4 Правила оформления деловой переписки

Вид материала

Содержание

Письма претензионного характера
Пример оформления письма-напоминания
Пример оформления письма-требования
Оао «астрон»
Пример оформления письма-рекламации
Пример оформления письма-поздравления

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

^ Письма претензионного характера

Данную группу образуют следующие виды писем:

письмо-напоминание
письмо-требование
претензионное письмо (письмо-рекламация)

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание – ссылка скрыта, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на офици-альный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

П

исьмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

«Напоминанием Вам…»;
«Вторично напоминаем Вам…»;
«Обращаем Ваше внимание на то, что…»;
«Ставим Вас в известность, что…».

Письмо-напоминание оформляется на ссылка скрыта. Обязательными ссылка скрыта письма-напоминания являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта, ссылка скрыта.

^ Пример оформления письма-напоминания:

Письмо-требование

Письмо-требование – ссылка скрыта, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимос-ти выполнения обязательств и излагаются действия, которые последуют, если обязатель-ства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;
«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;
«Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.».

Описание действий, которые последуют в случае неисполнения адресатом своих обязательств, может формулироваться следующим образом:

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...»;
«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»;
«В противном случае мы не несем ответственности за последствия...» и т.п.

^ Пример оформления письма-требования:

Претензионное письмо (письмо-рекламация)

Претензионное письмо (письмо-рекламация) (лат. reclamatio - возражение, неодоб-рение) - ссылка скрыта, цель которого возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
конкретные требования составителя претензии (требование замены нека-чественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне ссылка скрыта (или с уведомле-нием о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обосно-ванность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Доку-менты приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляю-щая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например:

О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…
Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…
В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…
При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения:

В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар;»
Возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____;
компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

ОАО «Пром» Генеральному директору

^ ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара 440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12 ул Попова, 11

тел (095) 70 43 00

1.03.2002 № 78

О предъявлении претензии

Уважаемый Петр Иванович!

Мы официально заявляем Вам рекламацию на задержку в передаче технической документации на универсальный комплекс оборудования, по контракту № 78.

В связи с этим мы настаиваем на возмещение всех расходов в сумме двух тысяч долларов.

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам свое решение.

С уважением,

Директор П.И. Лядов

Лосева Наиля Александровна

(095) 54 85 69

^ Пример оформления письма-рекламации:

Письма, связанные с выражением внимания и участия (этикетные письма)

Данную группу образуют следующие виды писем:

письмо-поздравление
письмо-благодарность
письмо-соболезнование
письмо-извинение

Письмо-поздравление

Письмо-поздравление – ссылка скрыта, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельнос-ти лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.

Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках, но и на специаль-ной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Компания «Дикая Орхидея» от всей души поздравляет Вас
с новогодними праздниками!

Верим, что прошедший год принес Вам много новых достижений

и приятных событий.

Надеемся, что и в Новом 2009 году наше сотрудничество поможет

вместе подняться еще на несколько ступеней вверх.

Счастья Вам, крепкого здоровья и благополучия!

С Новым Годом!

Директор ООО «Черная Орхидея» А.В. Веролайнина

^ Пример оформления письма-поздравления

Письмо-благодарность

Письмо-благодарность – ссылка скрыта, направляемое организации, долж-ностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

П

исьмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

«Благодарим за оказанную помощь в ...»;
«Выражаем Вам свою благодарность за ...»;
«Позвольте Вас поблагодарить за…»;

Обязательными ссылка скрыта письма-благодарости являются: ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта, ссылка скрыта (при составлении письма на бланке формата А4), ссылка скрыта.

: Пример оформления письма-благодарности

Письмо-соболезнование

Письмо-соболезнование – ссылка скрыта, направляемое в трагических или печальных жизненных обстоятельствах (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.

Письмо соболезнование относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.

При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе. При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.

Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.

Основные формулировки:

Мы выражаем -

Выражаем (выражаю) Вам (вам)…
Позвольте выразить…
Мы приносим Вам (вам)…
Я выражаю Вам (вам)…
Я обращаюсь к Вам со словами…

Мы свидетельствуем Вам (вам) наше (наши)…

… (наше) сожаление… … (наше) сочувствие… … (наши) соболезнования… … глубокое (глубокие)… …искреннее (искренние)…
… глубокое и искреннее (глубокие и искренние)…

в связи с…

… невозможностью…
… невыполнимостью…
… тем, что по не зависящим от нас обстоятельствам мы не можем.
… постигшим Вас (вас) несчастьем…
… постигшим Вас и Ваших близких горем…
… постигшими Вашу организацию неприятностями…

Мы разделяем -

… Ваши (ваши) чувства…
… Вашу боль…
… Вашу скорбь…
… Вашу печаль…
… Ваше огорчение…
… Ваше разочарование…
… горькие… … сердечную… … неизбывную… … неизгладимую… … чрезвычайное… … глубокое…

Мы понимаем Ваши чувства…

Мы заявляем о поддержке и участии…
Мы воздаем должное… безмерно сожалеем… сопереживаю… исполнен печали…

Дополнительные формулировки:

… от имени…
… от имени и по поручению…
… от имени сотрудников… и от себя лично…
… от имени руководства организации…
… от лица общественности…
… от своего имени…

Уважаемые господа

Мы глубоко скорбим о смерти (имя) и выражаем всему вашему коллективу свое сочувствие. (Имя) всегда был нашим надежным партнером, и мы всегда будем помнить его добрые дела по отношению к нашей компании в прошлом и понимаем, как его будет не хватать всем, кто его знал.

Примите наши искренние соболезнования.

Пример оформления письма-соболезнования

Письмо-извинение

Письмо-извинение - ссылка скрыта, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.

Начинать письмо-извинение лучше с выражения сожаления, личной обеспокоен-ности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут / были предпри-няты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем.

План письма может быть такой:

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

2. Выражение сожаления.

3. Извинение.

4. Объяснение действий компании.

5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

Приносим свои извинения за то, что…
Позвольте принести (вам) свои извинения за…
Искренне сожалеем, что…
Примите наши искренние извинения за…

Письмо-извинение должно быть искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны. Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.

Уважаемые господа!

Приношу Вам свои извинения за недостоверные сведения о некоторых действиях вашей компании, изложенные в моем выступлении на семинаре в Информационном центре 27.03.2000.

Эта информация попала в текст выступления из-за ошибки моего референта, который уже получил взыскание.

Для исключения возможных негативных последствий произошедшего мною всем участникам семинара направлены письменные сообщения с отказом от той части выступления, в которой содержались недостоверные сведения.

Еще раз прошу извинить меня.

Пример оформления текста письма-извинения:

Blog

4 Правила оформления деловой переписки

Содержание