Лекція 1 "введення у дисципліну"
| Вид материала | Лекція |
- Питання на екзамен з курсу “атомна фізика”, 41.66kb.
- Наказ моз україни від 14 липня 2011, 1358.47kb.
- Пристрої введення інформації пристрої введення інформації, 680.95kb.
- З м І с т стор. Вступ. Лекція, 1088.23kb.
- Лекція №1 Тема: Програмування на object pascal в Delphi: введення, 645.33kb.
- Курс лекцій для студентів денної І заочної форми навчання спеціальності 050301 „Товарознавство, 1137.66kb.
- Централізована бібліотечна система Шевченківського району м. Києва, 306.09kb.
- Лекція 1 хф (лекція) Тема Загальні властивості неметалів, 1201.72kb.
- Надзвичайний стан: умови та підстави введення, 64.9kb.
- Вступна лекція Голема. Про людину трояко Вісімнадцята лекція, 11204.11kb.
НАСТРОЮВАННЯ ПРОГРАМИ FINEREADER
Як і більшість інших додатків Windows, програму FineReader можна настроїти відповідно до вимог конкретного користувача. Всі настроювання здійснюються за допомогою діалогового вікна "Опції", яке відкривають за допомогою будь-якої стрілки на панелі інструментів "Scan&Read", що розкриває, або через меню "Сервіс". Якщо використана панель інструментів, то діалогове вікно відкривається на вкладці, що відповідає використаній кнопці панелі інструментів.
1. Вкладка "Сканування" служить для вибору і настроювання сканера, а також для визначення способу доступу до нього.
2. Вкладка "Сегментація" дозволяє настроювати деякі параметри для автоматичної сегментації. Тут задають параметри автоматичної розбивки таблиць і настроюють режим автоматичної сегментації багатоколоночного тексту.
3. Засоби вкладки "Форматування" дозволяють задати спосіб форматування розпізнаної сторінки і вибрати використовувані шрифти.
4. Вкладка Розпізнавання визначає параметри розпізнавання документа. Вона дозволяє задати мову документа й особливості вихідного шрифту, а також настроїти режим розпізнавання з навчанням. Тут же задається метод колірного виділення ненадійно розпізнаних символів.
5. Елементами управління вкладки "Перевірка" задають метод перевірки орфографії і спосіб позначення виявлених помилок або сумнівних місць.
6. Вкладка "Установки" визначає загальні настроювання програми. Тут задають мову інтерфейсу і настроюють використовувані одиниці виміру.
7. Прапорці панелі "Показувати" визначають спосіб представлення вікна програми і відкритих документів.
8. Панель "Кольори" дозволяє визначити кольори різноманітних елементів документа. У нижній частині вікна можна задати додаткові параметри.
ЛЕКЦІЯ 4.1
" АВТОМАТИЗОВАНА ОБРОБКА ЧИСЛОВИХ ДАНИХ. ТАБЛИЧНІ ПРОЦЕСОРИ"
РОЗГЛЯНУТІ ПИТАННЯ:
ТАБЛИЧНЕ ПРЕДСТАВЛЕННЯ ДАНИХ
ОСНОВНІ І ПОХІДНІ ДАНІ
ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА EXCEL
ВМІСТ КОМІРОК
ВВЕДЕННЯ ДАНИХ І ПРОСТИХ ФОРМУЛ
ВИБІР ГРУП КОМІРОК
ОПЕРАЦІЇ З КОМІРКАМИ
ВВЕДЕННЯ ПОВТОРЮВАНИХ ДАНИХ
СТВОРЕННЯ І ВИКОРИСТАННЯ ПРОСТИХ ФОРМУЛ
АБСОЛЮТНІ І ВІДНОСНІ АДРЕСИ КОМІРОК
ФОРМАТУВАННЯ І ЗМІНА РОЗМІРІВ КОМІРОК
СКЛАДНІ ФОРМУЛИ І СТАНДАРТНІ ФУНКЦІЇ
БАГАТОСТОРІНКОВІ ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ
СОРТУВАННЯ І ФІЛЬТРАЦІЯ ДАНИХ
СТВОРЕННЯ ДІАГРАМ
ДРУК ГОТОВОГО ДОКУМЕНТА
ТАБЛИЧНЕ ПРЕДСТАВЛЕННЯ ДАНИХ
Табличне представлення даних широко використовується в всіх областях людської діяльності. Прикладів використання таблиць у звичайному житті можна навести скільки завгодно. Фінансові документи, відомості, калькуляції, рахунки, журнали обліку успішності, навчальні плани містять дані, систематизовані певним чином по стовпчиках і рядкам таблиць.
