Учебная программа курса Министерство образования и науки Российской Федерации Владивостокский государственный университет экономики и сервиса

Вид материала

Содержание

Организационно-методические указания
Требования к знаниям и умениям в соответствии
Объем и сроки изучения курса
Основные виды занятий и особенности их проведения
Виды контроля знаний студентов и их отчетности
Тематический план курса «Документоведение»
Наименование темы
Всего третий семестр
Всего четвертый семестр
Тема 1. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения
Тема 2. Источники и литература
Тема 3. Понятия «информация» и «документ»
Тема 4. Функции документов
Тема 5. Способы документирования
Тема 6. Материальные носители информации
Тема 7. Оригинальность документа
Тема 8. Подлинность документа
Тема 9. Копийность документа
Тема 10. Формуляр документа и его составные части
Тема 11. Создание и развитие традиционной формы документа
...
Полное содержание

Подобный материал:

1 2 3 4

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебная программа курса

Министерство образования и науки Российской Федерации

Владивостокский государственный университет экономики и сервиса

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебная программа курса

по специальности

350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Владивосток

Издательство ВГУЭС

2005

ББК **.**

Учебная программа по дисциплине «Документоведение» составлена в соответствии с требованиями государственного стандарта России. Предназначена для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Составитель: Царева Н.А., канд. пол. наук, доцент, кафедра ГТАП.

Утверждена на заседании кафедры ГТАП г., протокол №

Рекомендована к изданию методическим советом института Права ВГУЭС г., протокол №

© Издательство Владивостокского
государственного университета
экономики и сервиса, 2005

Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Все большее значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, обуславливают актуальность курса «Документоведение».

Курс «Документоведение» предназначен для студентов, обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Особое место данного курса в профессиональной подготовке обусловлено тем, что он входит в цикл общепрофессиональных дисциплин. Знания и навыки, получаемые студентами в результате изучения дисциплины, необходимы для изучения курсов документоведческого цикла «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Информационное обеспечение управления», «Документная лингвистика», «Организационное проектирование».

Изучение данного курса тесно связано с такими дисциплинами, как «Современная организация государственных учреждений России», «Технические средства управления», «Вычислительная техника и программирование», «Архивоведение».

Специфика данной учебной дисциплины обусловлена тем, что учебный материал занятий рассматривается в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативными документами. Курс «Документоведение», изучающий правовую базу документирования, связан с дисциплинами: гражданское, трудовое, информационное, административное право.

Программа дисциплины «Документоведение» федерального компонента цикла общепрофессиональных дисциплин составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», на основе примерных программ, рекомендованных Учебно-методическим объединением по образованию РГГУ и утвержденных Министерством образования Российской Федерации по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» 14.03.2003 (ОПД. Ф.12 Общепрофессиональные дисциплины. Федеральный компонент).

Организационно-методические указания

Целью настоящего курса является углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

показать взаимосвязь информации и документа;
проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования и материалов для фиксации информации;
проанализировать процесс складывания и развития формуляра документа;
проанализировать процесс формирования и развития систем документации;
выявить и показать тенденции унификации и стандартизации как отдельных форм документов, так и систем документации в целом;
ознакомить с современными требованиями к документам;
привить навыки анализа документа;
привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом.

Курс документоведения является общепрофессиональной дисциплиной учебного плана, поэтому ставит своей задачей и изучение современных проблем документирования информации, направлений совершенствования документационного обеспечения.

Требования к знаниям и умениям в соответствии

с квалификационной характеристикой выпускника

В результате изучения курса студент должен знать:

документоведческую терминологию и методы;
нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;
способы и средства документирования;
закономерности развития документа;
структуру документа;
характеристику и состав унифицированных систем документации;
типовой состав систем документации учреждений любой организационно-правовой формы;
правила составления и оформления документов;
критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов;
порядок организации документов в комплексы.

Студент должен уметь:

унифицировать и проектировать формы документов;
составлять документы с использованием языковых вариантов в зависимости от назначения содержания и вида документа;
унифицировать тексты документов;
оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов;
внедрять унифицированные формы документов;
определять историческую и практическую ценность документов.

