Инструкция по эксплуатации базы данных магазина Телевизоры средствами Access 2

Министерство сельского хозяйства РФ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Оа ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

Отчет по учебной практике по информатике.

Инструкция по эксплуатации базы данных магазина Телевизоры средствами Access 2

Выполнил:

Проверил:

Гарбер Г.З.

Оценка:

Москв 2005 г.

Инструкция по эксплуатации.

Данная версия базы данных служит для составления списков для магазина Телевизоры.

Основным назначением СУБД является нахождение и выдача пользователю интересующей его информации.

В состав Базы Данных входят Таблица1, Таблица2 и Таблица3. В Таблице1 имеются поля: Марка, Диагональ, Кинескоп плоский, Частот (Гц), Цена, из них ключевые: Марка, Диагональ, Цена. В Таблице2: Марка, Диагональ, Цена, все они являются ключевыми. В Таблице3: Частот (Гц), которое является ключевым. Между таблицами становлена связь по ключевым полям.

Глава 1.

Ввод и корректировка данных.

Для того, чтобы ввести данные в таблицу, открываем программу УMicrosoft AccessФ.Для того, чтобы попасть в режим Таблица для ввода данных в же существующую таблицу надо в окне базы данных на вкладке Таблица позиционироваться на строке, соответствующей названию требуемой таблицы, и нажать кнопку Открыть.Каждая таблица содержит пустую запись , которая следует за последней существующей записью и предназначена для ввода новых данных(это запись отмечена слева символом л*)). Позиционироваться на эту запись можно разными способами, например, нажав соответствующую кнопку в инструментальном меню или просто мышью. После чего следует ввести требуемые данные с клавиатуры.

Чтобы далить данные из таблицы, необходимо выделить требуемую строку и далить из неё информацию,например, с помощью Backspace.

Глава 2.

Ввод и корректировка данных с помощью формы.

Формы являются специальными окнами, которые позволяют обслуживать базу данных более эффективно, чем при табличном представлении информации. В форме Таблица 1 перечислены все таблицы и имеются текстовые поля для ввода значений. В нижней части формы находятся четыре кнопки навигации( как в окне таблицы), с помощью которых вы можете перемещаться по записям таблицы. Для перемещения внутри записи добно использовать клавиши стрелки. Эти кнопки позволяют добавить в таблицу новую запись.

С помощью формы введите в таблицу: Таблица1 данные. Для перехода от формы к таблице выполните Вид >Режим таблицы. Чтобы вернуться к форме, следует выполнить Вид> Режим формы.

Глава 3.

Связь между таблицами.

Для того, что воспользоваться связью с другой таблицей, входящей в БД, необходимо выполнить следующие команды: кликнуть на значке л+, находящемуся слева от данных таблицы. В результате этого плюс изменится на знак л- и откроется таблица с другими данными, соответствующие выбранному артикулу. Для того, чтобы закрыть связанную таблицу, кликните на значке л-, кликните на значке л-, в

результате чего он превратится в л+, связанная таблица закрывается.

а

Глава 4.

Сортировка и фильтрация

Откройте таблицу: Таблица 1а.Последовательность записей определяется значениями поля Марка. Если эта последовательность вас не страивает, то вы можете отсортировать таблицу по значениям в других полях.

Допустим, вы хотите порядочить записи по возрастанию значенийа в поле Цена. Для этого выполните следующее:

1.            Установите мигающий курсор на любой записи по возрастанию значений в поле Цена.(кликнув мышкой в центре ячейки).

До сортировки данных

а а

2. Нажмите кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов. Записи будут порядочены нужным образом.

После сортировки данных.

3.     Для возврата к исходному состоянию таблицы выполните Записи> Удалить Фильтр.

Создание и выполнение запросов на выборку.

Для выполнения запроса на выборку выполните следующие операции:

1.В окне БД нажмите Запросы

2.Дважды кликните на Создание запроса с помощью мастера.

3.В открывшемся окне первого шаг становите имя таблицы(Таблица1).С помощью кнопки > переведите имена полей из левого списка в правый. Нажмите кнопку Далее

4.В окне второго шага выбирается вид результата отбора и нажмите кнопку Далее.

5.В окне третьего шага введите имя запроса - Цена, включите опцию Открыть запрос для просмотра данных аи нажмите кнопку Готово.

6. становите мигающий курсор в строке Сортировка поля Цена, откройте список и установите По возрастанию.

7.Установите курсор в строке словие отбора поля Цена и введите следующее выражение : >=3 And <=7

8.Для осуществления выборки данных выполните Запрос > Запуск или нажмите на ! на панели инструментов.

Глава 5

Создание отчёта.

Чтобы создать отчёт для вывода на печать данных из таблицы Таблица1 сортировкой и группировкой по полю название необходимо:

1.     В окне

2.     Дважды кликните ЛКМ на Создание отчёта спомощью мастера

3.     В открывшемся окне первого шага выбираются поля, включаемые в отчёт. Нажмите кнопку Далее.

4.     В окне второго шага производится становка порядка группировки. Выделите слово Nazvan слева, кликнув на нём ЛКМ, затем нажмите кнопку >.Нажмите кнопку Далее.

5.     В окне третьего шага производится становка порядка группировки. становите сортировку записи внутри группы по полю Nazvan, чтобы названия становились в алфавитном порядке. Порядок сортировки оставьте лот А до Я Нажмите кнопку Далее.

6.     В окне четвёртого шага производится выбор макета отчёта. Включите опции Книжная (ориентации), По левому краю 1 и Настроить ширину полей. Нажмите кнопку Далее.

7.     В окне пятого шага следует выбрать стиль отчёта. Выделите Деловой и нажмите кнопку Далее.

8.     В окне шестого шага задаётся имя отчёта. Введите отчёт 1, включите опцию Просмотреть отчёт и нажмите кнопку Готово.

а