Geum.ru

Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература

Вид материалаЛитература

Содержание


Организация работы с документами
Подобный материал:
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Ирина Эдуардовна Садченкова

8(4967) 751166 каб. №№ 299, 333

Рекомендуемая литература:

Выше 2003 года


Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство так же называют документационным обеспечением управления (ДОУ). Делопроизводство состоит из двух связанных компонентов: документирование и организация документов.
  • Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
  • Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

Система делопроизводства формируется под влиянием следующих факторов: используемой нормативной методической базой делопроизводства, сложившихся национальных традиций работы с документами, установленными руководством предприятия правил работы с документами.

Квалификация работников – дело производственной службы предприятия.

Документ (лат. document - доказательство) – это зафиксированное на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Юридическое значение документа – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо.

Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть правильно оформлен, не противоречить по содержанию действующему законодательству, быть изданным организацией, имеющей на это право.

Обязательные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.
  1. Наименование организации (должностного лица, автора документа.
  2. Наименование вида документа;
  3. Дата документа;
  4. Регистрационный номер;
  5. Гриф утверждения документа;
  6. Текст;
  7. Подпись;
  8. Печать.


Классификация документов – это разделение документов по группам, видам, на основе признаков содержания, формы составления и других, с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
  1. По способу документирования (рукописные, электронные, фотографические, графические, киносъемка и др.);
  2. По сфере использования (отчетные, статистические и др.);
  3. По месту составления (входящие, исходящие, внутренние);
  4. По грифу ограничения доступа (открытые, не секретные и с грифом ограничения)
  5. По происхождению (официальные, служебные, затрагивающие интересы организации и личные)
  6. По юридической значимости
    • Подлинники или оригиналы (первые - или единичные экземпляры

официальных документов собственноручно подписанные автором)
  • Копии – документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа, не имеющие юридическую силу.
  • Заверенные копии – это копии документов, на которых, в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу.
  • Дубликаты – это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.
  1. По форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые)
  2. По срокам хранения (документы постоянного или вечного хранения; документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); временного срока хранения (до 10 лет: 1, 3 и 5 лет)).

Нормативно-методическая основа делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций, по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
    • правила оформления документа
    • правила работы с документами
    • обеспечение сохранности документов
    • порядок передачи документов на архивное хранение
    • работа службы ДОУ
    • внедрение новых информационных технологий в работе с документами
    • работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа
    • юридические аспекты, связанные с документами

и другие вопросы.

Вопросы ДОУ регулируются:
  • Законами РФ
  • Государственными и отраслевыми стандартами
  • Общероссийскими классификаторами
  • Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству
  • Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия

Примеры:

Федеральный Закон от 27.07.2006 № 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Данный закон содержит базовые понятия документов и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

Федеральный Закон от 10.01.2002 №1ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Данный закон устанавливает основы придания юридического значения электронных документов.

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 №5485-1 «О Государственной тайне»

Данный закон определяет полномочия государственных и должностных лиц о государственной тайне и работе с документами, содержащих ее.

Федеральный Закон от 29.07.2004 №98ФЗ «О коммерческой тайне»

Данный закон регулирует отношения, связанные с отнесением информации коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности.

Федеральный Закон от 22.10.2004 №125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Данный закон определяет порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Гражданский Кодекс Российской Федерации – Федеральный закон от 30.11.1994 №52 ФЗ

Данный закон содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

Трудовой Кодекс Российской Федерации – федеральный Закон от 31.12.2001 №197ФЗ

Данный закон содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

Обозначения: NП – нормы права

N-ПА – нормативно-правовые отнош

SРФ – Субъекты РФ

Уголовный Кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63 ФЗ

Данный закон устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией

Федеральный Закон от 02.05.2006 №59ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации»

Государственные и отраслевые стандарты.
  • ГСДОУ – Государственная система документационного обеспечения управления Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (система создана в 1991) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются: упорядочение документооборота, сокращение количества документов, повышение качества документов, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.
  • ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (01.01.1999).
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Введен в действие с 01.07.2003
  • Расположение на документе герба РФ
  • Герб субъектов РФ
  • Эмблема организации
  • ОГРН
  • Идентификационный код
  • ИНН
  • КПП
  • Код формы документа
  • Наименование документа
  • Справочные данные
  • Наименование вида документа
  • Дата документа
  • Адресат
  • Гриф утверждения
  • Отметка о контроле
  • Отметка о наличии приложения
  • Отметка об исполнителе
  • Отметка о заверении копии

Отметка о поступлении управленческой документации (ОКУД). Содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 №536 «Приказ министерства Культуры и массовых коммуникаций №536 от 08.11.2005»

Данная инструкция содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами. Требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.