Приложение №7 Об укреплении и развитии материально-технической базы как основы обеспечения сохранности архивных документов Здвинского района
| Вид материала | Документы |
- Положение о моральном и материальном стимулировании сотрудников моу сош №2 ст. Каневской, 68.89kb.
- Организация документов в делопроизводстве, 11.32kb.
- Приказ март 2011 й. «21» марта 2011 г. Омерах по обеспечению безопасности жизнедеятельности, 35.57kb.
- Новые формы проведения проверок по вопросам обеспечения сохранности документов в организациях, 70.98kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральные закон, 55.04kb.
- Федеральное агентство, 51.87kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 305.33kb.
- Района от № мероприятия, 78.01kb.
- 7. 10. Развитие материально-технической базы и социально-бытового обслуживания, 75.25kb.
- Правительство калужской области постановление от 26 апреля 2011 г. N 245 о порядке, 71.98kb.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 7
Об укреплении и развитии материально-технической базы как основы обеспечения сохранности архивных документов Здвинского района
Отдел архива администрации Здвинского района занимает 4 помещения в здании администрации на 4-ом этаже и 1 помещение под хранилище документов по личному составу, общая площадь – 85 кв.м, имеется рабочая комната площадью 15 кв.м.
Хранилища оборудованы специализированными металлическими стеллажами. Все документы закартонированы. В каждом хранилище имеется огнетушитель в соответствии с нормативами. Все помещения архива оборудованы охранно-пожарной сигнализацией.
За период с 2005 по 2010 годы материально-техническая база архива значительно изменилась.
В 2005 году в архивохранилищах стояли стеллажи смешанные и металлические, протяженность стеллажных полок составляла 288 п.м. Незакартонированные дела сформированы в связки с картонными прокладками, предохраняющими дела от механических повреждений. Часть документов (6949 ед.хр.) размещалась в неприспособленных, не архивных, коробках, неудобных в использовании и нерационально занимающих место на полках. Из современных технических средств в отделе архива использовалось одно автоматизированное рабочее место компьютер НЭТА (получен в 2003г. по линии Комитета ГАС в рамках выполнения областной целевой программы). Электронная почта и интернет в отделе архива не работали.
В этом же году администрация района для отдела архива закупила 50 архивных коробок и письменный стол.
В 2006 году средства на развитие материально-технической базы архива не планировались.
В 2007 году в соответствии с распоряжением губернатора Новосибирской области от 21.04.2004 № 414-р «О мерах по повышению пожарной безопасности в учреждениях государственной архивной службы Новосибирской области» в отделе архива установлена современная охранно-пожарная сигнализация Нота-2, приобретен модем для установки на компьютере отдела, на окна установлены жалюзи.
В 2008 году в связи с увеличением количества единиц хранения в хранилище документов по личному составу приобретен металлический стеллаж 3-х секционный, односторонний, протяженностью 3 метра и протяженность стеллажных полок (288 п.м.+ 18 м.) увеличилась до 306 п.м., кроме того, приобретен современный компьютер Intel Pentium 4 HT; установлены электронная почта и выход в Интернет.
В этом же году в рамках реализации областной целевой программы «Архивы Новосибирской области в 2005 – 2008 гг.» получены:
- выставочное оборудование (витрина), которое установлено на четвертом этаже в коридоре отдела архива, где оформлена выставка архивных документов;
- архивная тележка и прибор для измерения температуры и влажности воздуха используются в архивохранилищах.
Значительные изменения в развитии материально-технической базы отдела архива произошли за 2009-2010 годы
Здесь немаловажное значение имело принятое администрацией Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области». Согласно п.4. этого распоряжения в июне 2009г. распоряжением Главы Здвинского района утвержден план по укреплению материально-технической базы архива на 2010-2011 годы. Мероприятия, запланированные на 2010г. были исполнены до декабря 2009г.