Объем и сроки изучения курса

Курс «Документоведение» изучается в течение двух (3-4) семестров общим объемом 196 часов, из них 102 часа аудиторных занятий (68 часов лекций и 34 часа практических и семинарских занятий) и 94 часа самостоятельной работы.

Основные виды занятий и особенности их проведения

при изучении данного курса

Программой курса предусмотрено чтение лекций, проведение семинарских и практических занятий, выполнение курсовых работ. Научное содержание лекционного курс отражает основополагающие вопросы и проблемы документоведения, современные научные концепции, понятия, идеи. Лекции раскрывают основные проблемы по каждой теме курса «Документоведение».

Практические и семинарские занятия проводятся по темам курса, требующим приобретения практических навыков работы с документами, закрепления теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы над учебным материалом. При подготовке к практическим и семинарским занятиям студентам необходимо тщательно изучить рекомендованную литературу, отдельные источники законспектировать, подготовить краткий конспект устного ответа.

Освоение курса предполагает, помимо посещения лекций и семинарских, практических занятий, выполнение курсовой работы. Особое место в овладении данным курсом отводится самостоятельной работе при подготовке документации по результатам деловой игры «Организуй свое предприятие».

Виды контроля знаний студентов и их отчетности

Формами контроля усвоения студентами учебного материала являются зачет в 3 семестре и экзамен в 4 семестре. Их цель – проверить теоретический уровень знаний студента, выявить навыки применения полученных знаний в решении практических задач. Преподаватель систематически проверяет наличие у студентов конспектов лекций, на практическом (семинарском) занятии плана-конспекта устного ответа.

Текущий контроль заключается в проверке полученных знаний по каждой теме во время семинарского или практического занятия. Формы - устный опрос, письменное тестирование. Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного объема материала (несколько тем). Формы – устный опрос, письменное тестирование.

Предусматривается написание курсовой работы. Изучение курса студентами завершается экзаменом в четвертом семестре. Обязательным условием допуска студента к экзамену является выполнение курсовой работы и представление документов по итогам деловой игры «Организуй свое предприятие».

Важным фактором при ответе является умение экзаменуемого оперировать ссылками на законодательные акты и нормативные, инструктивные, методические документы. При оценке знаний студента на экзамене по дисциплине «Документоведение» преподаватель руководствуется следующими критериями: правильность, сочетание полноты и лаконичности, логика и аргументированность ответов; ориентирование в специальной литературе; культура ответа. Таким образом, на экзамене оценивается не только содержание ответа, но и форма его изложения.

Тематический план курса «Документоведение» характеризует структуру дисциплины с учетом видов организации учебного процесса (лекции, практические занятия, курсовые работы, самостоятельная работа студентов) на основании учебного плана.

Тематический план курса «Документоведение»

№№	Наименование темы	Всего часов	Лекции	Практ. занятия	Самост. работа
	1. Назначение курса, источники и литература	18	4	4	10
1.	Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения	2	2
2.	Источники и литература	16	2	4	10
	2. Документ, его функции и способы документирования	26	12	4	10
3.	Понятия «информация» и «документ»	5	2	1	2
4.	Функции документов	5	2	1	2
5.	Способы документирования	14	6	2	6
6.	Материальные носители информации	2	2
	3. Признаки документа	4	4
7.	Оригинальность документа	2	2
8.	Подлинность документа	1	1
9.	Копийность документа	1	1
	4. Структура документа	49	14	9	26
10.	Формуляр документа и его составные части	2	2
11.	Создание и развитие традиционной формы документа	10	2	2	6
12.	Формуляр современного управленческого документа	22	6	4	12
13.	Текст документа	10	2	2	6
14.	Унификация текста документа	5	2	1	2
	Всего третий семестр	97	34	17	46
	5. Системы документации	14	6	2	6
15.	Складывание систем документации	4	4
16.	Унифицированные системы документации	4	2	2	6
	6. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы	60	12	12	36
	7. Совершенствование документационных процессов	8	8
17.	Регламентация процессов документообразования	2	2
18.	Использование новых технологий в документировании	6	6
	8. Комплексы документов	13	4	3	6
	9. Научно-историческая и практическая ценность документа	4	4
	Всего четвертый семестр	99	34	17	48
	Всего	196	68	34	94

