Geum.ru

О регламенте префектуры Северного административного округа города Москвы

Вид материалаРегламент

Содержание


Основные требования к оформлению договоров и соглашений
Общие положения
Согласование проекта государственного контракта (дополнительного соглашения) и его подписание
Регистрация и хранение государственного контракта, (дополнительного соглашения)
Дополнительные соглашения
Контроль и ответственность
Регламент подготовки, согласования, утверждения исходной документации для размещения государственного заказа
Организация работы со служебными документами и обращениями граждан
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
^

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОГОВОРОВ И СОГЛАШЕНИЙ

    1. Порядок работы с государственными контрактами (договорами), дополнительными соглашениями и документами об их исполнении в префектуре Северного административного округа города Москвы
      1. ^ Общие положения
        1. Порядок подготовки, оформления, подписания проектов государственных контрактов (договоров), дополнительных соглашений и документов об их исполнении (далее – проекты), заключаемых префектурой с юридическими лицами определяется Бюджетным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», законом о бюджете города Москвы на соответствующий финансовый год и иными правовыми актами города Москвы, а также приказами префектуры и настоящим Порядком.
        2. Разработка проектов осуществляется структурными подразделениями префектуры в соответствии с профилем их деятельности в целях выполнения возложенных на них положением о структурном подразделении и положением о префектуре задач и функций в пределах установленных действующим законодательством полномочий.
        3. Руководитель структурного подразделения организует подготовку проекта, назначает исполнителя из числа подчинённых ему сотрудников.
        4. На исполнителя возлагается разработка или доработка проекта, визирование, согласование, передача его на подписание и другие обязанности, связанные с подготовкой проекта. Исполнитель подготавливает и изучает текст проекта, устраняет ошибки и опечатки, проверяет наличие необходимых приложений, запрашивает и формирует документы, необходимые для его согласования и подписания.
      2. Организация разработки проекта
        1. Разработка проекта государственного контракта, заключаемого в результате проведения торгов или запроса котировок
          1. Разработка государственного контракта, заключаемого в результате проведения торгов или запроса котировок, осуществляется в ходе подготовки документации по проведению соответствующих торгов, извещения о проведении запроса котировок.
          2. После проведения соответствующей процедуры ответственный за её проведение исполнитель в течение установленного федеральным законодательством срока передает проект государственного контракта участнику размещения заказа. При этом государственный контракт составляется путем включения в него, предложенных участником условий исполнения государственного контракта.
        2. ^ Согласование проекта государственного контракта (дополнительного соглашения) и его подписание
          1. Исполнитель оформляет лист согласования к проекту.

Лист согласования визируют: исполнитель, руководитель структурного подразделения, ответственного за разработку проекта, заместитель (первый заместитель) префекта, курирующий соответствующее структурное подразделение, начальник (заместитель начальника) Правового управления, начальник (заместитель начальника) Управления экономической политики и перспективного развития, начальник (заместитель начальника) Управления финансирования учета и отчетности.