По плану предусматривалось: заменить смешанные стеллажи (4 шт. 2-х секционные, двухсторонние) на специальные металлические, приобретение копировально-множительного аппарата, 400 шт. архивных коробок, пылесоса, книжных шкафов для хранения научно-справочного аппарата и методической литературы.
По объемам финансирования планируемая сумма составила 151,5 тыс.рублей, но в связи с тем, что были выделены дополнительные средства из местного бюджета, затраченнная сумма составила 179,8 (тыс.рублей).
Все пункты плана исполнены: в хранилище документов по личному составу и управленческой документации смешанные стеллажи заменены на металлические, в связи с чем протяженность стеллажных полок (306 п.м.) увеличилась (на 24 п.м.) до 330 п.м, приобретены: многофункциональное устройство – принтер (ксерокс,сканер); второй новый компьютер; 780 архивных коробок (закартонировано 6949 дел, хранившихся в приспособленных коробках); для обеспыливания документов - пылесос; в декабре 2010 г. приобретены книжный шкаф, угловая полка и шкаф для одежды.
В настоящее время из современных технических средств в отделе архива используется два автоматизированных рабочих места – современные мощные компьютеры на базе Intel Pentium, которые объединены в единую локальную сеть. Установлен скоростной Интернет Web-Stream, имеется электронная почта.
Необходимо отметить и тот факт, что на укрепление материально-технической базы архива повлияла и проверка управления ГАС Новосибирской области, проходившая в сентябре 2009 года.
Положительный момент в том, что многие пункты плана по укреплению материально-технической базы архива совпали с пунктами предписания проверки УГАС НСО, поэтому и были исполнены досрочно.
В результате устранения нарушений, выявленных в ходе проверки: в архивохранилищах деревянные двери обиты железом, заменены светильники, заключен договор на техническое обслуживание охранно-пожарной сигнализации с Куйбышевским отделом филиала ФГУП «Охрана» МВД России по Новосибирской области, сделан вывод охранно-пожарной сигнализации на круглосуточный пост единой диспетчерской службы администрации района.
В сентябре 2010 г. согласно распоряжению от 03.06.2009 № 217-ра проведен срочный ремонт в архиве: заменены окна на пластиковые (всего: 8 шт.) за счет средств областного бюджета на сумму 138900 руб, кроме того, софинансирование – на сумму 7300 руб., всего израсходовано на ремонт 146200 руб.
То, что материально-техническая база архива так изменилась, в этом немалая заслуга начальника управления ГАС НСО В.Д.Попова, управления ГАС НСО и администрации Новосибирской области. Все распоряжения, письма, требования к исполнению, контроль с Вашей стороны несомненно делают свое доброе дело.
Также, при большом содействии нашего Главы района Колотова М.И., несмотря на финансовые проблемы в администрации, средства на развитие материально-технической базы архива были выделены, причем сверх планируемой суммы.
В дальнейшем надеемся, что материально-техническая база архива будет развиваться.
Для оцифровки сшитых документов необходим специализированный сканер, для безопасного хранения страховых и рабочих экземпляров описей дел на документы по личному составу – металлический шкаф.
Чтобы создать пользователям современные, комфортные условия, в том числе для организации работы с электронными копиями архивных документов, в целях увеличения площади рабочего кабинета архива необходимо заменить два имеющихся рабочих стола одним – современным компьютерным столом.
Для дальнейшего комплектования архива фотодокументами необходима цифровая аппаратура (фотоаппарат), чтобы переводить фотоснимки в электрон-ный формат и одновременно создавать базу данных – «Фотофонд».
Комплекс проблем, которые предстоит решить в 2011-2013гг. изложен в ведомственной целевой программе «Развитие информационных систем и систем хранения архивной отрасли Здвинского района на 2011-2013 гг», утвержденной постановлением Главы района от 30.12.2010 № 572-па.
Начальник отдела архива
администрации Здвинского района
Некрестова Г.Н.