Содержание курса

Раздел 1. Назначение курса, источники и литература

Тема 1. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения

Документ – основной объект документоведческих исследований. Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технической революции на развитие документа. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Связь документоведения с другими научными дисциплинами. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

Тема 2. Источники и литература

Законодательные акты, нормативные материалы XVI – начала XX в. Письмовники. Методические разработки. Руководства по делопроизводству. Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ. Законодательные акты и нормативные документы. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Периодические издания. Литература. Справочные издания.

Раздел 2. Документ, его функции и способы документирования

Тема 3. Понятия «информация» и «документ»

Понятия «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения.

Возникновение документа, его назначение. Трансформация понятия «документ». Документ – объект исследования теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Понятие «электронный документ». Определение документа в государственных стандартах.

Законодательные акты об обязательности документирования информации. Назначение документной информации. Оперативная и историческая (ретроспективная) документная информация как единая информационная система.

Тема 4. Функции документов

Понятие «функция документа». Зависимость понятия «документ» от его функции. Социальная природа документа. Информационная, культурная, коммуникативная функция. Функция защиты информации.

Управленческая функция и ее значение в организации управления. Правовая функция. Функция учета. Функция документа как исторического источника.

Функции постоянно действующие и функции оперативные. Полифункциональность документа.

Тема 5. Способы документирования

Предметный и знаковый способы передачи сообщений. Понятие «способ документирования». Этапы развития способов документирования.

Начертательный способ закрепления и передачи информации. Текстовое документирование. Пиктографическое письмо и его особенности. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время.

Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма. Развитие графики русского письма. Стенография. Применение текстового документирования.

Техническое документирование. Основные группы технической документации. Виды технических документов. Области применения технического документирования.

Фотодокументирование. Значение фотографии как способа фиксации информации. Применение фотодокументов.

Кинодокументирование. Понятие «кинодокумент». Виды кинодокументов. Видеозапись.

Фонодокументирование. Его особенности, области применения.

Современные способы документирования с использованием новых технологий.

Тема 6. Материальные носители информации

Носители информации. Древнейшие материалы для письма. Материалы для письма в Передней Азии (клинописные таблички). Изготовление и применение папируса. Использование для письма пергамента, бересты и других материалов.

Изобретение бумаги, ее достоинства, обусловившие повсеместность ее распространения. Водяные знаки (филиграни). Средства и орудия письма и их влияние на развитие графики письма.

Материалы для технического документирования. Материалы для фотокинодокументирования. Видеограммы. Материалы для фонодокументирования. Компьютерные носители информации.

Влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа.

Раздел 3. Признаки документа

Тема 7. Оригинальность документа

Понятие оригинала, признаки оригинала. Умноженные оригиналы. Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Оригиналы кино- и фотодокументов. Оригиналы фонодокументов. Оригиналы технических документов.

Тема 8. Подлинность документа

Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка.

Тема 9. Копийность документа

Понятие «копия». Историческое развитие копий. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различаемые по способу их удостоверения. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.

Раздел 4. Структура документа

Тема 10. Формуляр документа и его составные части

Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Особенности формуляра документов, полученные различными способами документирования (текстовыми, машинными, кино-, фото-, фоно-, техническими). Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению.

Тема 11. Создание и развитие традиционной формы документа

Формуляр текстового документа XVI – XVII вв. Влияние традиций и закона на складывание формуляра документа. Специфика обозначения наименования вида документа, указание автора и составителя документа. Обозначение адресата. Особенности датировки документа. Место и характер подписей документа, «справы» и «приписи», авторская подпись. Виды печатей. Отметки на документах.

Формуляр текстового документа XVIII в. Законодательные и нормативные акты о составлении и оформлении документов. Влияние иерархии «властей и мест» на развитие видов документов. Роль законодательных актов XVIII в. унификации текста определенных видов документов. Обозначение автора и его место в формуляре документа. Заголовок к тексту, его назначение и место. Скрепа. Печати и правила пользования ими. Отметки, их виды, назначение и место в формуляре.