Наприклад, кожна сторінка журналу успішності є таблицею. У цій таблиці стовпчики позначають дати занять, а рядки служать для запису даних про успішність студентів. Двохмірна структура таблиць дозволяє легко знаходити необхідні дані, аналізувати часові залежності. Завдяки наочності набагато спрощується проведення будь-яких розрахунків, що використовують дані, що зберігаються в таблицях.
ОСНОВНІ І ПОХІДНІ ДАНІ
Таблиці складаються зі стовпчиків і рядків. Елементи даних записуються на перетинанні рядків і стовпчиків. Будь-яке перетинання рядка і стовпчика створює "місце" для запису даних, що називається коміркою таблиці.
Дуже часто значення одних комірок таблиці визначаються за значеннями інших комірок за допомогою обчислень. Наприклад, у відомості на зарплату при погодинній оплаті значення в стовпчику "Нараховане" можна визначити за значеннями в стовпчиках "Тариф" і "Відпрацьовано годин". Виробничий стаж обчисляють як різницю між поточною датою і датою прийняття на роботу.
Дані, що не змінюються протягом досить тривалого часу (тарифи, норми), або отримані в якості фактичних значень виробничих процесів (кількість проданого товару, обсяг виконаних перевезень), називають основними. Обчислювані дані називають похідними.
Мати справу з великими таблицями, що містять як основні, так і похідні дані, доводиться в багатьох областях життя. Зокрема, це стосується усіх видів фінансової й облікової діяльності. У докомпьютерну епоху такі таблиці вели вручну: основні дані вписували, дані обчислювали на арифмометрах, а сама таблиця мала вид великого розграфленого листа паперу (відомості).
Дуже часто доводить зустрічатися з задачами перерахунку даних. При зміні курсу співвідношення гривні і долара в магазинах і на базах виникає необхідність перерахунку цін товарів. Щорічно доводить перераховувати виробничий стаж. Сам перерахунок відбувається, як правило, по досить простим формулами. Але одноманітність роботи і великий обсяг відомостей призводили до помилок в обчисленнях і великих часових витрат. Назріла задача автоматизації табличних розрахунків.
Електронні таблиці
Автоматизація табличних розрахунків у багато разів підвищує ефективність і якість роботи. Комп'ютерні програми, призначені для збереження й опрацювання даних, представлених у табличному виді, називають електронними таблицями (відповідний англійський термін - spreadsheet).
Перші програми електронних таблиць з'явилися разом із першими персональними комп'ютерами. На початку 80-х років електронні таблиці SuperCalc буквально зробили переворот у свідомості людей, що займалися економічними і фінансовими розрахунками. Один раз, попрацювавши з електронною таблицею, бізнесмен уже не може відмовитися від придбання і впровадження комп'ютера. Випуск програми SuperCalc, що заклала основні принципи електронних таблиць, вважають історичною віхою в розвитку комп'ютерної техніки.
Здатність електронних таблиць швидко і точно робити автоматичні обчислення використовують не тільки бухгалтери і комірники. Без електронних таблиць не обходяться учасники бірж, керівники брокерських контор, банків й інші фінансові менеджери. За допомогою електронних таблиць можна моделювати реальні ситуації й оцінювати результати, що утворюються.
