Книги по разным темам
Pages: | 1 | ... | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 51 срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты). секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заклю- или в память компьютера. После этого документ передается исполнитечается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей лю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются однослужат адресные данные в реквизите Адресат, их сверяют с адресом на временно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. одновременно в копиях. При необходимости определяется график очеОшибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое от- редности работы с документом. Важные или конфиденциальные докуделение. менты передаются для исполнения под роспись.
При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпе10.3. Работа с исходящими документами ля необходима как свидетельство даты отправки или получения докуменИсходящие документы создаются в организации и предназначены та (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).
для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы Корреспонденция с пометкой Лично службой ДОУ не вскрываобработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:
ется. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание - составление проекта документа;
документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтвержде - согласование проекта;
ние невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.
- проверка правильности оформления документа, печать;
Все поступившие документы проходят стадию предварительной - подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей печати);
должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по от - регистрация;
дельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредст - тиражирование;
венно относится к их компетенции. Обработка документов должна про - отправка первого экземпляра документа адресату;
водиться в течение суток с момента поступления в организацию. При по - подшивка второго экземпляра в дело.
ступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передаВажный момент в делопроизводственном процессе - текущее хравать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс нение и использование в справочно-информационных целях внутренней, регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.
поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), 10.2. Рассмотрение документов руководством (резолюция) при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением После сортировки и проставления отметки о поступлении доку- документов в организации. Основой для создания таких систем служит менты, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим доку- включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реалиментом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это зации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения докузначительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по доку- ментов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документу. ментами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в архив или подлежат уничтожению.
в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в струк11. Анализ документооборота и методы его совершенсттурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполвования нения.
Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной органи53 зации требуется тщательный анализ как документальной, так и управлен- Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокраще- ходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществлянию инстанций, через которые проходит документ при согласовании и ется контроль исполнения или нет и т. д.
подписании, к прямоточности движения документов, исключению по- Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспонвторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значи- дентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомсттельная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. венных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анаДвижение документов на предприятии предопределено его управ- лиз позволяет определить пути рационализации документооборота вхоленческим процессом. дящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их Анализ документооборота предполагает тщательное изучение ор- обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о поганизационной стороны управления: положения об организации, регла- стоянных корреспондентах.
мента, штатного расписания, должностных инструкций работников и ру- Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности ководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанали- технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу зировать распределение обязанностей между руководителями, четко объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаочертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней ковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверуправления и производства. ждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные марСтруктурная организация предприятия определяет тип его дело- шруты движения.
производства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая На основании анализа делается вывод о рациональности движения фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, документов, степени загруженности должностных лиц и структурных хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное долж- подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения ностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структу- документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.
рой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество испола другая часть подлежит централизованной обработке. нения конкретного задания.
Структурная часть исследования для наглядности и удобства вос- приятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.
12. Работа с конфиденциальными документами Следующий этап исследования - изучение качественного состава Существует особый порядок работы с конфиденциальными додокументопотока. При этом учитываются все виды документов, сущесткументами, содержащими государственную, служебную или коммерчевующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматскую тайну.
ривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но Работа с конфиденциальными документами определяется инструкосновополагающим объектом исследования и совершенствования в проциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознацессе управления документацией считается документопоток, управляюкомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях щими параметрами которого являются: содержание или функциональная разрабатывается перечень соответствующих документов, который ввопринадлежность; структура потока; направление потока и его объем.
дится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой Документопоток предприятия характеризуется составом докуменкатегорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с притов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В казом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечизначительной степени структура документопотоков соответствует функвается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
ционально-целевому назначению составляющих его документов6.
Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденциОрганизация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М., альной информацией составляется с учетом специфики организации и 1999. - С. 194Ц195.
55 утверждается её руководителем. В качестве методической основы при Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации докуразработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Пра- ментационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достижевительством 03.11.94 Положение о порядке обращения со служебной ние следующих целей.
информацией ограниченного распространения в Федеральных органах 1. В области обработки документов:
исполнительной власти. - повышение оперативности и качества работы с документами;
- упорядочение документооборота;
- обеспечение эффективности контроля исполнения;
13. Компьютерные технологии в делопроизводстве - постепенный переход от традиционных бумажных технологий Деятельность современных предприятий невозможно представить ДОУ к электронным безбумажным;
без применения технических средств. С их появлением изменилась тех - повышение доли интеллектуального труда в работе с документанология создания и обработки документов.
ми и снижение трудозатрат на рутинные операции;
К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, - повышение качества документов, создаваемых в организации;
можно отнести:
- исключение дублирования ввода в информационно-поисковую - средства составления и изготовления документов (пишущие, систему сведений о документе на различных участках его обработки;
диктофонные и др.);
2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:
- средства репрографии и оперативной полиграфии;
- обеспечение автоматизированного контроля исполнения доку - средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, ментов в подразделениях организации;
штемпелюющие и др.);
- информирование сотрудников и руководства о поступивших и - средства хранения, поиска и транспортировки;
создаваемых документах, - средства связи; и др.
- исключение потерь документов;
В настоящее время для рационализации управленческих процессов - оперативное получение информации о состоянии исполнения и на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные местенахождения любого документа;
программные средства, предназначенные для полной или частичной ав - сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
томатизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все 3. В области организации доступа к информации:
чаще для решения различных управленческих и производственных задач - обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относяобеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация щихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резосама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для люций, сопроводительных документов);
автоматизации документационного обеспечения управления исходя из - обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тесвоих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.
матическому набору реквизитов.
Выбор программного продукта - сложный и трудный процесс, так Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из этом конечным результатом этого должно стать:
них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует произво - введение единого порядка индивидуальной и совместной работы дить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопрос документами в единой сети;
изводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесооб - объединение потоков электронных документов организации;
разно сопоставлять возможности программного продукта с основными - использование общей для всех подразделений системы индексазадачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы.
ции (нумерации) документов;
Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их - введение общих справочников-классификаторов (таких как нопрограммной реализации и стоимостным показателям.
менклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.;
57 - обеспечение унификации управленческой документации и со- ментация, обучение пользователей); 2) как открытый к развитию вариант, кращения количества форм и видов единообразных документов. представляющий базовый набор моделей, специализированную библиоВ настоящее время на рынке программных продуктов выделяются теку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки; она ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоин- предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов ства некоторых из них. группы поддержки.
Система Дело-96 предназначена в основном для автоматизации Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизировандокументационного обеспечения управленческой деятельности государ- ном режиме следующее документационные операции:
ственных организаций, она обеспечивает: - регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с - контроль всех этапов делопроизводственных операций и резуль- использованием регистрационных карточек;
татов выполнения работ по основным функциональным процессам пред- - сохранение документов, созданных разнообразными приложеприятия; ниями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;
Pages: | 1 | ... | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | Книги по разным темам