Формуляр текстового документа XIX – начала XX в. Регламентация законодательными актами порядка составления и оформления документов. Обозначение вида, автора документов, их место в формуляре. Появление бланка. Особенности адресования документов и оформления даты. Изменение в порядке оформления подписи различных видов документов. Проставление печатей. Характер отметок на документах. Общегосударственная унификация документов.

Тема 12. Формуляр современного управленческого документа

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» и изменения к нему. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

Автор документа. Порядок обозначения наименования организации автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора.

Вид документа, его развитие. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функции управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

Дата документа. Значение датирования документа. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Порядок оформления дат.

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печати на документах.

Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и грифы согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документов, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции, требование к оформлению. Отметки о взятии документа на контроль об исполнении документа и др.

Тема 13. Текст документа

Понятие «текст документа» при различных способах документирования. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания формы документы. Формализация текста документа.

Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок оформления.

Тема 14. Унификация текста документа

Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации.

Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Раздел 5. Системы документации

Тема 15. Складывание систем документации

Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации.

Историческая обусловленность формирования систем документации. Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.

Государственная система документации. Функциональные системы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь.

Тема 16. Унифицированные системы документации (УСД)

Понятие «унифицированная система документации». Новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика УСД. Государственные стандарты на УСД. Требования к построению формуляра образца. Опыт международной стандартизации документов.

Проектирование унифицированных форм документов. Типовые специализированные формы документов. Метод содержательной и формальной унификации.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унифицированные формы документов предприятия. Регистрация унифицированных форм документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов. Альбомы форм унифицированных документов.

Раздел 6. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Особенности системы, ее состав.

Организационно-правовые документы - уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления. Оформление унифицированной документации по личному составу.

Информационно-справочные документы – справки, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.

Раздел 7. Совершенствование документационных процессов

Тема 17. Регламентация процессов документообразования

Необходимость регулирования процесса документообразования. Выяснение и устранение причин неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов. Типизация форм документов. Разработка научных концепций межотраслевой унификации форм управленческих документов. Создание банков данных.

Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования.

Тема 18. Использование новых технологий в документировании

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Раздел 8. Комплексы документов

История формирования Архивной службы России.

Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы технических и кино-, фотодокументов.

Сложные комплексы. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция документов». Понятие «архив». Ведомственные архивы. Государственные архивы. Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству.

Раздел 9. Научно-историческая и практическая ценность документа

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки документов. Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости: дублетность, поглощенность, суммирование, вариантность, реферирование. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией.

Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах, соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения. Юридическая сила этих документов. Выборочная оценка документов.

Специальные критерии оценки научно-технической документации (НТД). Изучение внутреннего состава документа по проблемам (темам) и моделям (конструкциям). Значение научно-технической идеи. Уникальность сооружения или конструкции. Критерии ценности кино-, фото-, фонодокументов. Особенности оценки машиночитаемых документов.

Методические рекомендации

Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины является закрепление и углубление знаний, полученных при изучении теоретического материала по дисциплине «Документоведение». Методические рекомендации призваны обеспечить эффективность самостоятельной работы студентов с литературой, на основе рациональной организации ее изучения, облегчить подготовку студентов к сдаче экзамена, сориентировать их в направлении изучения материала по поставленным вопросам, дать возможность отработать навыки составления и оформления различных видов документов как под контролем преподавателя, так и самостоятельно.

Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных и практических занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические занятия проводятся по темам дисциплины, требующим приобретения практических навыков в работе с документами.

Перед подготовкой к занятию студенты должны ознакомиться с планом практического (семинарского) занятия, а также с учебной программой по данной теме. Что поможет студенту сориентироваться при проработке вопроса и правильно составить план ответа. Следующий этап – изучение конспекта лекций, разделов учебников, ознакомление с дополнительной литературой, рекомендованной к занятию. Студенты должны готовить краткий конспект ответов на все вопросы, знать определения основных категорий.

