Geum.ru

Е. В. Черненко налогообложение, учет и контроль в организациях кредитной кооперации граждан

Вид материалаМонография
Подобный материал:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   20
2.4. Первичные документы кредитных потребительских

кооперативов граждан – составление и принятие к учету

В соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Такие документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций. Другими словами, ни одна хозяйственная операция не может быть совершена и отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее первичным учетным документом.

Документ – это письменное подтверждение выполнения в организации той или иной хозяйственной операции или права на ее совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документоведы определяют документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Из этого определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления – необходимость зафиксировать информацию.

В ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела «документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [14]. Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.

Кроме того, документы должны составляться с соблюдением определенных правил и юридических требований, изложенных в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105, что придает им юридическую силу.

К оформлению первичных документов и регистров бухгалтерского учета предъявляются достаточно жесткие требования. В частности, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. предусматривает, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием. Система документирования хозяйственных операций является важнейшей составной частью организации бухгалтерского учета на предприятии. Независимо от отрасли все организации, для оформления всех происходящих хозяйственных операций, применяют, по одним правилам заполняют и обрабатывают общероссийские унифицированные типовые формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а, от 18.08.1998 г. № 88, от 21.01.2003 г. № 7 и др. Кроме того, министерства (ведомства) постоянно разрабатывают, утверждают и вводят отраслевые унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях, организациях, предприятиях данного ведомства.

Типовые унифицированные формы первичных учетных документов кредитными потребительскими кооперативами граждан применяются по следующим разделам учета:

– труда и его оплаты;

– материалов, основных средств и нематериальных активов;

– результатов инвентаризации;

– кассовых операций.

Наличие унифицированной первичной документации на всех предприятиях имеет важное организующее значение. Это значит, что на всех предприятиях однотипные, хозяйственные операции оформляются едиными формами первичных документов, что дает возможность устранить разнобой в этом исходном звене организации бухгалтерского учета. Наличие типовых документов, однако, не означает, что во всех случаях применяются одни и те же формы. Единая форма документации построена таким образом, что возможно применение разных форм в зависимости от конкретных условий деятельности организации. В формах первичных документов предусматривается ряд общих обязательных реквизитов: наименование документа (формы), код формы; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы документов разрабатываются и конкретной организацией, но они обязательны для применения только в пределах этой организации. Формы таких документов в кредитных потребительских кооперативах граждан должны оформляться отдельным приложением к учетной политике и утверждаться приказом директора кооператива. Унифицированные формы первичных документов кредитных потребительских кооперативов разрабатываются для оформления конкретных операций. Так при приеме нового пайщика в кооператив оформляются несколько унифицированных документов:

– заявление на вступление в кредитный потребительский кооператив граждан (прилож. 6);

– приходные кассовые ордера на вступительный и паевой взносы;

– карточка учета пайщика;

– паевая книжка.

При оформлении займа кредитным кооперативом оформляются следующие документы:

– заявление на заем (прилож. 7);

– приходный кассовый ордер на годовой сберегательный взнос в размере 20 % от суммы займа (если это условие принято в КПКГ);

– карточка заемщика (прилож. 12);

– справки о заработной плате заемщика и поручителей;

– договор поручительства (прилож. 8);

– договор залога.

При выдаче займа в кооперативе оформляются:

– договор займа (2 экз.) (прилож. 4);

– приходный и расходный кассовые ордера;

– график погашения займа и процентов (прилож. 9);

– срочное обязательство (прилож. 10);

– договор страхования.

Возврат займа пайщиком оформляется следующими документами:

– приходный кассовый ордер;

– карточка заемщика.

При приеме личных сбережений пайщика в кооперативе оформляют:

– договор о передаче личных сбережений (2 экз.) (прилож. 3);

– приходный кассовый ордер;

– карточку вкладчика (прилож. 11).

При выплате компенсации по личным сбережениям оформляют:

– расходный кассовый ордер;

– карточку вкладчика.

При выходе из кредитного кооператива оформляется:

– заявление о выходе из КПКГ;

– расходный кассовый ордер;

– приходный кассовый ордер;

– карточка вкладчика или карточка заемщика;

– паевая книжка и страховой полис.