Електронні таблиці дозволяють знаходити в бізнесі ключові точки, за допомогою яких можно досягати помітних результатів. За допомогою таких таблиць можна оцінити віддачу від майбутніх проектів, завчасно виявити підводні камені і запобігти неправильним крокам.
Один із самих популярних засобів управління електронними таблицями - програма Microsoft Excel. Вона розрахована на роботу в операційних системах Windows 95 і Windows 98. Звичайно використовують версії MS Excel 95 і MS Excel 97. Оскільки основні принципи роботи з ними однакові, далі ми будемо говорити просто про програму MS Excel
Структура документа Excel
Кожний документ являє собою набір таблиць - робочу книгу, що складається з одного або багатьох робочих листів. Листи однієї робочої книги звичайно пов'язані між собою тематично. У разі потреби робоча книга може містити десятки, і навіть сотні робочих листів. Кожний робочий лист має назву. Це як би окрема електронна таблиця. Файли Excel мають розширення *. XLS.
Стовпчики позначаються латинськими літерами: А, В, С... Якщо літер не вистачає, використовують двохбуквенні позначення АА, АВ і далі. Максимальне число стовпчиків у таблиці - 256.
Рядки нумеруються цілими числами. Максимальне число рядків, що може мати таблиця, - 65 536.
Комірки в Excel розташовуються на перетині стовпчиків і рядків. Номер комірки формується як об'єднання номерів стовпчика і рядка без прогалини між ними. Таким чином, А1, CZ31 і НР65000 - припустимі номера комірок. Нумерацію стовпчиків і рядків програма Excel виконує автоматично.
Одна з комірок на робочому листі завжди є поточної. Поточна комірка обведена широкою рамкою, а її номер (і вміст) приведені в рядку формул.
Вміст комірок
Робочий лист зручно уявити у виді двохшарової таблиці. Основні дані займають тільки верхній видимий шар комірки. Обчислювані дані присутні у виді двох компонент. У невидимому нижньому шарі знаходиться формула, по якій комп'ютер обчисляє похідне дане і записує його у верхній видимий шар комірки.
При завантаженні електронної таблиці або зміні будь-якого основного даного, усі дані обчислюються наново.
Різні таблиці можуть містити цілком різну інформацію. Деякої комірки таблиці містять текст, деякі - числові дані. З погляду програми Excel комірка може містити три види даних.
Текстові дані являють собою рядок тексту довільної довжини. Програма Excel відтворює такі дані точно в тому вигляді, у якому вони були введені. Комірка, що містить текстові дані, не може використовуватися в обчисленнях. Якщо Excel не може інтепретувати дані в комірці як число або як формулу, програма вважає, що це текстові дані.
Числові дані - це окреме число, введене в комірку. Табличний процесор Excel розглядає дані як число, якщо формат даних дозволяє це зробити. Як числа розглядаються дані, які визначають дати або грошові суми. Комірки, що містять числові дані, можуть використовуватися в обчисленнях.
Якщо комірка містить формулу, значить ця комірка обчислювана, тобто, значення комірки може залежати від значень інших комірок таблиці. Вміст комірки розглядається як формула, якщо він починається зі знака рівності (=). Всі формули дають числовий результат.
Формули в комірках таблиці не відображаються. Замість формули виводиться результат, отриманий при її обчисленні. Щоб побачити формулу, що зберігається в обчислюваній комірці, треба виділити цю комірку і подивитися в рядок формул. Зміни у формули вносять редагуванням у цьому рядку.
Введення даних і простих формул
Дані в програмі Excel завжди вносяться в поточну комірку. Перед тим, як почати введення, комірку треба вибрати. Покажчик поточної комірки переміщають мишею або курсорними клавішами. Можна використовувати і такі клавіші, як HOME, PAGE UP і PAGE DOWN.
Для введення даних у поточну комірку не потрібно ніякої спеціальної команди. Натискання клавіш із буквами, цифрами або розділовими знаками автоматично починає введення даних у комірку. Інформація яка вводиться одночасно відображається й у рядку формул. Закінчити введення можна натисканням клавіші ENTER.
