего года», «Мобилизованы на заготовку дров» и др.

3. Проведено 7 радиопередач и 1 телепередача, посвящённые юбилейным и памятным датам и основным проблемам развития архивного дела.

4. Проведено 16 экскурсий (для студентов 3 курса Киришского филиала Федерального государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции» (12 чел.) и факультета социально-культурного сервиса и туризма Киришского филиала Санкт-Петербургской академии управления и экономики (12 человек).

5. В 2011 году муниципальными архивами исполнено 23 728 социально-правовых и 26 734 тематических запроса граждан.


ВНЕДРЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ. СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ


В 2011 году сделан серьезный шаг вперед в решении задач информатизации государственного архива.

1. Выполнены 6 мероприятий долгосрочной целевой программы Ленинградской области «Развитие информационного общества в Ленинградской области в 2011-2013 годах», утверждённой постановлением Правительства Ленинградской области от 27 мая 2011 года № 155, общий объём финансирования которых в 2011 году составил 4 327 тыс. руб.:

- установлена локально-вычислительная сеть в государственном архиве на 18 рабочих мест;

- приобретён книжный сканер;

- автоматизированная информационная система КАИСА-архив перенесена на новый более мощный сервер;

- проведены работы по сканированию описей дел и документов фондов государственного архива.

Сканирование выполнялось корпорацией ЭЛАР на планетарном сканере ЭЛАР ПланСкан серии «С» с разрешением 300 dpi в файлы формата JPEG в сером режиме – описи, в цветном режиме – документы. Описи и документы не расшивались.

В результате массового сканирования создано электронных образов в формате PDF: 7601 опись (148 тыс. страниц) и 377 единиц хранения (50450 страниц). На DVD-дисках созданы две копии электронных образов «рабочая» и «архивная».

Электронные образы описей и документов проиндексированы по 5 полям: для описей (номер фонда, номер описи, название описи, количество единиц хранения, крайние даты документов); для единиц хранения (номер фонда и номер описи, номер единицы хранения, заголовок единицы хранения, количество листов, крайние даты документов.

Полученный массив загружен в БД «Путеводитель по архивам Ленинградской области». В настоящее время пользователям читальным залом государственного архива предоставлена возможность просматривать все описи государственного архива в электронной форме.

Также корпорацией ЭЛАР проведена работа по ручному вводу заголовков в базу данных архива в количестве 130 480 дел.

2. За отчётный период произведена привязка фондов в системе КАИСА – Архив к рубрикам Единого классификатора документной информации, внесены изменения и дополнения по 1822 фондам (название фонда, крайние даты документов, переименования, количество единиц хранения, исторические справки и аннотации к фондам), по 1296 организациям – фондообразователям (наименование, крайние даты существования, переименования, историческая справка).

В путеводитель по фондам государственного архива введена информация о 10 000 единицах хранения (заголовок, крайние даты документов, количество листов) – фонды отделов соцобеспечения райисполкомов, нотариальных контор, Лужского дома заключения. Введены все составленные исторические справки, полные и краткие аннотации к фондам.

3. Кроме этого, массивы данных, накопленные муниципальными архивами в программном комплексе «Архивный фонд» были конвертированы в систему КАИСА-Архив и фактически создан единый программно-информационный комплекс «Архивы Ленинградской области» - единая региональная система о составе фондов государственного и муниципальных архивов Ленинградской области. В 2012 году планируется размещение данной системы в сети Интернет, а также представление в читальном зале государственного архива для пользователей с удобным пользовательским интерфейсом и быстрым поиском.

4. Внедрение программного комплекса «Архивный фонд»:

По состоянию на 1 января 2012 года в 17 из 18 муниципальных архивах области установлена 4-я версия ПК «Архивный фонд». В Выборгском муниципальном архиве 4-я версия ПК «Архивный фонд» будет установлена в 2012 году.

В связи с тем, что версия Центрального фондового каталога уже введена в эксплуатацию (размещена на официальном сайте ссылка скрыта) и Росархив планирует размещать справочные данные об архивных фондах, хранящихся в архивных учреждениях субъектов Российской Федерации, то представление резервных копий в Архивный комитет с 2012 года станет обязательным.

В январе 2012 года в архивном комитете был установлен программный комплекс «Фондовый каталог», версия 4.3. которого была предоставлена Федеральным архивным агентством.

На сегодняшний день на основе резервных копий ПК «Архивный фонд» (версия 4.1.), предоставленных муниципальными архивами успешно импортированы в ПК «Фондовый каталог» по 9-ти муниципальным архивам (Бокситогорский, Волховский, Всеволожский, Киришский, Ломоносовский, Лужский, Сосновоборский, Тихвинский, Тосненский).

Информация из ПК «Архивный фонд» по Гатчинскому муниципальному архиву, который перешёл в декабре 2011 года с версии 4.0. на версию 4.3, в Фондовый каталог не включена в связи с тем, что разработчиком программного комплекса до настоящего времени не предоставлена «Утилита импорта данных из Архивного фонда (версия 4.3.) в Фондовый каталог (версия 4.3.)».

При подготовке резервных копий для конвертации данных из ПК «Архивный фонд» (версии 4.0, 4.1) в 7-ми муниципальных архивах, а также в государственном архиве возникли технические трудности, которые в настоящее время не удалось устранить. В связи с этим в ПК «Фондовый каталог» были импортированы копии массивов данных по состоянию на 1 января 2010 года из ПК «Архивный фонд» (версия 3) по 6-ти муниципальным архивам. При этом импорт данных из 3-й версии ПК «Архивный фонд» по государственному архиву и Кингисеппскому муниципальному архиву также не удалось обеспечить по техническим причинам.

В 2012 году архивным комитетом планируется провести анализ данных внесенных в программный комплекс «Архивный фонд» и подготовить рекомендации для муниципальных архивов по исправлению ошибок ведения базы данных.

5. Продолжено ведение следующих тематических баз данных

5.1. государственном архиве:

- «Наградная картотека», содержащая сведения о награждениях жителей Ленинградской области орденами и медалями за 1944-1982 годы;

- «Генеалогия», содержащая персональные сведения о лицах, проживающих на территории Выборгской губернии в XVIII-XX вв. (в качестве источников информации при заполнении базы данных используются метрические книги Выборгского духовного правления Санкт-Петербургской духовной консистории).

5.2. муниципальных архивах:

- «Распорядительные документы органов государственной власти и местного самоуправления» (создаются по решениям и распоряжениям районных (городских) Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также по постановлениям и распоряжениям администраций муниципальных образований (ведутся в 7 муниципальных архивах);

- «Землепользование» - по распорядительным документам органов государственной власти и местного самоуправления о землепользовании и разрешении строительства домов (создается в 1 муниципальном архиве).

Работа по оцифровке архивных документов в муниципальных архивах Ленинградской области не проводилась.


В целом на развитие архивного дела в бюджете Ленинградской области в 2012 году предусмотрены средства в сумме 71 495 тыс. рублей, из них:

плановые ассигнования составят 20 538 тыс. рублей (в т.ч. 6 000 тыс. рублей на установку противопожарных систем), на информатизацию в области архивного дела выделено 1 710 тыс. рублей, для завершения работ по реконструкции архивохранилища – 49 247 тыс. рублей.

Субвенции бюджетам муниципальных образований составят 7 225,35 тыс. руб.