Постановлением Администрации Волгоградской области от 12. 04. 2010 №109-п, иными закон

Вид материала

Закон

Содержание 3.7.6 Записка (докладная, объяснительная) 3.8. Организация документооборота Принципы организации документооборота

Подобный материал:

• Об установлении тарифов на тепловую энергию для потребителей, 179.32kb.
• Положение о комиссии по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства;, 757.58kb.
• Отчет по основным направлениям деятельности Управления социальной защиты населения, 1235.18kb.
• Программа развития конкуренции в Волгоградской области на 2010-2012 годы утв постановлением, 1276.17kb.
• Постановлением Администрации Волгоградской области от 22. 11. 2010г. №607-П. Учредителем, 64.52kb.
• Всоответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 13 октября 2008г, 291.78kb.
• Приказ 23. 09. 2010 №3700 Об утверждении состава экспертной группы Комитета по образованию, 7269.88kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 сентября 2008 г. №1313-р в Волгоградской области, 645.21kb.
• Заместителя Главы Администрации Волгоградской области управляющего делами Администрации, 1307.54kb.
• Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 о порядке разработки, 500.62kb.

3.7.6 Записка (докладная, объяснительная)

Для информационного обмена между структурными подразделениями, работниками Госжилинспекции используются внутренние докладные и объяснительные записки. Докладные и объяснительные записка являются справочно-информационными документами и непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса и в случае необходимости – выводы и предложения составителя по его решению.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта.

Докладная или объяснительная записка может составляться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

В состав типового формуляра докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения Госжилинспекции – автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо Госжилинспекции);

подпись;

визы заинтересованных должностных лиц Госжилинспекции при предоставлении записки.

Докладная или объяснительная записка может составляться как по указанию руководителя структурного подразделения, так и по инициативе конкретного работника, адресоваться руководителю данного структурного подразделения или вышестоящему руководителю.

Адресат оформляется в правом верхнем углу, адресование формируется в дательном падеже (кому?).

Название документа оформляется ниже адресата прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом от границы левого поля ниже названия вида документа. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания и проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней.

Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу поля под датой через 2-3 межстрочных интервала, от границы левого поля. Заголовок кротко отражает содержание документа, отвечает на вопрос "О чем?", начинается отглагольным существительным с предлогом "О" и не превышает 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал.

Если текст докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Структура текста докладной и объяснительной записок похожи, и, как правило, состоит из двух логических смысловых частей.

В первой части содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй – объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда – ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входит в состав одного предложения.

Документы, служившие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке.

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи

Пример оформления докладной записки представлен в приложении 23.

3.8. Организация документооборота

1. Принципы организации документооборота

Организация документооборота содержит положения устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих (входящих) документов;

порядок рассмотрения документов руководством Госжилинспекции и доведения документов до исполнителей;

порядок работы с отправляемыми (исходящими) документами;

порядок регистрации отправляемых (исходящих) документов;

порядок отправки исходящих документов;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в структурных подразделениях Госжилинспекции.

Госжилинспекция исходит из следующих принципов документооборота:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте Госжилинспекции выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации в соответствии с действующим законодательством выделяются:

обращения граждан.

В Госжилинспекции доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).