Числові дані вирівнюються по правому краї, текстові - по лівому. Замість введеної формули з'являється обчислене значення.
Для редагування вмісту комірки необхідно натиснути клавішу F2 або редагувати в рядку формул.
Вибір груп комірок
У деяких операціях можуть одночасно брати участь групи комірок: рядки, стовпчики, їх "вирізки" і частини таблиць. Для того щоб зробити таку операцію, потрібні комірки необхідно вибрати. Обрана група комірок виділяється на екрані: їхній вміст відображається білим кольором на чорному фоні, а вся група виділених комірок обводиться товстою рамкою. Для позначення групи комірок використовується термін діапазон.
Найпростіше вибрати цілий стовпчик і рядок. Для цього достатньо клацнути мишею по маркері відповідного рядка або стовпчика по краях робочої області.
Клацання на кнопці в лівому верхньому куту робочої області дозволяє вибрати весь робочий лист цілком.
Для виділення частини стовпчика, рядка або прямокутної області зручно використовувати метод протягання курсором миші. Спочатку треба перевести покажчик на першу комірку діапазону, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, протягнути покажчик до останньої комірки діапазону. Після відпускання кнопки миші всі комірки діапазону виділяються інвертованим кольором. Колір першої комірки залишається неінвертованним, щоб показати, що вона є поточною.
Протягання можна здійснювати в будь-якому напрямку. При виділенні прямокутної області треба перевести покажчик на комірку в одному із кутів області, що обирається, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, протягнути покажчик у протилежний кут області.
Виділення скасовується, якщо тепер клацнути на будь-який комірці.
Замість протягування миші можна використовувати клавішу SHIFT. Клацнувши на першій комірці діапазону, можна натиснути клавішу SHIFT і, не відпускаючи її, клацнути на останній комірці. Якщо остання комірка знаходиться за межами екрана, то завершити операцію можна після прокручування. При виборі великих діапазонів цей метод зручніше, чим протягування.
Якщо при виборі комірок утримувати натиснутою клавішу CTRL, то можна добавляти нові діапазони до вже обраного. Цим прийомом можна створювати навіть незв'язані діапазони.
Операції з комірками
З обраним діапазоном у програмі Excel можна працювати так само, як з обраним фрагментом тексту в програмі Word. Комірки можна знищувати, копіювати або переміщати. Проте жорсткість табличної структури вносить свої обмеження і додаткові особливості.
Натискання клавіші DELETE призводить не до знищення діапазону комірок, а до його очищення, тобто до знищення вмісту обраних комірок.
Для того щоб реально знищити комірки обраного діапазону (що супроводжується зміною структури таблиці), треба вибрати діапазон і дати команду "Правка - Знищити". При цьому відкривається діалогове вікно "Знищення комірок", у якому можна вибрати напрямок зсуву комірок, що займають місце, що звільняється. Створити в таблиці «дірку», в яку неможливе введення даних, не можна.
По команді "Правка - Копіювати" або "Правка - Вирізати" комірки обраного діапазону обводяться пунктирною рамкою. Навіть при вирізанні комірок їх вміст продовжує тимчасово зберігатися в таблиці.
Копіювання і переміщення комірок можна здійснювати через буфер обміну, але використання буфера обміну в програмі Excel відрізняється від інших додатків Windows тим, що операцію вставки можна зробити тільки відразу ж після операції копіювання або вирізання.
Для вставки комірок, що копіюються з буфера обміну, треба зробити поточною комірку у верхнього лівому куті області вставки і дати команду "Правка - Вставити". Комірки з буфера обміну вставляються в зазначене місце. Якщо виконується операція переміщення, то після вставки комірки, із яких переміщаються дані, очищуються.