Обширный список источников и литературы, необходимой и достаточной для подготовки к зачету, экзамену и выполнения курсовой работы, поможет сориентироваться студенту в ходе самостоятельной подготовки. Форма отчетности о результатах самостоятельной работы по дисциплине – участие в деловой игре, практических и семинарских занятиях, защита курсовой работы.

Тематика семинарских занятий

по курсу «Документоведение» и перечень вопросов, заданий

Занятие 1. Регламентация процессов документирования: законодательные акты 16-21 вв.

Ознакомиться с Судебником 1550 года, выписать статьи 4,5, 28, выписать Главу 4 Соборного Уложения 1649 года.
Изучить главы 2,6,13,29,30,32,33,43,44 Генерального регламента от 28 февраля 1720 г.
Ознакомиться с Учреждением для управления губерний 1775 года, определите виды переписки между учреждениями различных уровней управления.
Изучить статьи 2, 5, 8, 10 ФЗ от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Выписать трактовки понятий – документ, информация, информационные ресурсы, об обязательности документирования информации.
Изучить и выписать статью 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изм. от 23 июля 1998).
Ознакомиться с ФЗ от 10 января 2002 г. № 1- ФЗ «Об электронно-цифровой подписи», ФЗ от 29 декабря 1994 г. №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», ФЗ от 04 июля 1996 г. № 85- ФЗ "Об участии в международном информационном обмене"
Проанализировать взаимосвязь понятий «информация» и «документ» по специальной литературе (ФЗ, ГОСТы).
Изучить проект ФЗ «О документационном обеспечении управленческой деятельности»

Занятие 2. Регламентация процессов документирования: нормативные, инструктивные и методические документы.

Ознакомиться с Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33
Сравнить ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. с ГОСТ Р 6.30-97. Выписать изменения.
Изучить ГОСТы: ГОСТ 6.10.4-84. ГОСТ 6.10.5-87. ГОСТ Р 51141-98.

4. Ознакомиться с общероссийскими классификаторами (ОКОГУ, ОКПО, ОКУД, ОКОНХ).

5. Изучить типовую инструкцию по делопроизводству.

Занятие 3. Документ и его функции.

Каковы основные предпосылки возникновения документа? Объясните происхождение термина "документ". Когда впервые этот термин появился в России?
Почему различные научные дисциплины по-разному определяют понятие документа?
Проанализировать развитие и взаимосвязь понятий «информация» и «документ» по словарям.
Какие аспекты человеческой деятельности отражены в определениях термина «документ»? (Информационный, правовой, управленческий, исторический и др.)
Перечислите общие и частные функции документов. Дайте характеристику основных функций документа.
Определить функции следующих документов:

купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;
рапорт генерала-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы Ф.Г. Волкова 3 февраля 1752 г.;
декрет СНК «О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т.п.» от 12 декабря 1921 г.;
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

В чём заключается социальная природа и информационная сущность документа?
Проанализируйте статьи из ФЗ «Об информации» и «О бухгалтерском учете», указывающие на обязательность документирования информации.

Занятие 4. Способы документирования.

Текстовое документирование и этапы его развития.
Достоинства и недостатки пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня. Приведите пример.
Логограммы. Использование логограмм сегодня.
Что такое стенография? Каковы области её применения?
Техническое документирование. Охарактеризуйте основные группы и виды технической документации.
Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.
Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись. Чем она отличается от кинодокументирования?
Особенность фонодокументирования и сферы его применения.
В чём состоит принципиальное отличие документирования с применением электронно-вычислительной техники от всех других способов документирования?

Занятие 5. Традиционная форма документа.

Изучите документы 17 в., определите вид документа, автора, адресат, дату. Назовите особенности внешнего оформления документа 16-17 вв.
Как определить время составления документа? Назовите особенности обозначения даты документа 16-17 вв.
Как удостоверялись документы этого периода? Выпишите из Генерального регламента.
Изучите документ 18 века. Назовите особенности формы документа.
Какие требования предъявлялись к оформлению протокола по Генеральному регламенту 1720 г.?
В чем проявилась тенденция к унификации документов?
Изучите и выпишите виды документов, установленные Генеральным регламентом.
Рассмотрите формы письмоводства, приложенные к Общему учреждению министерств 1811 г., укажите виды документов, состав реквизитов бланков.
Изучите документ 19 в., проанализируйте его бланк, опишите порядок его адресования и подписания, дату составления, виды отметок.