Таким образом, на каждую отдельную хозяйственную операцию в кредитном потребительском кооперативе граждан оформляется отдельный первичный документ. При этом для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов (согласно Закону о бухгалтерском учете) кредитные потребительские кооперативы могут составлять сводные учетные документы.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства, применяемая большинством организаций, в том числе и кредитными кооперативами, называется журнально-ордерной. Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства утверждена еще Минфином СССР от 08.03.1960 г. № 63. Однако с учетом произошедших в бухгалтерском учете изменений, она является только рекомендательным документом для применения такого рода формы учета организаций и применяться должна с учетом письма Минфина России от 24.07.1992 г. № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях».

Чаще всего кредитные кооперативы применяют машинно-ориентированную форму учета на основе журнально-ордерной формы. Считаем необходимым отражение в приказе об учетной политике кредитного кооператива используемой формы учета.

Кроме того, разработанные кредитным потребительским кооперативом граждан собственные формы учетных регистров должны быть оформлены в качестве приложений к учетной политике.

С 1 января 2002 г. с введением в действие гл. 25 ч. 2 НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет. Подтверждением данных налогового учета являются:

– первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);

– аналитические регистры налогового учета;

– расчет налоговой базы.

Первичные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях, а аналитические регистры налогового учета каждый кредитный кооператив определяет для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете организации осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота (п. 15 Положения по ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). Под графиком документооборота в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105, понимается принятая организацией система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов. Следовательно, движение всех первичных документов в бухгалтерском учете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления обязательно должно регламентироваться графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота на предприятии должен организовывать главный бухгалтер с обязательным утверждением графика руководителем организации. Наличие на предприятии графика документооборота имеет важное организующее значение, так как позволяет устанавливать рациональный документооборот, позволяющий определить не только оптимальное число подразделений и исполнителей, ответственных за оформление каждого конкретного первичного документа, но и минимальный срок его нахождения в подразделении. Конечно, график документооборота особенно важен для сложноструктурированных организаций, имеющих филиалы, представительства и другие обособленные структурные подразделения, когда возникает значительный документопоток между структурными подразделениями и бухгалтерией головной организации.

Как показывает практика, таких документов нет практически ни в одной организации, что может привести к негативным последствиям. (Можно усомниться в реальности сделки, если документы подписаны не уполномоченными лицами) [20].

Использование предприятиями унифицированных форм первичной учетной документации помогает в работе ревизионных комиссий кредитных кооперативов, а также при проведении аудиторских проверок. Поскольку эти формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

Вместе с тем, для повышения ответственности работников кредитных кооперативов, которые создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, им необходимо вручать выписку из графика документооборота. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб кооператива.

По нашему мнению, в зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, организации и в том числе кредитные потребительские кооперативы граждан, имеют право утверждать правила внутреннего движения первичных документов.

Продолжением и логическим завершением графика документооборота является график выполнения учетных работ. Если в графике документооборота фиксируется движение документов от их составления до использования, то в графике выполнения учетных работ указывается перечень учетных работ, выполняемых в бухгалтерии на основании поступивших и обработанных первичных документов. Такой график может создаваться раздельно по каждому структурному подразделению, имеющему свой учетный аппарат, а затем в целом по кооперативу, либо только по кооперативу, исключая структурные подразделения, если все учетные работы сосредоточены в центральной бухгалтерии.

Необходимо отметить, что график выполнения учетных работ должен составляться таким образом, чтобы была обеспечена равномерная нагрузка учетного аппарата в течение всего месяца. Исследование подтверждает, что это важное условие рациональной организации бухгалтерского учета, позволяющее укрепить трудовую дисциплину, преодолеть штурмовщину в работе и повысить качество учетного процесса. График выполнения учетных работ увязывается с графиком документооборота. Это означает, что конечные этапы по соответствующим позициям в графике документооборота должны совпадать с начальными этапами тех же позиций в графике выполнения учетных работ.

Следовательно, каждый из графиков решает в учетном процессе ту или иную задачу, но при этом они составляют единую, взаимосвязанную систему бухгалтерского учета кредитного потребительского кооператива граждан. По нашему мнению, возможно совмещение графика документооборота и графика выполнения учетных работ в едином плане-графике документооборота и учетных работ кооператива.