Копіювання і переміщення комірок можна також робити методом перетягування. Для цього треба встановити покажчик миші на межу поточної комірки або обраного діапазону. Після того як він прийме вид стрілки, можна здійснити перетягуваня. Якщо при перетягуванні використовувати праву кнопку миші, то після її відпускання відкриється спеціальне меню, що дозволяє вибрати здійснювану операцію.
ВВЕДЕННЯ ПОВТОРЮВАНИХ ДАНИХ
Багато таблиць містять у комірках повторювані дані. Табличний процесор дозволяє автоматизувати введення не тільки повторюваних даних, але і даних, підпорядкованих нескладному закону зміни.
Спочатку треба зробити поточною першу комірку обраного діапазону і заповнити її. Після цього слід встановити покажчик миші на правий нижній кут рамки поточної комірки. Це маркер заповнення. Покажчик миші набуде форми хрестика.
Перетягування маркера заповнення дозволяє «розмножити» вміст поточної комірки на декілька комірок у стовпчику або рядку. По ходу перетаягування вміст останньої комірки відображається в невеличкому спливаючому вікні.
Якщо потрібен більш складний закон зміни послідовності значень, процедура дещо ускладнюється. Обравши першу комірку і ввівши в неї потрібне значення, слід дати команду "Правка - Заповнити - Прогресія". Відкриється діалогове вікно "Прогресія", що дозволяє зазначити як напрямок заповнення, так і параметри прогресії.
Перемикачі в групі "Розташування" визначають напрямок заповнення, а на панелі "Тип" вибирають тип значень. Панель "Одиниці" дозволяє задати додаткові умови, якщо комірки містять дати.
У нижній частині діалогового вікна задають крок прогресії і значення, по досягненні якого заповнення припиняється. Після клацання на кнопці ОК дані заносяться в таблицю відповідно до заданих параметрів.
Створення і використання простих формул
Як уже говорилося, таблиця може містити як основні, так і похідні дані. Електронні таблиці дозволяють організувати автоматичне обчислення похідних даних. Для цієї цілі в комірках таблиці використовують формули.
Програма Excel розглядає вміст комірки як формулу, якщо він починається зі знака рівності (=). Тим самим, щоб почати введення формули в комірку, достатньо натиснути клавішу "=". Проте вводити формули більш зручно, якщо в рядку формул клацнути на кнопці "Змінити формулу". У цьому випадку безпосередньо під рядком формул відкривається "Палітра формул", що містить обчислене значення зазначеної формули.
Не варто лякатися слова «формула». Під формулою розуміється усього лише вираз, що складається з набору чисел і посилань на числові комірки, сполучених знаками математичних операцій. Щоб задати посилання на комірку, треба вказати у формулі її ім'я. Це можна зробити вручну або клацанням на відповідній комірці по ходу введення формули. Нижче наведений приклад формули, що містить основні арифметичні операції:
=(A1+B1)*2,5/(A12-B12).
Знак означає операцію піднесення до цілого степеня.
По закінченні введення формула в таблиці не відображається. Замість неї в комірці розміщається обчислене значення. Проте якщо зробити комірку з формулою поточною, то формулу можна побачити в рядку формул.
Абсолютні і відносні адреси комірок
Розглянемо таку задачу. Таблиця нарахування заробітної плати містить 4 графи: прізвище працівника, тарифну ставку кожного працівника, кількість відпрацьованих годин і нараховану плату за працю.
| | A | B | C | D | |
| 1 | Прізвище | Тариф. ставка | Відпрацьовані години | Нарахування | |
| Значення | Формула | ||||
| 2 | Іванов | 5,3 | 240 | | =В2*С2 |
| 3 | Петров | 7,2 | 180 | | =В3*С3 |
| 4 | Сидоров | 4,5 | 380 | | =В4*С4 |
Для того щоб примусити електронну таблицю обчислити плату кожного робітника, необхідно в стовпчик D записати формули. Для другого рядка формула має вид =В2*С2. Для обчислення значення D2, як добутка В2 і С2, ми використовували адреси комірок, що входять у формулу.