Согласующие лица отражают итоги рассмотрения в листе согласования.
          1. При наличии замечаний исполнитель в течение одного рабочего дня дорабатывает проект с учетом замечаний.
          2. Разногласия при согласовании проекта разрешаются префектом или уполномоченным им заместителем.
          3. Доработка государственного контракта, заключаемого в целях размещения государственного заказа, осуществляется в рамках, предусмотренных действующим законодательством.
          4. После завершения согласования проекта исполнитель направляет в Сектор по организации конкурсов и аукционов префектуры (далее-Сектор) оператору ЕАИСТ, который направляет проект на согласование победителю, в случае проведения аукциона в электронном виде, либо исполнитель самостоятельно направляет проект на согласование победителю, если был проведен открытый конкурс или запрос котировок.
          5. Подготовленный и согласованный проект с приложениями, листом согласования и другими необходимыми документами передается для подписания префекту или уполномоченному им лицу не позднее чем за два дня до окончания срока, отведённого для заключения контракта.
        1. ^ Регистрация и хранение государственного контракта, (дополнительного соглашения)
          1. Сведения о заключении государственного контракта направляются в установленном порядке в орган, уполномоченный на ведение реестра контрактов, посредством системы ЕАИСТ. Исполнитель передает один оригинальный экземпляр оператору ЕАИСТ префектуры, для внесения в ЕАИСТ сведений о заключении государственного контракта. Исполнитель несет ответственность за своевременную передачу оператору ЕАИСТ вышеуказанных документов.
          2. Подписанный и зарегистрированный в ЕАИСТ контракт с листом согласования, и всеми необходимыми приложениями передается в Управление финансирования учета и отчетности для оплаты и хранения.
          3. Экземпляр контракта, предназначенный для победителя, передается исполнителем уполномоченному победителем лицу под роспись либо направляется почтой. При этом в журнале регистрации делаются соответствующие отметки.
      1. Документы об исполнении государственных контрактов (дополнительных соглашений)
        1. Акт сдачи-приемки товаров, работ, услуг
          1. Исполнение контракта, заключенного в результате размещения заказа для государственных нужд, в целом или его отдельного этапа (части) фиксируется соответствующим актом сдачи-приемки товаров, работ, услуг (далее – акт сдачи-приемки).
          2. Акт сдачи-приемки представляется в префектуру победителем в порядке, установленном контрактом.
          3. Согласование акта сдачи-приемки производится в предусмотренный контрактом срок на оборотной стороне экземпляра акта, предназначенного для префектуры. Согласование включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку и дату согласования. Отдельный лист согласования к акту сдачи-приемки не оформляется.
          4. Акт сдачи-приемки визируют: исполнитель, руководитель структурного подразделения, заместитель (первый заместитель) префекта, курирующий соответствующее структурное подразделение, начальник (заместитель начальника) Управления экономической политики и перспективного развития, начальник (заместитель начальника) Управления финансирования учета и отчетности префектуры.
          5. В случае если государственным контрактом предусмотрена отчетная документация (например, результаты мониторинга, фотоотчеты о мероприятиях и т.д.) исполнитель собственноручно расписывается на оборотной стороне акта сдачи-приемки и указывает, что данные материалы им получены в полном объеме и находятся на ответственном хранении.
          6. Согласованный акт сдачи-приемки исполнитель передает на подписание префекту или уполномоченному им лицу.
          7. Префект или уполномоченное им лицо по своему усмотрению подписывает акт либо направляет его на доработку или отказывает в подписании акта.
          8. Сведения об исполнении государственного контракта направляются в установленном порядке в орган, уполномоченный на ведение реестра контрактов, посредством системы ЕАИСТ. В день подписания акта сдачи-приемки, подтверждающего исполнение государственного контракта, исполнитель передает копии подписанных акта и приказа оператору ЕАИСТ префектуры, для внесения в ЕАИСТ сведений об исполнении государственного контракта.
        2. ^ Дополнительные соглашения
          1. При необходимости заключения дополнительных соглашений по действующим государственным контрактам, либо ведения переписки по вопросам их исполнения, подготовка соответствующих документов возлагается на исполнителя.
          2. Организация разработки проектов дополнительных соглашений по любым государственным контрактам осуществляется на основании поручения префекта, первого заместителя префекта или заместителя префекта, курирующего соответствующее структурное подразделение.
          3. Проекты дополнительных соглашений проходят согласование, подписание, регистрацию и хранение в соответствии с настоящим порядком, с учётом особенностей, изложенных в настоящем Регламенте.
          4. Сведения об изменении государственных контрактов направляются в реестры контрактов в порядке, установленном п. 4.1.
        3. Сроки подготовки, согласования и подписания документов
          1. В случае если не установлен иной срок, подготовка, согласование проекта, подписание и регистрация (присвоение учетного номера) государственного контракта в префектуре осуществляется в течение 10 календарных дней.
          2. Указанный срок может быть продлён в случае необходимости получения согласования проекта от других структур, за исключением срока заключения контракта в результате проведения конкурса, аукциона или запроса котировок, а так же других случаев, когда предельный срок заключения договора (соглашения, государственного контракта) оговорен действующим законодательством либо соответствующим поручением.
          3. Срок рассмотрения проекта подразделениями и срок подписания, регистрации (присвоения учетного номера) договора (соглашения, государственного контракта), а также срок доработки проекта, направления запросов, уведомлений и совершения других действий, необходимых для подготовки и подписания проекта не должен превышать двух рабочих дней. При необходимости указанный срок может быть продлен по согласованию с начальником соответствующего управления.
          4. Срок направления сведений в реестр контрактов о государственном контракте, а также о его изменении, исполнении (расторжении) не может превышать трех рабочих дней с даты его заключения. Ответственность за соблюдение указанного срока несет оператор ЕАИСТ, в обязанности которого входит внесение соответствующих данных.
        4. ^ Контроль и ответственность
          1. При подготовке и согласовании проектов государственных контрактов (дополнительных соглашений) определяется следующий порядок ответственности визирующих лиц:
          • Начальник управления, инициировавшего разработку проекта, и первый заместитель (заместитель) префекта, курирующий соответствующее структурное подразделение, несут ответственность за предмет (содержание) государственного контракта, дополнительного соглашения, а также приложений к ним.
          • Начальник (заместитель начальника) правового управления несет ответственность за соответствие контракта правовым актам Российской Федерации и города Москвы.
          • Заместитель префекта и начальник Управления финансирования и учета отчетности несут ответственность за финансовую составляющую проекта.
          1. Контроль за выполнением сроков разработки, подписания контрактов и дополнительных соглашений, актов сдачи-приемки к ним несет ответственное лицо.
          2. Контроль за направление сведений о государственных контрактах, их изменении, исполнении (расторжении) в реестр контрактов в соответствии с действующим законодательством и настоящим порядком осуществляет Сектор.
          3. При нарушении положений настоящего порядка виновные несут дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством о прохождении государственной гражданской службы города Москвы.
    1. ^ Регламент подготовки, согласования, утверждения исходной документации для размещения государственного заказа