Распределение обязанностей среди работников бухгалтерии напрямую связано с планом выполнения учетных работ. Как отмечено выше, план выполнения учетных работ должен предусматривать равномерную нагрузку учетного аппарата в течение месяца. Именно из этого в первую очередь и должно исходить распределение служебных обязанностей в бухгалтерии. Авторы предлагают при распределении служебных обязанностей также учитывать и другие значимые факторы: важность той или иной работы, квалификацию исполнителей и др.

Поэтому при распределении служебных обязанностей следует исходить из того, что наиболее ответственные и сложные работы выполнялись бы наиболее квалифицированными работниками. Кроме того, распределение обязанностей необходимо построить таким образом, чтобы была обеспечена взаимозаменяемость работников.

Итак, согласно подходу, предлагаемому авторами в данной работе, организациям, имеющим проблемы в области документооборота и распределения должностных обязанностей, необходимо регламентировать правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, что позволит избежать негативных последствий в финансово-хозяйственной деятельности.

Основными операциями кредитных потребительских кооперативов граждан являются операции с денежными средствами. Документы же, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются исключительно директором и главным бухгалтером кооператива или уполномоченными ими на то лицами (приказом или письменным распоряжением директора).

Таким образом, в соответствии с п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае разногласий между директором кооператива и главным бухгалтером по осуществлению отдельных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения директора, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные учетные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных и других средств – такие документы должны передаваться главному бухгалтеру кооператива для принятия решения по ним.

В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи и расшифровки подписей. Кроме того, в соответствии с государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6. 30-97), утвержденным постановлением Госстандарта России от 31.07.1997 г. № 273 и введенным в действие с 1 июля 1998 г., на отдельных документах необходимо наличие печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, или на копиях документов.

Следовательно, печать должна присутствовать там, где это предусмотрено учетной политикой кредитного кооператива (графиком документооборота), действующим законодательством, договором или соглашением сторон по обязательству (сделке).

Первичные учетные документы в кредитных потребительских кооперативах граждан, прошедшие проверку, обработку, необходимо помечать отметкой, исключающей возможность их повторного использования, например, датой записи в учетный регистр. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, согласно п. 2.21 Положения о документообороте, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В соответствии со ст. 17 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов.

Налоговым законодательством установлены несколько иные сроки. Согласно п. 8 ст. 23 НК РФ на налогоплательщика возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги, в течение четырех лет. Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные учетные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери и злоупотреблений. Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер кредитного кооператива.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам структурных подразделений, как правило, не допускается, в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Первичные учетные документы в соответствии с п. 8 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Изъятие обязательно оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу кредитного кооператива.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, соответствующие должностные лица кредитного кооператива могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью). В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель кредитного кооператива в соответствии с п. 6.8 Положения о документообороте обязан назначить своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается директором кредитного кооператива. Однако утрата первичных документов не освобождает кооператив от доказательства правильности исчисления тех или иных видов налогов. В связи с этим в большинстве своем они стоят перед необходимостью восстановления утраченных документов.

Восстановление может быть произведено через испрашивание у клиентов и других субъектов, с которыми кооператив имел хозяйственные и иные отношения в ревизуемый период, копий документов. Если восстановление документов невозможно, то материалы комиссии должны быть переданы в налоговые органы для принятия решения о не проведении проверок за период, за который утрачены документы, и о возможности исчисления налоговых баз и сумм налогов, причитающихся к уплате, на основании отчетности организации и иных сопутствующих материалов. Таким образом, отсутствие у кредитного кооператива первичных документов, обосновывающих совершение той или иной операции, в соответствии со ст. 120 ч. 1 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Исследование системы документирования операций в кредитных потребительских организациях позволяет определить, что отсутствие типовых унифицированных форм документов для оформления приема пайщиков, займов, выдачи займов и других операций, исходя из специфики работы кредитных потребительских кооперативов граждан, обязывает их самостоятельно разрабатывать эти первичные документы с учетом требований нормативных актов по бухгалтерскому учету. При этом создание первичных документов, порядок и сроки передачи их отражения в бухгалтерском учете обязательно осуществляются в соответствии с графиком документооборота. Первичные учетные документы по операциям, противоречащим законодательству, не должны приниматься к исполнению.