Але якщо нам захочеться підрахувати значення в наступній комірці D3, то знову доведеться записувати формулу D3=B3*C3. Це незручно для великих таблиць, і процес можна автоматизувати.
Набагато зручніше було б записати формулу для всіх комірок стовпчика D, щоб у них автоматично записувався добуток відповідних комірок стовпчиків В и С. Формула тоді виглядала б так: Помножити значення, що знаходиться на дві комірки лівіше даної, на значення, розташоване в комірці зліва від даної. Адресація по методу «лівіше», «правіше», «нижче» і т.п. не потребує абсолютної вказівки адрес комірок, що входять у формулу, і називається відносною адресацією.
Виявляється, по умовчанню програма Excel розглядає адреси комірок як відносні, тобто саме таким чином. Це дозволяє копіювати формули методом заповнення. При копіюванні уздовж стовпчика в адресах, що входять у формулу, зміняться другі частини адрес - номера рядків. А при копіюванні уздовж рядка - перші частини адрес, тобто номера стовпчиків.
Однак іноді виникають ситуації, коли при заповненні комірок формулою необхідно зберегти абсолютну адресу комірки, якщо, наприклад, вона містить значення, використовуване при наступних обчисленнях в інших рядках і стовпчиках. Для того щоб задати посилання на комірку як абсолютну, треба задати перед позначенням номера стовпчика або номера рядка символ «$».
Таким чином, посилання на комірку, наприклад А1, може бути записане у формулі чотирма способами: А1, $А1, А$1 і $А$1. При заповненні комірок формулою як відносна розглядається тільки та частина адреси, перед якою немає символу «$».
Якщо ж посилання на комірку були внесені у формулу методом клацання на відповідній комірці, то вибрати один із чотирьох можливих варіантів абсолютної і відносної адресації можна натисканням клавіші F4.
Форматування і зміна розмірів комірок
Незалежно від того, чи використовується робоча книга Excel в електронному виді або призначена для наступного друку, хочеться, щоб вона виглядала акуратно. Для цього можна настроювати формати комірок, а також управляти розмірами комірок. Звичайно бажаний такий розмір комірок, при якому дані поміщаються в них повністю.
Програма Excel намагається розпізнати тип даних ще при введенні і, відповідно, намагається відобразити їх найбільш наочно. Зокрема, для відображення текстових даних, чисел, грошових сум (якщо зазначене позначення грошової одиниці) і календарних дат використовуються різні формати.
Змінити формат даних в окремій комірці можна за допомогою панелі інструментів "Форматування". Її елементи управління в основному знайомі нам по аналогічній панелі текстового процесора Word. Крім того, група кнопок цієї панелі дозволяє вибрати один із декількох заздалегідь підготовлених форматів для запису чисел.
Щоб довільно отформатувати комірки з визначеного діапазону, треба виділити потрібний діапазон і дати команду "Формат - Комірки". При цьому відкривається діалогове вікно "Формат комірок", що містить групу вкладок, що дозволяють задати різноманітні параметри форматування.
Вкладка "Число" дозволяє вибрати основний формат для відображення вмісту комірок. Вкладка "Вирівнювання" задає метод вирівнювання і кут нахилу напису. Вкладка "Шрифт" визначає гарнітуру і начертання шрифту. Вкладка "Межа" дозволяє задати рамки, що зображуються на зовнішніх і внутрішніх межах діапазону, а вкладка "Вид" служить для управління колірним оформленням.
Змінити ширину і висоту комірок можна методом перетягування межі між рядками або стовпчиками. Якщо потрібно більш точне настроювання, слід дати команду "Формат - Рядок" (відповідно, "Формат - Стовпчик") і вибрати відповідну команду з меню, що відкрилося. Зокрема, команда "Автопідбір ширини" дозволяє вибрати ширину стовпчика або висоту рядка таким чином, щоб в нього цілком поміщався вміст найбільш заповненої комірки.