Подготовка, согласование, утверждение исходной документации государственными заказчиками для размещения административных процедур.
      1. Подготовка, согласование, утверждение исходной документации в Северном административном округе для размещения административных процедур включают в себя следующие административные действия:
      • Государственным заказчиком утверждается исходная конкурсная документация (документация об аукционе в электронной форме): заявка Приложения 1, техническое задание в виде смет, расчетов, адресного списка, проекта государственного контракта.
      • Исходная конкурсная документация (документация об аукционе в электронной форме) направляется на согласование главному распорядителю бюджетных средств – префектуре Северного административного округа города Москвы.
      1. Согласование производится заместителем префекта по направлению размещения административных процедур, в соответствии с предметом государственного заказа, заместителем префекта Управления экономической политики и перспективного развития, заведующим сектором по организации и проведению конкурсов и аукционов.
      2. Утвержденная и согласованная исходная конкурсная документация (документация об аукционе в электронной форме) размещается в оперативном календаре ЕАИСТ для согласования контролирующими органами.

Согласованная административная процедура публикуется в ЕАИСТ, и размещается на официальном общероссийском сайте.
      1. Дата, время проведения административной процедуры на Единой торговой площадке префектуры Северного округа фиксируется в «журнале проведения административных процедур» в секторе по организации и проведению конкурсов и аукционов.
    1. Порядок приема исходной документации для размещения административных процедур. Регистрация государственных контрактов сектором по организации и проведению конкурсов и аукционов.
      1. Сектор по организации и проведению конкурсов и аукционов (далее Сектор) руководствуется в работе положением о Секторе, должностными инструкциями.
      2. Специалистом Отдел регистрируется в журнале «регистрации административных процедур» исходная конкурсная документация (документация об аукционе в электронной форме), котировочная заявка, поданная не позднее 10 рабочих дней до даты публикации извещения, указанной в плане-графике.

В течение 3 рабочих дней исходная конкурсная документация (документация об аукционе в электронной форме), котировочная заявка согласовывается Заведующим Сектором, после чего административная процедура размещается в оперативном календаре ЕАИСТ.
      1. В случае замечаний исходная конкурсная документация (документация об аукционе в электронной форме), котировочная заявка направляется исполнителю соответствующего Управления (далее - исполнитель) с перечнем замечаний, о чем делается соответствующая запись в журнале «регистрации административных процедур».

Не позднее 2-х рабочих дней исполнитель устраняет указанные замечания и возвращает заявку в Сектор, о чем делается соответствующая запись в журнале «регистрации административных процедур».

Прием исходной конкурсной документации (документация об аукционе в электронной форме), котировочной заявки осуществляется Сектором не позднее 15 час. 00 мин. текущего рабочего дня.
      1. Сотрудник Сектора не позднее 3 рабочих дней размещает в оперативном календаре административную процедуру. После согласования административной процедуры компетентными органами, исполнитель формирует извещение о проведении конкурсов, аукционов, котировок.

Далее Сектор действует в соответствии с частью 2, 3 технического регламента префектуры, утверждаемого…
      1. При подготовке государственного контракта государственный заказчик руководствуется Приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 09.07.2009 г. № 70-01-92/9.
      2. Регистрация государственного контракта по итогам проведения административных процедур производится не позднее 3 дней с момента заключения контракта.
      3. Специалистом Сектора (специалистом государственного заказчика) регистрируется в журнале «приема государственных контрактов для регистрации» заявка на регистрацию государственного контракта согласно Приложения 3, государственный контракт.

Прием заявки на регистрацию государственного контракта, (регистрацию дополнительного соглашения, исполнение, расторжение) осуществляется Сектором не позднее 15.00 часов текущего рабочего дня.