Занятие 6. Современные требования к формуляру документов.

Изучите нормативно-методические документы по ДОУ и выявите виды организационно-распорядительных документов.
Изучите ГОСТ 6.30-2003, реквизиты и требования к их оформлению
Выучите реквизиты ГОСТ 6.30-2003.

Занятие 8. Требования к тексту документа.

Дайте определение понятия «текст документа» при различных способах документирования.
Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов.
Перечислите основные требования к тексту документа.
Определите назначение заголовка, приложения к тексту, их место в формуляре документа и порядок оформления.
Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Занятие 8. Системы документации.

Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.
Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления.
Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.
Альбомы форм унифицированных документов.

Занятие 9. Определение ценности документов, сформированных в «Дело№1».

Занятие 10. Архивное хранение документов и дел (экскурсия).

Деловая игра «Организуй свое предприятие» является активным методом обучения, преследующим цель ускоренного освоения на практике сферы профессиональной деятельности документоведа. Деловая игра рассчитана на 14 аудиторных часов. В ходе деловой игры студенты должны подготовить следующие документы:

Занятие1. Современные требования к составлению бланков.

Бланк продольного расположения реквизитов данной организации (Общий бланк).
Бланк продольного расположения реквизитов.
Бланк углового расположения реквизитов данной организации: флаговый и центрированный.

Занятие 2. Оформление документации по созданию предприятия.

Заявление на государственную регистрацию.
Протокол №1 собрания трудового коллектива о создании.
Титульный лист устава. Цели и основные направления деятельности предприятия.

Занятие 3. Оформление документации по организационно-распорядительному регулированию деятельности предприятия.

Должностная инструкция помощника руководителя.
Штатное расписание.
Положение о структурном подразделении (ДОУ).

Занятие 4. Оформление документации по распорядительной деятельности.

Приказ О введении Инструкции по делопроизводству.
Указание Об усилении контроля за качеством проектной документации.
Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности.
Выписку из постановления.

Занятие 5. Оформление документации по личному составу.

Заявление о приеме на работу.
Приказ о приеме на работу.
Выписку из протокола о поощрении работника.
Трудовой контракт.

Занятие 6. Оформление информационно-справочной документации предприятия.

Телефонограмма.
Акт по вопросам основной деятельности.
Справка по вопросам основной деятельности.
Докладная записка.

Занятие 7. Оформление деловой переписки предприятия.

Рекламно-информационное письмо.
Письмо-запрос.
Письмо-ответ.
Гарантийное письмо.

Обзор рекомендуемой основной учебной литературы

В курсе «Документоведение» изучаются вопросы теории и практики документирования. В ходе обучения необходимо освоить основополагающие понятия, изучить функции и признаки документов, способы документирования, которые наиболее полно представлены в учебнике: Ларьков Н.С. Документоведение. Ч. 1. – Томск: ТГУ, 2000.

Весь комплекс теоретических, методических и организационно-практических проблем рассмотрен в учебнике: Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев, 2004.

Нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, вопросы документирования рассмотрены в учебнике: Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001. Рекомендовано Министерством образования в качестве учебника для студентов вузов, обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и ДОУ».

В изучаемом курсе студент должен научиться практике документирования. Для этого необходимо обратиться к учебнику: Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004.