Представление заявки на регистрацию государственного контракта позднее 3 дней с момента заключения контракта подается с указанием причин пропущенного срока.
      1. Для внесения сведений об исполнении (завершении) государственного контракта в Сектор необходимо предоставить следующую информацию (не позднее дня указанного в сроке исполнения контракта):
      • плановая дата окончания контракта;
      • сумма обязательств по контракту;
      • сумма оплат по контракту;
      • фактически выполнено на сумму;
      • фактическая дата окончания контракта (если обязательства выполнены досрочно);
      • причина окончания контракта;
      • копия документа, подтверждающего окончание контракта (акт о завершении работ, платежное поручение).

Представление сведений позднее 3 дней подается с указанием причин пропущенного срока.

  1. ^ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

В префектуре установлена смешанная система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами Мэра Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти префектуры и децентрализованную - с документами управ районов Северного административного округа города Москвы.
    1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов.
      1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан (далее – корреспонденция) в префектуре осуществляется следующими способами:
      • фельдъегерской службой;
      • почтовым отделением;
      • нарочными, курьерами;
      • лично гражданами (при обращении в окно приема корреспонденции префектуры);
      • с использованием официального сервера САО в сети Интернет;
      • с использованием телеграфной связи;
      • с использованием электронной почты.
      1. Прием и отправка документов в префектуре (в т.ч. полученной по факсимильной связи и электронной почте) производится централизованно, за исключением, телефонной связи.

Документы переданные, либо полученные с использованием факсимильной связи, электронной почты, с официального сервера САО префектуры, без использования в установленном порядке технологии электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.
      1. Централизованный прием и отправку документов с использованием факсимильной связи, кроме документов с официального сервера Северного административного округа в сети Интернет осуществляет Отдел приема, обработки и хранения документов (далее — Отдел).

Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации и имеющих информационное значение (сводки, информация).

Прием и отправку документов с официального сервера Северного административного округа в сети Интернет осуществляет Управление координации деятельности территориальных органов и информационной работы с населением префектуры.

Интернет-письма граждан и юридических лиц, в том числе заключения аккредитованных Министерством юстиции Российской Федерации независимых экспертов в области антикоррупционной экспертизы, оформляются на официальном сервере Северного административного округа в сети Интернет.
      1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции осуществляется Отделом.
        1. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые в Окно приема документов префектуры Отдела, принимаются только при вскрытых конвертах.
        2. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя ставятся штамп префектуры, дата и подпись сотрудника префектуры, принявшего документ, на копии документа - штамп префектуры с указанием даты приема.
        3. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней по просьбе гражданина ставится штамп префектуры с указанием даты поступления документа в Префектуру.
        4. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из Аппарата Мэра и Правительства Москвы и других вышестоящих организаций и административных органов, а также, в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными по приемной префекта с последующей передачей в Отдел с оформлением в журнале приема – передачи корреспонденции (с обязательным письменным указанием, какие документы в оперативном порядке доложены непосредственно префекту или лицу, исполняющему его обязанности).

Указанная корреспонденция передается в Отдел для ее обработки не позднее 8.30 следующего рабочего дня.
        1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.
        1. При приеме корреспонденции все конверты с документами, поступившие в префектуру, вскрываются начальником Отдела.

В случае если в конверте имеется срочная корреспонденция, конверт с документами, поступившими фельдсвязью, вскрывается дежурным сотрудником Отдела. Документы со сроком исполнения до двух рабочих дней по возможности передаются на исполнение незамедлительно.

Почтовые конверты вскрываются в день получения в почтовом отделении.

Проверенные документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой "лично" передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.
        1. При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
        1. В случае отсутствия установленных нормативными документами необходимых реквизитов корреспондента, письмо считается анонимным и рассмотрению не подлежит.
        2. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в Отдел до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей в Отдел после 14.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
        1. На документы, требующие срочного рассмотрения и имеющие пометку срочности, адресованные префекту, поступившие из Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, правительственные телеграммы проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) и времени.
        2. Заявления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, манифестаций, забастовок и т.д., принимаются Службой «одного окна» и на них проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) и времени.
      1. Начальник Отдела распределяет между сотрудниками отдела документы для регистрации.
      2. Зарегистрированные документы передаются в Контрольный отдел для дальнейшей подготовки проектов резолюций префекта и руководителя аппарата префектуры в ранге заместителя префекта.
      3. Письма, адресованные заместителям префекта, не требующие подготовки проекта резолюции префекта и руководителя аппарата префектуры в ранге заместителя префекта, передаются для рассмотрения по принадлежности вопросов.
      4. Внутренняя доставка входящих, исходящих и других документов по направлениям деятельности префектуры, осуществляется ответственными за делопроизводство и контроль работы с документами сотрудниками структурных подразделений префектуры, под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося) два раза в день - в 09.00 и 15.00.
      5. В случае если документ имеет срок исполнения до одного дня, начальник Отдела приглашает ответственных за делопроизводство у исполнителей для вручения документа