Контрольные вопросы для самопроверки знаний

Документ и его место в системе управления.
Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.
Законодательные акты, нормативные материалы XVI – начала XX в.
Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
Законодательные акты об обязательности документирования информации.
Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.
Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.
Понятие «информация» и его развитие.
Понятие «документ» и его трансформация.
Связь информации и документа.
Понятие «электронный документ».
Общие функции документа.
Частные функции документа.
Полифункциональность документа.
Способы документирования и их развитие.
Текстовое документирование и этапы его развития.
Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.
Логограммы. Использование логограмм сегодня.
Стенография, этапы развития.
Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.
Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.
Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.
Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.
Современные способы документирования с использованием новых технологий.
Материал для документирования. Его развитие.
Изобретение бумаги, ее достоинства. ГОСТ 9327-60.
Оригинальность документа.
Виды копий. Порядок удостоверений копий.
Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.
Развитие формуляра документа в XVI – XVII вв.
Формуляр документа XVIII в.
Формуляр текстового документа XIX – начала XX в.
Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.
Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине XX в.
ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение.
Требования к конструированию бланков. Виды бланков.
Реквизит «эмблема организации», требования к нему.
Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.
Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.
Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.
Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Где он проставляется?
Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
Порядок утверждения документов, виды утверждения.
Порядок подписания документов.
Печать как реквизит документа. Виды печатей. На каких документах проставляется гербовая печать?
Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов удостоверяющих документ.
Отметки на документе, их значение и оформление.
Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.
Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
Унификация текста документа.
Трафаретные тексты. Методика разработки.
Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
Общие требования к тексту документа.
Порядок изложения текста документа.
Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.
Лингвистические особенности текстов служебных документов.
Понятие «системы документации», развитие систем.
Понятие «унифицированные системы документации».
Табель форм документов. Регламентация состава видов и разновидностей документов.
Разработка и ведение Табеля форм документов.
Альбом унифицированных форм документов организации как форма унификации документов.
Назначение, определение и состав УСОРД.
Комплекс организационно-правовых документов, его состав. Виды учредительных документов и их значение для ДОУ.
Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов.
Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.
Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению.
Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию.
Требования к составлению и оформлению приказов.
Особенности составления и оформления приказов по личному составу.
Требования к оформлению кадровой документации.
Информационно-справочные документы, их виды и назначение.
Разновидности объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), требования, предъявляемые к ним.
Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).
Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.
Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем.
Языковой стандарт делового письма.
Требования к составлению и оформлению телеграмм.
Особенности формуляра телефонограммы, область их применения.
Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол, его разновидности, порядок составления, обработки и оформления.
История формирования Архивной службы России.
Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов.
Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Их различие.
Сложные комплексы. Ведомственные архивы. Виды ведомственных архивов.
Сложные комплексы. Государственные архивы. Сеть государственных архивов.
Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы.
Принципы, критерии экспертизы ценности документов.

Тематика курсовых работ

Документоведение как научная дисциплина: формирование, предмет, методы, содержание и взаимосвязь с другими дисциплинами.
Роль «документа» в современном обществе (функции документа).
Правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии «документ».
Информационная сущность документа. Управление документацией в современных условиях.
Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе.
Свойства документа (документная информация: емкость, полнота, достоверность, своевременность и объективность).
Способы и особенности документирования.
Текстовое документирование: развитие, назначение и область применения.
Фото- и кинодокументирование: назначение и область применения.
Техническое документирование: значение и виды документов.
Фонодокументирование: возникновение, развитие и область применения.
Признаки документа.
Возникновение и развитие систем документации.
Унифицированные системы документации.
Унификация текста документа (типовые, трафаретные тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы).
Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД.
Текстовые документы: способы создания, придание юридической силы.
Юридическая сила – основное свойство служебного документа.
Использование новых, современных технологий в документировании деятельности организации, предприятия, фирмы.
Документы на новейших носителях информации: область применения и придание юридической силы.
Правовое регулирование употребления гербовой символики на документах. Правила оформления реквизитов “Государственный герб Российской Федерации”, “Герб субъекта Российской Федерации”.
Регламентация процессов документирования.
Правовое регулирование архивного дела в России. (ФЗ от 27 октября 2004г. «Об архивном деле в РФ»)
Правовое регулирование документирования кадровой деятельности.
Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений.
Правое регулирование документирования деятельности некоммерческих организаций.
Правовое регулирование документирования деятельности коммерческих организаций.
Правовое регулирование документирования деятельности обществ с ограниченной ответственностью.
Правовое регулирование документирования деятельности акционерных обществ.
Правовое регулирование документирования деятельности государственных и муниципальных унитарных предприятий.

Список источников и литературы

Blog

Учебная программа курса Министерство образования и науки Российской Федерации Владивостокский государственный университет экономики и сервиса

Содержание

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